ERP systemen: wat zijn het en waar moet je op letten bij de implementatie?

Veel organisaties krijgen vroeg of laat te maken met een wildgroei aan datastromen in verschillende informatiesystemen. Maar vaak sluiten die systemen niet goed op elkaar aan. Hierdoor moeten meerdere afdelingen vergelijkbare of dezelfde informatie apart invoeren, met het risico op inconsistentie en overlap in gegevens. De zogeheten ‘single point of truth’ is dan niet meer aanwezig in de dataopslag. We zien dan ook dat steeds meer organisaties ervoor kiezen om hun bedrijfsvoering met behulp van een ERP systeem te professionaliseren. In dit blog leg ik onder meer uit wat een ERP systeem is, welke systemen er zijn én – heel belangrijk – waar je bij de implementatie van een ERP systeem op moet letten.

Wat is een ERP systeem?

Kort gezegd: een ERP systeem (ERP =Enterprise Resource Planning) is een informatie- en managementsysteem dat belangrijke bedrijfsprocessen binnen je organisatie automatiseert, ondersteunt en verbindt. Gebruik je een ERP systeem, dan worden alle data van de verschillende afdelingen opgeslagen in een centrale database. Dat is heel handig, want zo kun je bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot productieaantallen, voorraden, in- en verkoop en administratie koppelen en inzichtelijk maken. Bovendien hoeven veel gegevens maar één keer te worden ingevoerd. Met een ERP systeem kun je dus de productiviteit van je medewerkers verhogen en de kosten verlagen.

Welke ERP pakketten zijn er?

Met honderden aanbieders is de keuze in ERP pakketten enorm. Je hebt ongetwijfeld wel eens gehoord van Microsoft Dynamics, SAP, AFAS of Exact, maar er zijn er dus nog véél meer. Sommige ERP pakketten zijn generiek inzetbaar, andere richten zich op specifieke bedrijfsprocessen. Welk ERP pakket het beste bij jouw organisatie past, hangt onder meer af van de omvang van je organisatie, de sector(en) waarin je actief bent en het aantal potentiële gebruikers. Daarnaast is het belangrijk om vooraf goed te bepalen welke datastromen je wilt beheren, wie (medewerkers, leveranciers en/of klanten) toegang moeten krijgen tot bepaalde data en welke doelen je voor ogen hebt, bijvoorbeeld: het versnellen van je orderproces, het verlagen van je voorraden of het verbeteren van je service. Meestal bestaat een ERP pakket uit een aantal modules die passen bij de diverse bedrijfsprocessen in je organisatie, zoals Human Resource Management (HRM), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Finance en Business Intelligence.

Kosten

Ook hoeveel geld je voor een ERP pakket moet uittrekken, hangt af van het doel dat je ermee beoogt en de omvang van je organisatie. Maar ook de keuze voor het systeem zelf heeft invloed op je budget. Kies je bijvoorbeeld voor een in-house systeem (ook wel ‘on-prem’ systeem genoemd), dan betaal je eenmalig voor zaken als de aanschaf van software en eventuele nieuwe hardware (servers), de implementatie door de leverancier, de ontwikkeling van maatwerkkoppelingen met andere systemen en projectmanagement. Ook moet je rekening houden met terugkerende kosten voor onder meer softwarelicenties, technische support, onderhoud en upgrades. Ga je daarentegen – net als steeds meer organisaties – voor een cloudoplossing, dan beperken de eenmalige kosten zich meestal tot de implementatie en betaal je periodiek een abonnementstarief.

Valkuilen bij de implementatie van een ERP systeem

Heb je je keuze voor een ERP pakket eenmaal gemaakt, dan breekt voor je organisatie misschien wel de belangrijkste fase aan: de implementatie van het ERP systeem. En dáár gaat het in de praktijk nog wel eens mis…

Aanloopproblemen

Sommige data kun je bijvoorbeeld niet zo makkelijk migreren, waardoor de bedrijfsvoering (tijdelijk) wordt verstoord. Daarnaast zien we in de praktijk vaak dat mensen even moeten wennen aan de veranderende processen en werkwijze, waardoor de voordelen van het ERP systeem er niet direct uitkomen (al kan het natuurlijk ook gewoon in één keer goed gaan). Dit soort hick-ups lossen zichzelf overigens na verloop van tijd meestal wel op.

