Wat is Business Intelligence (BI) en hoe start je hiermee?

In elke organisatie is veel informatie en data aanwezig. Deze informatie kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te optimaliseren en onderbouwde strategische en operationele beslissingen te nemen. Dit wordt ook wel Business Intelligence (BI) genoemd. Hiervoor moet je alle beschikbare gegevens op één plek verzamelen, omzetten en analyseren. Een BI tool koppelt verschillende bronnen aan elkaar en stelt je zo in staat om data-driven keuzes te maken. Daarnaast biedt het mogelijkheden om bedrijfsdoelen te monitoren en tijdig bij te sturen. BI is niet alleen weggelegd voor de grote multinationals, elk bedrijf kan ervan profiteren. In dit blog leg ik uit wat BI precies is, waarom het niet alleen is weggelegd voor multinationals en hoe je ermee kunt starten. 

Wat is Business Intelligence (BI)?

Door digitalisering is steeds meer (real-time) informatie over de prestaties van een organisatie digitaal beschikbaar. Van omzetgegevens, contactgegevens van klanten en leads tot de salarissen van medewerkers, het wordt allemaal ergens opgeslagen. Het doel van BI is om de in en rondom de organisatie aanwezige kennis te gebruiken voor een betere aansturing van de organisatie. Bijvoorbeeld door de verkregen kennis te gebruiken om bedrijfsprocessen te optimaliseren of onderbouwde strategische en operationele keuzes te maken. Denk hierbij aan informatie over de klant, markt en concurrentie. Maar ook interne informatie, zoals de omzet en de door medewerkers geschreven uren. 

Om verbranden te kunnen leggen, trends te zien en ontwikkelingen te volgen, moet je deze gegevens verzamelen, omzetten en/of analyseren. Maar die gegevens zijn niet altijd direct beschikbaar. Soms is nog niet duidelijk welke gegevens binnen de organisatie beschikbaar zijn. Daarnaast zitten veel gegevens ‘verstopt’ in verschillende bronnen, zoals in het CRM-systeem, facturatiesysteem en urenregistratiesysteem, waardoor deze moeilijker te vinden en te gebruiken zijn. Met een BI tool kun je de gegevens uit verschillende systemen verzamelen, verwerken, interpreteren en presenteren en kun je alsnog de ‘verstopte’ gegevens gebruiken om beslissingen te nemen. 

Waarom zou je starten met BI?

In iedere organisatie – klein of groot, commercieel of non-profit – moeten praktische en strategische beslissingen worden genomen over commerciële, financiële of andere processen in de bedrijfsvoering. Hiervoor heb je actuele en betrouwbare informatie nodig. Met een BI tool krijg je deze actuele en betrouwbare informatie inzichtelijk. Het geeft je bijvoorbeeld inzicht in interessante markten, je concurrentiepositie en welk type klant het meeste oplevert. Daarnaast kun je risicoanalyses maken, zien hoe de omzet zich ontwikkelt en wat de grootste kostenposten zijn. Dit draagt bij aan de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie en het sneller nemen van beslissingen. Het bespaart tijd, omdat je informatie niet meer handmatig uit verschillende bronnen hoeft te halen en combineren. En dat maakt het voor elke organisatie waardevol.

Hoe start je met BI?

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is met welk doel je rapportages wilt uitdraaien. Als je data niet hoeft te combineren of direct uit één systeem kunt halen, heb je niet direct een BI tool nodig. In veel systemen kun je namelijk rapportages uitdraaien. Als je hier niet de gewenste rapportage uithaalt, kun je een BI tool gebruiken om de gewenste rapportage te maken. Wil je verschillende bronnen combineren voor een rapportage, dan heb je wél een BI tool nodig.

