Burgers stellen andere eisen en wensen aan de overheid. Ze verwachten dat de overheid op een andere manier hun behoeften vervuld. Bijvoorbeeld door het eenvoudig toegankelijk maken van (persoons)gegevens, maar anderzijds burgers meer eigenaarschap over deze persoonsgegevens en -data te geven. Dit terwijl de overheid er vaak vanuit gaat dat burgers niet openstaan voor een dergelijke verandering.
In dit artikel lees je:
- Wat is digitale transformatie?
- Hoe zorg je voor een digitale transformatie bij de overheid?
- Cultuurverandering
- Voorbeelden digitale transformatie overheid
Een andere oorzaak voor het uitblijven van grote veranderingen is denken vanuit de klassieke zorgplicht en een hiërarchisch model. Overheidscommunicatie staat nog te veel in het teken van zenden in plaats van verbinden. De inzet van digitalisering kan een burger autonomer maken en tegelijkertijd zorgen voor meer binding.
Als je informatie hebt gedigitaliseerd, kun je dit vervolgens op één centrale plek beschikbaar stellen en up-to-date houden. Dit maakt het voor burgers makkelijker om informatie op te halen en voor overheden om data te koppelen voor het opstellen van beleid.
Door burgers te betrekken bij bepaalde vraagstukken, gerichter te schakelen, burgers te activeren en data te koppelen en dit vervolgens slim in te zetten, voeg je als overheid meerwaarde toe. Met als resultaat een sterkere relatie en positievere beleving. En dat is precies waar digitale transformatie omdraait.
Wat is digitale transformatie?
Digitale transformatie draait om het creëren van een wendbare en toekomstbestendige organisatie, waarbij de eindgebruiker – burger én medewerker – centraal staat. Je voegt meerwaarde toe aan burgercontact, beleving en binding. Dit is een continu proces van business innovatie, sociale innovatie en technologische innovatie. Technologie en digitalisering zijn slechts een onderdeel van het proces en niet een doel op zich.
Digitaliseren en digitale transformatie is niet hetzelfde. Digitaliseren draait om het digitaal beschikbaar maken van bijvoorbeeld (papieren) gegevens en bedrijfsprocessen. Deze digitale opslag van informatie maakt het mogelijk om verbanden te leggen, data te verrijken en informatie te vergelijken. Door deze digitale mogelijkheden te gebruiken kan data bijvoorbeeld worden gebruikt om effectiever in te spelen op veranderingen. Je kunt digitalisering daarom zien als onderdeel van digitale transformatie.
Digitale transformatie is een verandering waardoor de eindgebruiker 100% centraal wordt gesteld. Bij Netvlies zien wij deze verandering als volgt:
- een continu proces om met de inzet van digitale middelen de bedrijfsvoering doorlopend te innoveren;
- op basis van trends en ontwikkelingen die haalbaar, wenselijk en rendabel zijn;
- om zo aan te sluiten op de patiënt reis van morgen, een betere versie van zichzelf te worden en relevant te zijn en blijven voor de omgeving.
Dit wordt vormgegeven door een digitale strategie en visie en mogelijk gemaakt door mensen en technologie. Voor een duurzame verandering is business innovatie, sociale innovatie en technologische innovatie nodig. Enkel nieuwe technologieën uitproberen is niet voldoende. De huidige werkwijzen, processen, bedrijfsvoering en het ICT-landschap moeten op de schop.
Digitale transformatie draait om het creëren van een wendbare en toekomstbestendige organisatie, waarbij de eindgebruiker – burger én medewerker – centraal staat. Het is een continu proces van business innovatie, sociale innovatie en technologische innovatie.
Meer weten? Lees ons uitgebreide stuk over digitale transformatie.
Hoe zorg je voor een digitale transformatie bij de overheid?
Een heldere visie en aanpak zijn essentieel voor een digitale transformatie bij de overheid. Start vanuit de business strategie door het invullen van modellen als Ashridge model, BHAG of het Business Model Canvas. Breng je organisatiemodel met daarbij de toekomstvisie en burger reis van morgen in kaart. Welke relevante trends en ontwikkelingen hebben invloed? Waar liggen nog kansen? Welke onvervulde behoeften zijn er? Hoe kun je het burgers makkelijker maken om in contact te komen met de organisatie?
Bedenk vervolgens hoe je dit kunt inzetten om het contact met burgers en burgerparticipatie te optimaliseren. Valideer je plannen bij medewerkers en stakeholders (interne validatie) en burgers (externe validatie). Toets je plannen vooraf, want de digitale transformatie moet meerwaarde creëren voor de eindgebruiker en levensvatbaar en technisch haalbaar zijn. De nieuwe inzichten die je hieruit haalt, gebruik je om je plannen aan te scherpen. Hiermee is het strategische startpunt vastgesteld.
Cultuurverandering
Voor een volledige – en succesvolle – digitale transformatie is een cultuurverandering nodig. Dit maakt de menselijke factor misschien wel het belangrijkste onderdeel van digitale transformatie. Medewerkers moeten anders gaan werken en denken. Daarom is leiderschap, een heldere visie en strategie en voldoende ruimte voor sociale innovatie nodig. Alleen op deze manier kun je een duurzame gedragsverandering op elk niveau binnen de organisatie realiseren.
Betrek burgers en medewerkers intensief. Bedenk innovaties door middel van co-creatie met interne specialisten en burgers en toets deze altijd en zoveel mogelijk bij de doelgroep. Daarnaast is het belangrijk om het hoe, wat en waarom op een voor elke medewerker begrijpelijke manier uit te leggen. De interne communicatie van traditionele organisaties bestaat voornamelijk uit topdown zenden. Een open dialoog is echter noodzakelijk om succesvol te transformeren. Betrek de juiste mensen – bijvoorbeeld een dwarsdoorsnede van de organisatie – bij – belangrijke – beslissingen en krijg meer inzichten en voorzie mogelijke valkuilen tijdig.
Door medewerkers een stem te geven creëer je eensgezindheid en eigenaarschap. Medewerkers – die je bij het proces hebt betrokken – worden ambassadeurs die de nieuwe strategie (het waarom) begrijpen en dit uitdragen naar hun collega’s. Het wordt een olievlek die zich langzaam verspreidt in de organisatie. Dit zorgt voor bewustwording en dat iedereen het gemeenschappelijke doel snapt.
Voorbeelden digitale transformatie overheid
Al in 2016 werd Estland gepositioneerd als een echte digitale samenleving waarin de overheid een passend antwoord heeft op de eisen en wensen van burgers. Estland biedt bijna alle overheidsdiensten via digitale services aan. De visie van de Estse overheid is dat burgers met het grootste gemak overheidszaken moeten kunnen regelen, zonder fysieke interactie met de overheid. Zo kunnen burgers thuis op de bank via hun iPad stemmen, huisdieren registreren en binnen enkele minuten hun belastingaangifte versturen.
Waardoor Estland een streepje voor heeft op de rest van Europa? Sommigen stellen dat men het land na de onafhankelijkheid van de Sovjet-Unie vanaf 0 kon opbouwen richting een moderne, digitale overheid. Maar dat gaat niet helemaal op. Estland heeft het verschil tussen digitaliseren en digitale transformatie van begin af aan goed begrepen. Bovendien heeft men een gedegen strategie en visie opgesteld, een sterk overheid business model gebouwd en binnen de overheid een digitale cultuur gecreëerd.
>> Bekijk meer digitale transformatie voorbeelden.