Scrum ontleed: zo werkt een retrospective

Bij Netvlies zijn we groot fan van de projectmethodiek Scrum. Veel van onze klanten inmiddels ook. We krijgen dan ook regelmatig vragen over hoe deze projectmethodiek precies werkt en wat de meerwaarde ervan is. In een serie blogs beantwoord ik daarom samen met mijn Scrum Master-collega’s vragen die we vaak over Scrum krijgen. In dit blog vertel ik je alles over een van de Scrum-events: de retrospective. 

Dikke tip | Onderaan dit blog vind je een begrippenlijst van alle Scrum-termen die ik in dit blog gebruik.

Een Scrum-project is opgedeeld in sprints van twee tot drie weken, waarbij na elke sprint een werkend (deel)product wordt opgeleverd. Elke sprint wordt afgesloten met een retrospective. Tijdens dit Scrum-event blikt het Scrumteam samen met de Product Owner (PO) – een afgevaardigde van de klant – terug op de afgelopen sprint: hoe verliep de samenwerking, welke verbeterpunten zijn er voor volgende sprints en hoe kunnen deze worden geïmplementeerd?

Terugkijken op het proces, niet op het resultaat

Bij een retrospective kijken we dus niet zozeer naar wát we hebben gedaan, maar vooral naar de manier waarop we het hebben aangepakt. Het gaat dus niet om hoe je iets hebt gebouwd, maar wel om de reden waarom we voor optie A hebben gekozen en niet voor optie B. Hebben we bijvoorbeeld wel voldoende overleg gehad over de manier waarop we iets gaan oplossen? Was de PO goed bereikbaar voor vragen en kon de PO deze vragen ook beantwoorden?

Het doel van de retrospective is dus het optimaliseren van processen, zodat de output nóg beter wordt. Omdat je met hetzelfde Scrumteam in de volgende sprints samenwerkt, is het heel waardevol om zaken op te lossen die het proces in de weg kunnen zitten. Als PO ben je onderdeel van dit scrumteam. Daarom is het belangrijk dat je aanwezig bent, een kritische houding hebt en openstaat voor feedback van het team. Dat komt het eindproduct alleen maar ten goede en zorgt ervoor dat het team beter op elkaar is ingespeeld. Dat het Scrumteam elke dag met plezier naar het werk komt draagt hier uiteraard aan bij. Maar ook een afspraak vrije agenda voor de leden van het Scrumteam tijdens een sprint – zodat iedereen gefocust kan doorwerken – kan uiteraard helpen!

Zo zet je een goede retrospective op

Er zijn verschillende manieren om een retrospective te houden. Belangrijk is in elk geval om de retrospective dusdanig op te zetten dat iedereen in het team zich vrij voelt en ruimte krijgt om zijn of haar mening te geven. Dit kun je doen door iedereen eerst in stilte zijn bevindingen op post-its te laten schrijven. Die post-its verdeel je in vier categorieën: wat ging goed, verbeterpunten, ideeën en waardering. Je krijgt dan bijvoorbeeld de volgende input: 

  •       ‘Als team schakelen we makkelijk en snel met elkaar.’ (wat ging goed)
  •       ‘Stakeholders worden soms te laat betrokken, de timing kan nog beter.’ (verbeterpunten)
  •       ‘Bij web-redactie klant toetsen of CMS logisch is ingericht.’ (ideeën)
  •       ‘Front-ender heeft goed meegedacht over testen.’ (waardering)

Tijdens een retrospective is het belangrijk om open en kritisch te zijn, maar er moet ook voldoende ruimte zijn voor positieve punten. Ik kies er daarom vaak voor om naast ‘wat ging goed’ ook ‘waardering’ toe te voegen. Wat je dan ziet, is dat teamleden persoonlijkere positieve feedback geven. Kan alleen worden aangegeven wat er goed ging, dan blijft de feedback vaak op groepsniveau hangen.

