Vijf tips om je intranet een vliegende start te geven!

Intranet zoals het niet werkt

Vandaag wil ik het graag met je hebben over het traditionele intranet. Je weet wel: de grote trots van de communicatieafdeling. Met zo’n actualiteitenpagina waarop het laatste bericht afgelopen najaar  verscheen. Of – ook heel prettig – een verplichte portal pagina waarop behalve belegen nieuwtjes ook allerhande links staan die meestal  naar irrelevante of niet (meer) bestaande pagina’s verwijzen.

In veel bedrijven en instellingen is een dergelijk intranet de dagelijkse praktijk. Bij Netvlies noemen we dat: intranet omdat het moet. Je hebt het wel, maar je hebt er niets aan. Hooguit ergernis en de illusie dat het werkt. En geloof me, as we speak wordt ergens in Nederland met veel tromgeroffel gewoon wéér zo’n intranet opgestart waarvan de toekomst op voorhand vastligt: een roemloze ondergang…

Durf te veranderen, óók in je communicatie

Als organisatie wil je vandaag de dag uiteraard zo efficiënt en open mogelijk communiceren, zeker met al die flexplekken op kantoor en één-dag-per-week-thuiswerkers. De jonge honden binnen je organisatie verwachten bovendien niet anders. Je zult dus écht beter voor de dag moeten komen dan met een veredelde startpagina voor je corporate communicatie.

Maar wat zien we: organisaties vernieuwen wél hun hiërarchische structuur, maar houden tegelijkertijd vast aan hun vertrouwde manier van communiceren. Met als gevolg dat medewerkers de communicatiestructuur naar hun eigen hand gaan zetten door het gebruik van allerlei externe applicaties die ze gewend zijn en prettig vinden. De wildgroei aan apps die dit tot gevolg heeft, zorgt ervoor dat volstrekt onduidelijk is wie waarmee bezig is. En dat kan nooit de bedoeling zijn.

Maak van je intranet een efficiënt communicatiemiddel

Wil jij van je intranet een efficiënt en gewaardeerd communicatieplatform maken dat écht werkt? Ongeacht of jouw organisatie tien of tienduizend medewerkers telt? Zorg dan dat je intranetpakket of maatwerkapplicatie voldoet aan onderstaande vijf basisvoorwaarden. Is dit niet het geval, dan loop je het risico dat ook jouw organisatie een ‘intranet omdat het moet’ lanceert.

1: bied relevante informatie op je intranet

Intranet Relevant

Stel: je wordt op het intranet telkens overvoerd met willekeurige informatie doordat je precies dezelfde berichten krijgt voorgeschoteld als alle andere gebruikers. Grote kans dat je na een paar keer afhaakt en het intranet links laat liggen. De geboden informatie is voor jou immers niet relevant.

Door zich aan te sluiten bij bepaalde groepen op het intranet en/of door actief interesses aan te geven, bepaalt de gebruiker zelf wat voor hem of haar relevant is. Zo zal een ICT-manager die ook secretaris is van OR via het intranet andere informatie willen ontvangen dan de marketeer die de performance van de buitendienst wil volgen.

2: maak iedereen mede-eigenaar van je intranet

Intranet Van en voor Iedereen

Mede-eigenaarschap verhoogt de betrokkenheid onder de gebruikers . Dus waarom zou je je intranet laten ‘bewaken’ door een intranetbeheerder? Laat alle gebruikers daarom – bijvoorbeeld door te communiceren in open groepen – aan het intranet bijdragen. Dan is jouw intranet van en voor iedereen. En je content? Die wordt er alleen maar beter van.

3: maak je intranet sociaal

Intranet Sociaal

Bijna iedereen gebruikt tegenwoordig social media om in contact te blijven met familie, vrienden, collega’s en zakenrelaties. Dus waarom zou je op de werkvloer nog via e-mail communiceren? Laat gebruikers via een ‘social intranet’ met collega’s communiceren zoals ze gewend zijn van Twitter, Facebook en LinkedIn.  Hoe? Door de beste ingrediënten van social media in het werkproces te integreren. Dat geeft gebruikers de mogelijkheid om bijvoorbeeld bestanden, video’s en berichten te plaatsen en te reageren met commentaar en ‘vind-ik-leuks’. Zo stel je hen in staat om op een snelle, vertrouwde en ogenschijnlijk speelse manier te communiceren. En dát levert efficiëntere interne communicatie op, zet een rem op de mailstroom tijdens projecten en vermindert het aantal vergaderingen.

4: koppel je intranet aan de belangrijkste systemen

Intranet Gekoppeld

Door de belangrijkste systemen en applicaties van je organisatie in het intranet te integreren, is de belangrijkste informatie snel en simpel te vinden. Maak daarom maatwerkkoppelingen met onder meer Outlook of Google Mail, het document management systeem en een CRM-systeem (zoals Salesforce). Zo vervult  het intranet een centrale rol binnen het dagelijks werkproces van de gebruikers.

5: zorg dat je intranet overal te benaderen is

Intranet Overal Beschikbaar

Het is eigenlijk een open deur: zorg dat de gebruikers overal op het intranet kunnen. Dus niet alleen op kantoor, maar ook onderweg en thuis. En dus niet alleen op een vaste pc, maar ook op alle mobiele apparaten: smartphones, tablets en laptops. Want je haalt méér uit een intranet dat optimaal aansluit op de wensen van de gebruikers.

[webinar_intranet]

Mede-oprichter Netvlies, mede-oprichter Hello Workspace Jeroen Thoolen

Jeroen helpt organisaties de balans te vinden tussen business en IT: ontwikkelen strategie en concept van bedrijfsoplossingen en implementaties ervan, zoals portalen, (social) intranetten, bedrijfssoftware.

Over Jeroen Thoolen

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.