Hoe het werken met scrum bijdraagt aan meer plezier en beter resultaat

Er zijn organisaties waar je iedereen, van hoog tot laag, aan het zuchten krijgt wanneer je het woord project laat vallen. Een project is daar gedoemd te mislukken en je weet voor de kick-off al dat de planning en het budget schromelijk overschreden gaan worden. Wat ook een zekerheid is, is het feit dat je gedurende en na het project opgescheept zit met stress en frustratie bij alle betrokkenen. In dit blog geef ik je tips hoe je toch succesvol een project kunt doorlopen, zonder dat mensen vlekken in de nek krijgen, vuur uit hun ogen spuwen of zich in het ergste geval zelfs ziek melden. Bij Netvlies houden wij juist van projecten! Dat komt doordat wij onze projecten “Scrummen”.

1. Geen natte scrum maar agile scrum
“Scrummen?” hoor ik je denken, “dat doet de halve wereld toch al?” Dat lijkt wel zo: heel veel organisaties zeggen inmiddels dat ze Scrum als projectmethodiek gebruiken. Maar vaak doen ze aan wat ik noem “natte-Scrum” oftewel “water-Scrum”. Bij natte-Scrum werk je wel in iteraties, maar dan volgens het vertrouwde (en bewezen niet effectieve) watervalprincipe: analyse-ontwerp-realisatie-test-implementatie-failure. Dit is niet hoe Scrum werkt, en het is al helemaal niet Agile. Met als gevolg een onvoorspelbaar eindresultaat, geen werkende software aan het einde van je sprint en dus: natte ogen bij de medewerkers en opdrachtgever.

De kracht van (het échte) Scrum zit in flexibiliteit en het empirisme dat sterk in deze projectmethode zit verweven. Met andere woorden: flexibiliteit van het project om bijvoorbeeld mee te kunnen bewegen met veranderende wensen en eisen van de opdrachtgever én het verankeren van continu verbeteren. De wereld om ons heen is dynamisch en verandert continu. Wij verwachten van de opdrachtgever dan ook geen “in beton gegoten requirements” voorafgaand aan een project, liever niet zelfs! Vaak zijn deze requirements namelijk al veranderd en achterhaald eer dat ze “uit de printer gerold” zijn.

2. Plaats de opdrachtgever ín je team
Bij die falende projecten waar ik het in het begin over had, leunt de opdrachtgever na het kiezen van een uitvoerende partij vaak achterover, afwachtend waar het ontwikkelteam aan de finishlijn mee op de proppen komt. Pas bij oplevering blijkt dan dat dit niet is wat hij in zijn oorspronkelijke briefing bedoelde en is er geen budget meer voor aanpassingen. Bij onze Scrum projecten kan dit nooit het geval zijn: Bij Netvlies is de opdrachtgever vast onderdeel van het team en actief gedurende de ontwikkeling. De opdrachtgever neemt de rol aan van Product Owner (PO) en krijgt een werkplek bij ons op kantoor, midden tussen het team dat gezamenlijk aan zijn project werkt. Hij staat voortdurend aan het roer. Hij stuurt bij, prioriteert en controleert. Zo kan hij – anders dan bij natte Scrum – ook tijdens het project nog inspelen op veranderingen. Dat is toch echt nodig, gezien de werkelijkheid toch altijd nét iets anders is dan vooraf voorspeld…

3. Geef veel tussentijdse demo’s voor meer draagvlak en feedback
Binnen Scrum bepaal je voor elke vastgestelde periode van enkele weken (wat we een sprint noemen) samen met de PO wat er binnen de sprint opgeleverd gaat worden. Aan het einde van elke sprint presenteert de PO samen met het team dat in een Sprint Review met een demo. Een Sprint Review is een meeting waarbij alle stakeholders van het project toelichting krijgen van het team over wat er opgeleverd is. Een mooi moment voor de stakeholders om tips en wensen voor de volgende sprint mee te geven. Maar zeker ook een mooi moment voor het Scrum team om te “shinen” en complimenten te ontvangen. Voordat de PO en het team met de nieuwe sprint aan de slag gaan, houden ze eerst een retrospective: tijdens deze meeting kijken ze terug naar de afgelopen sprint en bepalen ze de procesverbeteringen voor de aanstaande sprint. Learnings kunnen direct in de volgende sprint worden toegepast, wat hem nog effectiever maakt.

