Digitaal samenwerken: 6 voordelen
In maart schreef ik een blog over het faciliteren van creatieve workshops op afstand. In dit blog ging ik in op de nieuwe realiteit van de ‘anderhalve-meter samenleving’ die ervoor zorgt dat we niet meer kunnen samenwerken zoals we gewend zijn. Ook deelde ik onze eerste ervaringen, tips en best practices met betrekking tot creatieve sessies en samenwerken op afstand. De afgelopen maanden zijn we blijven experimenteren met creatieve oplossingen.In dit blog ga ik in op de voordelen die wij ervaren in het werken op afstand binnen de processen van strategische en development trajecten (Design Sprints en Scrum). In onze ogen brengt werken op afstand namelijk meer voor- dan nadelen met zich mee.
De voordelen van afstand
Je denkt misschien: “volledig op afstand werken heeft toch alleen maar nadelen?” Dat dachten wij ook, maar nu we nog meer samenwerken op afstand willen we eigenlijk niet anders meer. Het is ons nieuwe normaal. Strategische workshops, Design Sprints en Scrummen op afstand: wij houden ervan. Dit zijn de redenen waarom:
#1 Team locaties en beschikbaarheid zijn geen probleem meer wanneer je op afstand sprint
Niet iedereen kan reizen of een hele dag blokken voor een in-person workshop. Kortere workshops op afstand zorgen voor veel meer flexibiliteit. Hierdoor zijn de workshops makkelijker in te plannen dan workshops op locatie.
#2 Heb je geen workshopruimte? Dat is geen probleem meer!
Slechts een handjevol klanten beschikt over de perfecte workshopruimte. Daardoor moeten we vaak genoegen nemen met krappe, donkere ruimtes met kleine whiteboards en post-its die van de muur vallen. Dit is allemaal geen probleem in digitale workshops. Wij zetten het perfecte workshop template voor je klaar, waarin we onbelemmerd kunnen werken.
Tip: lees mijn vorige blog vol tips voor de inrichting van een efficiënte digitale workshop omgeving.
#3 Geen reistijd én lagere kosten!
Klanten komen vaak voor workshops naar ons kantoor. Dit brengt de nodige reistijd met zich mee, zeker voor klanten die buiten regio Breda gevestigd zijn. Nu we locatieonafhankelijk werken, ondervinden we geen hinder van reistijd meer. Bovendien speelt afstand nu een kleinere rol bij de keuze voor een (strategisch) consultancybureau. Daarnaast zijn de kosten van digitale workshops lager: je personeel hoeft niet naar de workshop locatie te reizen of andersom.
#4 Het is efficiënt: minder administratieve werkzaamheden en papierverspilling
Aan het einde van een in-person workshop zijn de muren bedekt met post-its, tekeningen en papier. Het team heeft veel tijd nodig om de resultaten te verwerken en het meeste papier verdwijnt in de prullenbak. In een digitale workshop is alles direct volledig digitaal verwerkt en wordt het eenvoudig gedocumenteerd, opgenomen (met toestemming natuurlijk!) en gedeeld. Zo kun je de resultaten inzien wanneer je wilt. 
#5 Meer focus en snellere sessies
Wanneer je met een groep mensen in één ruimte werkt kan het heel gezellig zijn, maar het kan ook afleidend werken als off-topic gesprekken of lange koffieleut pauzes ontstaan. Op afstand is het makkelijker om de focus op de workshop te houden en kunnen de facilitatoren de dynamiek in de groep nog beter sturen. Daarnaast zijn remote workshops ook korter dan workshops op locatie, waardoor we meer bereiken in minder tijd. Dat is nog eens efficiëntie.
#6 Je werkt sowieso al deels op afstand
Tot slot is het belangrijk om te weten dat een groot deel van de processen en Design Sprints al digitaal gefaciliteerd worden. Buiten de workshops om is het al gebruikelijk om intakegesprekken met stakeholders via (video) calls te houden, we prototypen met digitale tools en leggen gebruikerstests af via video calls. Met een paar aanpassingen en een gestructureerde planning kunnen we eenvoudig de sprong maken naar een volledige strategische fase op afstand.
Wij hebben bewezen dat het kan!
Van de eerste workshop tot en met een Design Sprint met volledig werkend prototype, maar ook de volledige realisatie van digitale oplossingen: wij kunnen alles op afstand doen. En hebben dit reeds gedaan. Jazeker. In samenwerking met klanten als Brabant Water, Stadgenoot, Vilans, van Spaendonck en Hitachi hebben we (nagenoeg) volledig op afstand gewerkt in workshops, Design Sprints en volledige Scrum realisatie trajecten. Met resultaat, want niet alleen wij zijn tevreden, maar de klant ook. Wil je meer weten over het werken op afstand? Vraag een oriënterend gesprek aan (digitaal uiteraard). Ik werk zelf al 3,5 jaar vanuit Spanje en deel graag mijn kennis en ervaring over (samen)werken op afstand. Neem contact op via [email protected] en we helpen je op weg!
