
Hoe zet je tijdens een crisis een social intranet in?
De uitzonderlijke situatie waarin we door het coronavirus verkeren, zorgt voor de nodige uitdagingen. Interne communicatie en informeren, betrekken en horen van je medewerkers zijn in deze tijd van groot belang. Hoe blijf je op afstand in contact en hoe zorg je dat iedereen ten alle tijde over de meest recente informatie beschikt? Onze klant Reinier van Arkel koos aan het begin van de crisis bewust voor hun social intranet Insite als belangrijkste communicatiekanaal. In dit blog delen we de ervaringen en best practices die ze afgelopen weken hebben opgedaan.
De Reinier van Arkel Groep levert gespecialiseerde zorg en diensten op het gebied van geestelijke gezondheidszorg en daaraan gerelateerde zorgvormen. De ongeveer 1600 medewerkers en 300 vrijwilligers bieden jaarlijks zorg aan ruim 14.000 cliënten. Een organisatie met een vitale beroepsgroep dus. Het coronavirus, de maatregelen en richtlijnen van het RIVM en GGZ Nederland hebben veel impact op de manier waarop de behandelaren en verpleegkundigen hun werk doen. Daarom moesten nieuwe protocollen en richtlijnen worden geschreven. Een ongoing proces, omdat deze bij nieuwe maatregelen en inzichten herzien worden. Vanwege de grote impact kwam het crisisteam direct bij de eerste coronabesmetting in Nederland bijeen, waardoor snel duidelijkheid gegeven kon worden over de informatievoorziening en protocollen. Binnen één week was de informatiestroom op gang en waren de eerste nieuwe protocollen geschreven.
Kies één kanaal
Het crisisteam nam direct een duidelijke beslissing: social intranet Insite werd het belangrijkste én enige communicatiekanaal voor interne berichtgeving over het coronavirus. Een bewuste keuze vertelt Communicatiemedewerker Erik Welten: ‘In crisistijd is het belangrijk om informatie te stroomlijnen en zo meerdere communicatiestromen te voorkomen. Je wilt niet dat er foutieve of tegenstrijdige informatie rond gaat of medewerkers via meerdere kanalen dezelfde informatie krijgen. Daarom verloopt alle interne communicatie, ook de updates van ICT en personeelszaken met betrekking tot de coronamaatregelen, via de afdeling Communicatie. Zo houden we grip op de informatievoorziening, boodschap en tone of voice.’ In het social intranet werd een nieuwe verplichte nieuwsgroep ‘corona-update’ voor alle medewerkers en vrijwilligers aangemaakt. De informatievoorziening is vervolgens in twee stromen gesplitst:- informatie die van belang is voor de processen, de continuïteit en kwaliteit van de zorg wordt gedeeld in de nieuwsgroep corona-update;
- en inspirerende verhalen, bedankjes, korte interviews en ‘nice-to-know’ nieuws worden 2 keer per week gedeeld via het Reinier Journaal in de algemene nieuwsgroep.
Reinier Journaal
Vanaf 20 maart is Reinier van Arkel begonnen met het tweewekelijkse Reinier Journaal. De belangrijkste corona nieuwsberichten worden hierin samengevat, maar het journaal is vooral een tool om collega’s te inspireren. In elk journaal wordt gedeeld hoeveel cliënten positief getest zijn, hoe vol de speciale corona-afdeling is, wat het ziekteverzuim onder medewerkers is en hoeveel medewerkers positief getest zijn. Maar er worden vooral initiatieven in de spotlight gezet en persoonlijke verhalen en ervaringen gedeeld, zoals hoe er binnen een dag een pop-up kinderdagverblijf is opgezet of concerten die voor cliënten worden georganiseerd, een persoonlijke boodschap van Willeke Alberti voor de cliënten, video’s van de kapel vieringen en lokale en landelijke initiatieven om de zorg en de cliënten in het zonnetje te zetten.Het Reinier Journaal wordt enorm gewaardeerd. Collega’s reageren op de berichten met extra tips en andere leuke verhalen. Heel mooi om te zien hoe betrokken iedereen is en elkaar helpt. We doen dit echt samen. We zijn aan het kijken of we het Reinier Journaal na de crisis in een aangepaste vorm kunnen laten bestaan. Erik Welten, Communicatiemedewerker | Reinier van Arkel Groep