4. Blijf binnen budget
Kan dat dan? Hoe dan? Je zit nu vast op het puntje van je stoel. En terecht. Het zal je misschien verbazen maar het is eenvoudiger dan je denkt. Wij leveren bij elk Scrum project namelijk werkende software op. Misschien nog zonder al die 1001 extra features of flitsende extra animaties, maar het werkt wel en kan sowieso binnen budget gerealiseerd worden.

De sprint hierna bepaalt de Product Owner welke extra functionaliteit of cosmetische ingreep er volgt om het “extra fancy” te maken. Net zo lang totdat het product af-, of het budget op is. Dus ook bij het bereiken van het einde van het budget heb je een eindproduct met alle “must haves” en ook nog een aantal “nice to haves”, en precies datgene waar jij als Product Owner prioriteit aan hebt gegeven.

5. Verdeel de verantwoordelijkheid
In een Scrum team zijn een aantal rollen. Afhankelijk van de benodigde disciplines en specialistische kennis vervullen de teamleden een bepaalde rol binnen het team. Een Scrum team bij Netvlies heeft altijd een Product Owner en een Scrum Master, het development team wordt samengesteld naar behoefte, zo kan het bijvoorbeeld bestaan uit een ontwerper, backend en frontend specialisten en een tester. Dit hangt niet af van welke functie iemand heeft maar welk talent hij of zij bezit. Eenmaal in het team heeft iedereen dezelfde rol: developer. En ze werken samen aan het product. Is er dan niemand verantwoordelijk voor het eindresultaat? Jazeker wel: HET TEAM is in zijn geheel verantwoordelijk en geeft commitment op de sprintdoelen. Zo kan in ons geval een programmeur best bijspringen bij het testen als hier werk blijft liggen, als daarmee het sprintdoel gehaald kan worden.

Door deze gezamenlijke verantwoordelijkheid krijgen teamleden vrij snel een hechte band, gaan ze elkaar op natuurlijke wijze feedback geven en zal het ene lid waakzaam worden op de talenten, maar ook de valkuilen van een ander teamlid, want je wilt toch zeker wel een goed product aan de opdrachtgever laten zien tijdens de demo. Omdat de teamleden op deze wijze veel meer hun eigen talenten kunnen inzetten en niet per se vastzitten binnen een functieprofiel kunnen ze écht het verschil maken, voelen ze zich beter in hun element, beter gewaardeerd en gaan ze inderdaad écht elke dag met plezier naar kantoor (meer hierover in het blog van onze organisatiepsycholoog Stijn van den Bosch).

Bonustip!

De Scrum-aanpak van projecten zorgt bij ons écht aantoonbaar voor een prettige werksfeer met vrolijke mensen om ons heen, inclusief onze opdrachtgevers! Laagdrempelig kennismaken met Scrum? Meld je gratis aan voor ons webinar “scrum voor beginners”. Je kunt ook altijd direct contact met mij opnemen als je nog meer tips wilt!

Medewerker foto
Scrum Master & BI Consultant Hugo Leijdekkers

Hugo heeft meerdere rollen, waaronder technisch project management, BI consultant en Scrum Master. Resultaatgericht, loyaal en oplossingsgericht omschrijven hem als persoon. Een van zijn drijfveren is het conceptueel uitdenken tot het realiseren van een project, dit binnen de randvoorwaarden. In zijn vrije tijd reist en sport hij graag en is Hugo altijd in voor een borrel!

Over Hugo Leijdekkers