In 2013 ging een voor Nederland unieke samenwerking van start tussen afnemers (theaters, concertzalen, poppodia en festivals) en aanbieders (producenten, impresariaten, gezelschappen en orkesten) van podiumvoorstellingen: een aantal grotere partijen sloeg de handen ineen om een webapplicatie te ontwikkelen die hen realtime inzicht kon geven in landelijke kaartstanden en recette-inkomsten. Dat klinkt misschien heel logisch en eenvoudig, maar de realisatie van zo’n applicatie is – door de grote variatie in ticketingsystemen en boekingssoftware – zeer complex. Alleen door een systeem te ontwerpen waarop elke partij eenvoudig zijn eigen softwarepakket kan aansluiten, kan immers een écht realtime overzicht worden gewaarborgd. Lees ook: Podiumkunst.info; impact op sectorniveau » De afgelopen tijd heeft Netvlies samen met alle betrokken partijen hard gewerkt aan een zogeheten proof of concept (POC), om aan te tonen dat de bedachte oplossing technisch en praktisch haalbaar is. En dát is gelukt: de eerste werkende versie is onlangs in gang gezet met koppelingen tussen vier impresariaten, zes theaters en vijf van de grotere ticketingsystemen die in Nederland worden gebruikt. Het POC toont aan dat de applicatie technisch werkt en meerwaarde biedt voor soortgelijke partijen in de sector. Op 18 en 19 mei is Podiumkunst.info gepresenteerd op het Congres Podiumkunsten in Dordrecht. In dit artikel lichten we uitgebreid toe wat Podiumkunst.info is, wat de ambities zijn en welke rol Netvlies bij dit project speelt.
Zo werkt het nu (nog)…
Momenteel wisselen aanbieders en afnemers hun administratieve gegevens nog ouderwets uit. Producenten en impresariaten bellen en mailen bijvoorbeeld op maandagochtend naar de theaters om te informeren naar het aantal verkochte kaarten van de eigen voorstellingen. De resultaten slaan ze op in hun eigen boekingssysteem, waarna in de loop van dinsdagmiddag de nieuwe standen min of meer bekend zijn. Die standen zijn echter vrijwel nooit compleet, dus elk overzicht is bij voorbaat verouderd. Zit een acteur vervolgens op dinsdagavond bij ‘De Wereld Draait Door’ om te praten over zijn nieuwe voorstelling, dan duurt het een week voordat de producent of het impresariaat kan zien welk effect dit optreden op de kaartverkoop heeft gehad. Bovendien geven de bezettingsgraden slechts een indicatie van de recette-inkomsten en weet de producent of het impresariaat nog steeds niet exact hoe hij er financieel voor staat. Dat wordt pas bekend zodra het theater de borderel toestuurt. En ook over financiële afspraken, borderellen en contracten wordt veel per telefonisch en per mail gecommuniceerd. Dat is inefficiënt, foutgevoelig én overbodig. Veel theaters hebben immers een eigen kaartverkoopsysteem en impresariaten en producenten hebben een eigen boekingssysteem. Alle gegevens zijn dus digitaal beschikbaar, alleen de verbinding tussen de systemen ontbreekt. En dát is waar Podiumkunst.info om de hoek komt kijken.
De oplossing: Podiumkunst.info
De webapplicatie Podiumkunst.info verlicht de administratieve werklast van zowel afnemers als aanbieders van podiumvoorstellingen. Doordat kaartstanden, recettes, financiële afspraken en financiële resultaten centraal zijn vastgelegd, kunnen ze efficiënt digitaal worden gedeeld. Dit reduceert de administratieve handelingen en creëert ruimte voor gesprekken over de inhoud, trends en gewenste ontwikkelingen binnen de sector. Dankzij de systeemkoppeling en het geautomatiseerd digitaal uitwisselen van informatie kunnen afnemers én aanbieders van podiumvoorstellingen met Podiumkunst.info een enorme efficiëntieslag maken. Dat stimuleert de ontwikkeling van nieuwe marketingtechnieken, meer ondernemerschap én professionalisering van de sector.
Dit kan Podiumkunst.info op dit moment
De webapplicatie Podiumkunst.info:
- faciliteert door aansluiting op een application programming interface (API) een koppeling met vijf van de in Nederland meest gebruikte ticketingsystemen van aanbieders (Ticketmatic, Itix, LVP, Aura en Tickets.com);
- geeft aanbieders hierdoor realtime inzicht in kaartverkopen, kaartstanden en recettes van hun voorstellingen (per dag / per voorstelling / per plaats / in totaal);
- geeft afnemers inzicht in de kaartverkoop van voorstellingen via wederverkopers;
- legt financiële afspraken tussen aanbieders en afnemers centraal en kan faciliteren in onderhandelingen;
- voorziet elke productie en voorstelling van een uniek ID (zoals ISBN-nummers bij boeken) zodat duidelijk is om welke voorstelling met welke kenmerken het gaat.
We hebben hierbij de focus sterk gelegd op het gebruiksgemak voor de eindgebruiker: als een medewerker van een theater of producent inlogt, moet exact de relevante informatie worden getoond. Dit is dezelfde informatie die eerder al onderling werd gedeeld, maar dan digitaal en minder foutgevoelig. Ook databeveiliging was een belangrijk aandachtspunt: een gebruiker kan alleen de data inzien waartoe hij is geautoriseerd. Zo heeft een aanbieder bijvoorbeeld geen inzicht in de verkopen en financiële afspraken van zijn concurrenten.
Dit zijn de ambities
Nu het concept zichzelf heeft bewezen heeft en de technische basis staat, ligt de focus voor 2015 op het aansluiten van zo veel mogelijk aanbieders en afnemers van podiumvoorstellingen. Daarna zal Podiumkunst.info verder worden uitgebouwd en kan het bijvoorbeeld faciliteren in:
- het centraal vastleggen en aanbieden van publiciteitsmateriaal;
- het centraal vastleggen en aanbieden van technische lijsten;
- een API-koppeling voor Uitagenda’s en apps, die zo eenvoudig inzicht krijgen in alle voorstellingen in Nederland en hun beschikbaarheid.
De rol van Netvlies
Netvlies is al sinds de start in 2013 als online partner betrokken bij Podiumkunst.info en ontwikkelde de applicatie, de API en de specifieke koppelingen. Daarnaast hebben we de prototypes, het gebruikersonderzoek en de vormgeving verzorgd. Vanwege de complexiteit – zowel op het vlak van techniek als gebruiksgemak – van het project hebben we met de Scrum-projectmethodiek gewerkt. Dit betekent dat tijdens de ontwikkeling steeds een of twee personen van Podiumkunst.info bij Netvlies aanwezig waren om samen met het projectteam te werken aan de applicatie. Dit heeft onder meer geresulteerd in een beter resultaat en een efficiëntere besteding van het projectbudget.
Dit vindt Podiumkunst.info:
“We zijn ontzettend blij en trots op wat we hebben gerealiseerd. Podiumkunst.info is een in de branche unieke samenwerking tussen aanbieders en afnemers en een project met veel technische complexiteit. Netvlies denkt als partner goed mee in de mogelijkheden en in het prioriteren hiervan. We hebben nog een lange weg te gaan, maar het begin is gemaakt. Door de krachten te bundelen, ligt er nu een resultaat waarop we trots zijn en dat een groot verschil kan gaan maken in de sector.”
Loes Hoogenboom, projectleider bij Podiumkunst.info