Hoe het social intranet van NautaDutilh inspireert en verbindt

NautaDutilh behoort met vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Brussel, Luxemburg, Londen en New York en meer dan 400 advocaten, notarissen en belastingadviseurs tot een van de grotere onafhankelijke advocatenkantoren in de Benelux. Ter verbetering van de interne communicatie ontwikkelden we samen met NautaDutilh een nieuw intranet dat de medewerkers van alle vestigingen inspireert en internationaal met elkaar verbindt.

Behoeften en wensen inventariseren

Omdat het oude intranet – feitelijk een reeks deelintranetten per land en/of vestiging – niet meer voldeed, interviewde NautaDutilh dertig medewerkers om de behoeften te peilen. Daaruit kwam naar voren dat men niet per se op zoek was naar een social intranet, maar eerder naar een visueel aantrekkelijk, gebruiksvriendelijk en intuïtief intranetplatform. Wat opviel bij de interviews, was dat bijna iedereen – van directie tot postkamer – hetzelfde wilde: méér interactie, net zoals op sociale media als LinkedIn en Facebook. Om de communicatie internationaal te bevorderen, zou het bovendien één (Engelstalig) platform moeten worden voor de gehele organisatie.

Uitgebreide (bureau)selectie

Nadat NautaDutilh zich via Google en op een intranetcongres nader had georiënteerd, werden acht partijen – waaronder Netvlies – uitgenodigd voor een eerste presentatie. Daarbij kwamen alle oplossingen die de markt op dit moment te bieden heeft voorbij: van kant-en-klare pakketten tot volledig maatwerk. Op basis hiervan belandde Netvlies op de shortlist, met name omdat de gepresenteerde oplossing – een social intranet van onze eigen startup Hello Workspace – goed aansloot bij de wensen van NautaDutilh: een bewezen platform met bepaalde basisfuncties en de mogelijkheid om specifieke eigen functionaliteiten toe te voegen.

“Veel intranetten zijn feitelijk een Document Management Systeem waar een intranet omheen is gebouwd. Wij hadden al een DMS, maar zochten een intranetoplossing die daar goed mee koppelt. De pitch van Netvlies was van onderscheidend niveau en sloot technisch goed aan. Er was eigenlijk gelijk een klik.”
– Loet van Eeten, ICT Consultant NautaDutilh

Nadat we met een overtuigende ‘proof of concept’ hadden bewezen een vrij unieke koppeling met de Worksite DMS-omgeving van NautaDutilh te kunnen realiseren, kreeg Netvlies de opdracht. Wat we eigenlijk nooit hebben durven vragen, is of de opmerking van Jeroen van Hello Workspace tijdens de pitch (“Als wij het niet kunnen, kan niemand het!”) daar iets aan heeft bijgedragen… 🙂

“Met Netvlies hebben we een goede keuze gemaakt. Ze zijn niet te groot, lopen voorop en zijn zowel op het gebied van internet als intranet inhoudelijk sterk. Ze zijn bovendien down to earth en communiceren goed. Kortom: dat werkt fijn samen”
– Loet van Eeten, ICT Consultant NautaDutilh

Scrummen als leerproces

Als je regelmatig onze tips & updates leest, weet je dat we bij Netvlies erg enthousiast zijn over de Scrum-projectaanpak. Hoe anders was dat in eerste instantie bij NautaDutilh, dat gewend is om alle specificaties vooraf in grote contracten vast te leggen. Bij Scrum heb je immers vooraf geen 100% zekerheid over de uitkomst. Na een intern charmeoffensief van Communications Advisor Rebecca Joosten van NautaDutilh – scrum was nieuw voor NautaDutilh – ging het licht toch op groen. Gedurende de realisatie van haar social intranet ontdekte NautaDutilh steeds meer de voordelen van Scrum:

  • Je bent onderdeel van het ontwikkelteam, houdt zicht op de voortgang en hebt veel invloed op het uiteindelijke resultaat;

  • Doordat je na elke deeloplevering de reacties direct kunt verwerken in een volgende sprint, realiseer je een product waarmee iedereen blij is;

  • De eindoplevering is geen verrassing, wat bij andere projecten bijna altijd wél het geval is;

  • Je krijgt als klant een werkplek bij ons op kantoor en hebt direct contact met de specialisten die jouw product ontwikkelen.

Lees ook: Waarom je als klant een werkplek bij ons op kantoor krijgt »

 

 “Bij Netvlies realiseer je samen, lunch je samen en vorm je een echt team. Zo zit je als opdrachtgever bovenop de ontwikkeling, waardoor ik ook gedurende het proces steeds mijn achterban kon betrekken. Scrum bleek dé manier om dit project te realiseren. Inmiddels weten we heel veel van Scrum en zijn collega’s geïnspireerd om ook deze projectmethodiek te gebruiken.”
– Rebecca Joosten, Manager Communications and Marketing

Introductiecampagne bevordert acceptatie nieuw social intranet

Om de acceptatie van het nieuwe social intranet zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we een intensieve introductiecampagne opgezet met onder meer een teaserfilmpje, interne presentaties, een flyeractie bij de liften en inloopsessies met een sneak preview voor medewerkers. Op de dag van de livegang vond elke medewerker bovendien een flyer met de basic specs van het nieuwe social intranet op het bureau en liepen ‘floorwalkers’ overal binnen met de vraag: “Heb je ons nieuwe social intranet al gezien en kan ik je ergens mee helpen?” En dát leverde tal van positieve reacties en veel goodwill op.

Lees ook: Vijf tips om je intranet een vliegende start te geven »

Doelstellingen gerealiseerd

Inmiddels is het sociale intranet van NautaDutilh ruim een half jaar in gebruik. Aanvankelijk adopteerde de jonge garde het platform sneller dan de rest, maar inmiddels is iedereen eraan gewend. Er ontstaan interessante groepen waar kennis wordt gedeeld en informatie is kantoorbreed veel beter vindbaar. Ook is het prettiger en intuïtiever in gebruik, met functionaliteiten die men kent van sociale media. Er wordt door het design ook met veel meer beeld en video gecommuniceerd, wat veel aantrekkelijker is. Onlangs heeft het beheerteam een nieuwe sprint ingezet, want dat is het mooie van dit platform: de mogelijkheden zijn eindeloos.


“Dit platform is succesvol omdat het écht ‘social’ is. Je vindt elkaar makkelijk en kunt eenvoudig kennis delen, dat bevordert de (internationale) samenwerking. Het werkt bovendien prettig en draagt bij aan onze businessdoelstellingen.”
– Rebecca Joosten, Manager Communications and Marketing

Directeur Jochem Vlemmix

Een van de oprichters en sparringpartner voor veel klanten. Sta niet verbaasd te kijken als je om 23:01 of 6:12 een mailtje van hem krijgt. Maakt daarnaast voldoende tijd voor met zorg geselecteerde feestjes en reizen. Hij is zeer trots op het huidige Netvlies team.

Over Jochem Vlemmix

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.