Verbeterpunten formuleren en evalueren

Nadat de post-its in stilte zijn ingevuld, stemmen de teamleden op wat in hun ogen de belangrijkste feedback is. Dit bespreken we vervolgens. Bij verbeterpunten maken we concreet hoe we dit voor komende sprints oplossen of anders aanpakken. Bijvoorbeeld door daar continu op te reflecteren tijdens de sprint, door er als teamlid een persoonlijke doelstelling van te maken of door het om te zetten in een sprint goal. In dit geval is een sprint goal een procesmatig doel dat we top of mind willen houden, zodat het proces op dit punt beter verloopt.

Tijdens de retrospective blikken we ook terug op belangrijke aandachtspunten uit de vorige retrospective. Hoe vinden we dat het nu gaat? Helpen de afspraken die we destijds hebben gemaakt of zijn het nog steeds aandachtspunten? Ik licht dit graag toe aan de hand van een voorbeeld: 

Tijdens de vorige sprint review hebben diverse stakeholders aangegeven dat er te weinig met hun feedback is gedaan en heeft het Scrumteam vastgesteld dat er andere keuzes zouden zijn gemaakt als bepaalde kennis eerder beschikbaar was geweest. Bij de laatste retrospective heeft het Scrumteam daarom bepaald dat stakeholdermanagement een aandachtspunt is en is besloten om de stakeholders meer bij het project te betrekken door ze een dag op kantoor te laten meedraaien. In de huidige retrospective bespreekt het Scrumteam of dit heeft geholpen en of dit voor de komende sprint ook nodig is. 

Elke retrospective wordt afgesloten met het formuleren en vastleggen van de sprint goal voor de eerstvolgende sprint.

Meer weten over Scrum?

Meld je dan aan voor ons gratis webinar Scrum voor beginners waarin we in één uur alle ins en outs van deze projectmethodiek bespreken.

Begrippenlijst

  •       Sprint | Een periode van twee tot drie weken waarin een multidisciplinair team een set van wensen (user stories) oppakt.
  •       User story | Eén specifieke wens op basis van een afgekaderde functionaliteit.
  •       Sprint goal | Een korte omschrijving (een of twee zinnen) van wat het scrumteam in de komende sprint wil bereiken.
  •       Scrumteam | Een zelfsturend multidisciplinair team dat tijdens het project het product realiseert. Een Scrumteam bestaat uit professionals, zoals developers, designers, strategen, marketeers, Scrummaster en PO. De PO bepaalt wat er gemaakt moet worden, maar het team bepaalt hoe dit gedaan wordt.
  •       Product backlog | De verzameling van wensen die in het product kunnen komen. Deze wensen (user stories) hebben allemaal een unieke prioriteit op basis waarvan ze tijdens de sprints worden opgepakt. Dit zorgt ervoor dat een wens – hoe onrealistisch ook – altijd op de backlog kan staan, zolang de prioriteit maar klopt. Een backlog is overigens project-overstijgend: wanneer na een half jaar een optimalisatiesprint wordt gehouden, is de (herziene) backlog daarbij nog steeds het uitgangspunt.
  •       Product Owner (PO) | De afgevaardigde van de klant die bij het team op kantoor zit. De PO kan ter plekke knopen doorhakken en vragen beantwoorden en houdt zo de vaart erin. Het is daarom belangrijk dat de PO hiervoor van zijn of haar organisatie voldoende tijd en mandaat krijgt.

·       Scrum event | Elk Scrumtraject kent vijf vaste, terugkerende evenementen: de sprint, de sprint planning, de daily scrum (ook wel daily standup genoemd), de sprint review en de retrospective.

Medewerker foto
Scrum Master Saskia de Klerk

Saskia zorgt voor structuur binnen haar projecten. Het team weet waar ze aan toe zijn en op welk moment wat van ze verwacht wordt. Ze helpt de klant met het actief meedraaien binnen hun Scrum project om zo het beste uit de sprints te halen. In haar vrije tijd doet ze aan yoga en zingt ze graag.

Over Saskia de Klerk