Technische ontwikkelingen en marktontwikkelingen

De technische ontwikkelingen en marktontwikkelingen gaan steeds sneller. Daarom is het belangrijk om jezelf vooraf goed te oriënteren, zodat je ERP systeem toekomstbestendig is. Draait je ERP systeem bijvoorbeeld op je eigen servers, dan moet je de data via een eigen internetverbinding beschikbaar maken voor externe gebruikers. Kies je voor de cloud, dan is je ERP systeem makkelijker schaalbaar en zijn de data beter bereikbaar.

Enkel focussen op de interne processen

Wat we regelmatig zien, is dat de focus bij de keuze, aanschaf en implementatie van een ERP pakket zó sterk op de interne bedrijfsprocessen ligt dat helemaal wordt vergeten hoe het voor de klant zou moeten werken. Zonde, want juist als je je bedrijfsprocessen goed structureert en onderbrengt in één systeem, ontstaan kansen om ook de klantprocessen te digitaliseren, automatiseren en versimpelen. Denk maar eens aan de voordelen als je een ‘Mijn omgeving’ aan je ERP systeem koppelt waarin klanten orders en retourmeldingen kunnen plaatsen, de voortgang ervan kunnen bekijken en hun gegevens kunnen beheren. Bedrijven als Coolblue en bol.com doen het in dat opzicht heel goed: zij ontwerpen hun bedrijfsprocessen optimaal op basis van de wensen van de klant. Verdiep je jezelf tijdens of direct na de implementatie in de flows en processen van de klant (van het plaatsen van een order tot en met de nazorg/service die daarbij hoort), dan creëer je de kans om ook klantprocessen te digitaliseren en te verbeteren. 

Optimale gebruikerservaring

Heb je eenmaal besloten om de klantprocessen te gaan digitaliseren, automatiseren en versimpelen, krijg je te maken met de wensen – of eigenlijk eisen – die je klanten hieraan stellen. Je klanten willen bijvoorbeeld hun zaken makkelijk kunnen regelen. Ofwel: ze willen inzicht in hun eigen data, maar ook de mogelijkheid om die data te beheren, snel te bestellen, orders online te volgen en noem maar op. In feite verwachten je klanten B2B dezelfde positieve gebruikerservaring als B2C, net zoals ze gewend zijn van bijvoorbeeld Coolblue en bol.com. De lat ligt dus hoog. Bovendien staat de klantloyaliteit stevig onder druk. Dus als jij geen optimale gebruikerservaring biedt en je concurrent wel, is de overstap makkelijk gemaakt. Alleen: ERP systemen bevatten geen features zoals de mogelijkheid om 24/7 vanaf een smartphone of tablet AI (kunstmatige intelligentie) aan hun klantdata toe te voegen en dat is wél wat je klanten willen. 

Breid je ERP systeem uit met een gebruikersvriendelijke interface

Wil je niet alleen je interne bedrijfsprocessen stroomlijnen, maar tegelijkertijd zorgen dat je klanten een betere gebruikerservaring krijgen? Dan is het mogelijk om je ERP systeem uit te breiden met een gebruiksvriendelijke portal voor je klanten. Met zo’n portal kun je écht meerwaarde toevoegen door taken die je klanten online willen uitvoeren zo eenvoudig mogelijk te maken. Zelf een adreswijziging doorgeven bijvoorbeeld, of onderweg snel een order invoeren via hun smartphone. Zo voorkom je dat je klanten overstappen naar een concurrent, omdat die zijn klantprocessen wél heeft versimpeld en jij niet. Een gebruiksvriendelijke interface kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat een aanmeldformulier automatisch in je ERP systeem wordt geschoten, zodat je klant na enkele snelle checks direct kan bestellen. Dat scheelt veel handelingen voor je eigen business én verbetert de gebruikerservaring van de klant.

In mijn volgende blog leg ik uit hoe je met een gebruiksvriendelijke interface zorgt voor een goede implementatie van je ERP systeem.

Medewerker foto
Business Developer Koen Overeem

Koen is al sinds het begin van het internet bezig met de mogelijkheden die het net biedt. Met zijn technische én bedrijfskundige achtergrond is hij een goede sparringpartner voor zowel klant als collega’s. Hij zet zich volledig in om gezamenlijk voor het optimale resultaat te gaan. Zijn vrije tijd vult hij voornamelijk met zijn vriendin en kids, maar een gezellige borrel of poker avond met vrienden slaat hij zeker niet af.

Over Koen Overeem