IT-landschap in kaart brengen

De volgende stap is het in kaart brengen van je IT-landschap: welke systemen zijn er, welke data wil je uit de systemen halen en hoe ga je die data ontsluiten? Dit laatste betekent dat je kijkt hoe je de data van programma A en programma B naar de BI tool krijgt. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door een cloud oplossing, zoals een cloud data warehouse, ertussen te zetten. Het voordeel hiervan is dat je grote hoeveelheden data kunt verwerken en de bronnen stabiel en betrouwbaar blijven. Als je geen real-time informatie nodig hebt, kun je een CSV-export van de losse programma’s maken en importeren in de tool.

BI tool kiezen

De ontwikkelingen rondom BI en data-driven werken gaan razendsnel. Er komen steeds meer mogelijkheden en tools, zoals Tableau, Power BI en Qlikview. Daarnaast komen er steeds meer selfservices tools waarmee jezelf een heleboel tabellen en grafieken kunt maken, zoals Google Data Studio, maar BI blijft een vak. Laat je daarom adviseren over de mogelijkheden en geschikte tools. Werk samen met een consultant om te voorkomen dat je verkeerde inzichten vergaard, want met alleen de data als uitgangspunt kan lang niet iedereen een grafiek samenstellen en de inzichten op de juiste manier interpreteren. Zelf helpen we onze klanten regelmatig met het in gebruik nemen van onder andere Power BI.

Data modelleren

De geïmporteerde data wordt samengebracht in de BI tool. Je krijgt dan verschillende tabellen van verschillende bronnen, maar vaak nog niet op de manier waarop jij de data wilt combineren. Daarom voeg je eerst alle data samen in een soort ‘master tabel’. Je hebt één feit tabel waar alle basisgegevens en je rekenformules in staan. Vervolgens kun je de data die je nodig hebt combineren en alle overbodige data schrappen. 

Stel je wilt weten of een medewerker minder uren maakt dan zijn contracturen. Hiervoor koppel je de gegevens uit het urenregistratiesysteem en salarisadministratiesysteem. Je voegt de gegevens uit beide systemen samen in de tabel ‘medewerker’ en haalt alle overbodige gegevens eruit. De getallen zet je om naar metrics en je voegt formules toe in de tabellen. In dit geval trek je de contracturen af van de gemaakte uren. Je kunt nu per medewerker zien of de geschreven uren overeenkomen met de contracturen. De BI tool slaat al deze stappen op. Laat je nieuwe data in dan herhaalt de tool de stappen die je eerder hebt genomen en krijg je een up-to-date overzicht. 

Klein beginnen

Je gaat dus aan de slag met BI als je rapportages van gegevens uit verschillende bronnen wilt maken. Vervolgens kun je data analyseren, voorspellingen doen en antwoord geven op vragen als: hoe ontwikkelt mijn omzet zich het komende jaar, wat zijn mijn grootste kostenposten en hoe kan ik proces X of Y optimaliseren. De mogelijkheden van BI lijken eindeloos en dat maakt het lastig om te bepalen waar je mee start. Begin daarom klein: met één brandend vraagstuk waar je als organisatie antwoord op wilt krijgen of één inzicht dat de organisatie nu mist. Begin bijvoorbeeld met een rapportage in excel om het te testen. Als dit goed bevalt, koppel je de verschillende bronnen in je BI tool voor realtime inzicht. 

Netvlies helpt organisaties om beter onderbouwde beslissingen te nemen door het toepassen van data, het beheersen van data flows en het opzetten van een dataplatform.

Medewerker foto
Scrum Master & BI Consultant Hugo Leijdekkers

Hugo heeft meerdere rollen, waaronder technisch project management, BI consultant en Scrum Master. Resultaatgericht, loyaal en oplossingsgericht omschrijven hem als persoon. Een van zijn drijfveren is het conceptueel uitdenken tot het realiseren van een project, dit binnen de randvoorwaarden. In zijn vrije tijd reist en sport hij graag en is Hugo altijd in voor een borrel!

Over Hugo Leijdekkers