Vrijheid en verantwoordelijkheid
Onbeperkt verlof past in onze ogen dus goed in ons organisatiemodel. Netvlies is een zelfsturende organisatie waarin we vanuit vertrouwen met elkaar samenwerken. Vrijheid en verantwoordelijkheid gaan hand in hand. Mensen hebben veel autonomie, eigenaarschap en een sterke visie. Netvlies is daarom voor veel collega's meer dan een werkgever: de manier van werken is belangrijk, net als de cultuur, een positief mensbeeld en zo ook de vitaliteit van collega's. Daarnaast is onze organisatie al gestuurd op output met heldere doelen, afspraken en verwachtingen. We beoordelen elkaar op basis van gedrag, persoonlijke ontwikkeling, prestaties, en behaalde (financiële) doelen.
Vertrouwen is de basis
Er is geen manager die medewerkers, zowel inhoudelijk als op gedrag, top down controleert of ‘micromanagement’ op werktijden en deadlines. Daardoor heb je de vrijheid én verantwoordelijkheid om je eigen projecten te kiezen, zelf je planning te beheren, persoonlijke doelen op te stellen en te werken vanuit je talenten in plaats van een vaste functieomschrijving.
Onze bedrijfscultuur gaat uit van de goedheid en eerlijkheid van de medewerkers. Daarnaast stimuleren we talentontwikkeling op basis van analyses, coaching en feedback. Als jij zegt dat je ergens goed in bent of je wilt verdiepen in een nieuwe techniek of tool, dan mag je daar - in afstemming met je team - mee aan de slag. Je krijgt de vrijheid om dit op te pakken zoals jij dit wilt en de kans om te laten zien wat je in huis hebt en je talent optimaal in te zetten.
Als collega’s moet je dit vertrouwen aan elkaar kunnen geven. Je moet ervan uit gaan dat iedereen waarde wil toevoegen, met de beste intenties ergens aan begint en daarom in de basis handelt vanuit een positieve intentie. Collega’s willen vanuit intrinsieke motivatie bij Netvlies werken, zijn betrokken en voelen zich verantwoordelijk om het beste uit de organisatie te halen. Als dit de basis van je organisatie is, kun je strikte regels als maximaal 25 vakantiedagen loslaten.
Uiteindelijk kijk je naar iemands output en niet of iemand elke week exact 40 uur (input) heeft gewerkt. Je kijkt naar de waarde die iemand toevoegt binnen het bedrijf en hoe anderen dit ervaren. Als dit overeenkomt met de waarde die je beloofde of zelfs meer, dan is het niet nodig om te controleren of je dat in 40, 50 of 36 uur per week doet.
Dit betekent onbeperkt verlof voor ons
Waar onbeperkt verlof in de essentie om gaat, is het verhogen van het werkgeluk en de individuele vrijheid. Met een onbeperkt aantal vrije dagen heb je meer vrijheid om een werk-privébalans te creëren die bij je past, je werkweek in te delen zoals jij dat wilt en waarde toe te voegen op een manier die (op dat moment) bij je past. Een goede balans tussen werk en vrije tijd, zonder die tijd te moeten ‘tellen’, leidt in onze ogen tot mentale rust en minder stress en minder stress leidt tot minder ziekteverzuim.
Daarnaast vinden veel mensen autonomie belangrijk en bevordert het ervaren van meer zelfregie het algehele werkgeluk. Dit wordt onderstreept door diverse onderzoeken: hoe meer vrijheid en verantwoordelijkheid individuele collega’s hebben, hoe hoger hun werkgeluk. Regelbehoeften en regelcapaciteit moeten hierbij in balans zijn.
Al met al leidt onbeperkt verlof tot uitgeruste en gemotiveerde collega’s die het meest productief, creatief en loyaal zijn. Wat ons betreft draagt onbeperkt verlof daarom bij aan een energieke organisatiecultuur en organisatiedynamiek.
Verlof moet passen binnen onze samenwerkingskaders
Alle collega’s, ongeacht rolniveau of hoe lang je bij Netvlies werkt, mogen gebruik maken van de regeling. Mits het binnen onze samenwerkingskaders past. Concreet houdt dit allereerst in dat collega’s zelf bepalen wanneer ze vrij nemen. Er is geen maximum. Wel een wettelijk minimum. Daarom, en omdat we als organisatie vitaliteit belangrijk vinden, hebben we de richtlijnen aangepast van maximum 25 vakantiedagen naar een advies van minimaal 25 vakantiedagen. Daarbij is er geen verschil tussen ‘een uurtje eerder stoppen’ of ‘op vakantie gaan’: je bepaalt zelf wanneer je vrij bent. Je planning is hierin leidend.
Een tweede kader is dat je je verlof afstemt met je projectteam en discipline, zodat er altijd voldoende slagkracht aanwezig is en de voortgang van projecten gewaarborgd blijft. Je kunt dus niet zomaar zeggen: ‘over drie weken ben ik twee maanden vrij.’ Met andere woorden: je kijkt, naast je eigen planning, in de team planning of verlof mogelijk is en bespreekt met je team of iemand je werk kan overnemen of standby kan staan om bijvoorbeeld in jouw afwezigheid vragen van een klant of team op te vangen. In de praktijk is dit niet nieuw, omdat dit vanuit zelfsturing en zelforganisatie al op deze manier werd georganiseerd.
Tot slot blijft onze onveranderd. Het jaarplan, waarin je vastlegt wat je komend jaar wilt bereiken, en de bijbehorende (financiële) doelstellingen zijn nog steeds leidend. Je zult dus kritisch moeten kijken naar je gestelde doelen en de verwachtingen vanuit de omgeving in relatie tot het nemen van verlof. Concreet betekent dit dat het behalen van persoonlijke doelen, zoals vakinhoudelijke ontwikkeling en gedragsdoelstellingen, en 360 graden feedback van je directe collega’s bepalend zijn in het beoordelen van je functioneren. Daarnaast bepaalt het behalen van je (financiële) doelstellingen of je in aanmerking komt voor salarisverhoging.
Het gesprek openen
In de praktijk werkten we al grotendeels op deze manier. Sommige collega’s voelden al de vrijheid om op bijvoorbeeld op vrijdagmiddag wat eerder naar huis te gaan of tijdens schoolvakanties hun werkweek flexibeler in te richten. Toch zijn we niet eerder met elkaar het gesprek aangegaan over hoe we hier als organisatie mee omgaan. Daarnaast waren de formele regels, in het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomsten, nog steeds klassiek geformuleerd: 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband met de mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen.
Om het gesprek te openen, zijn we met een pilot ‘het nieuwe verlof’ gestart. De reacties op de pilot waren in eerste instantie verdeeld. De meerderheid stond positief tegenover de verlofregeling, maar er was ook een groep collega’s die kritische vragen stelde. Dit leidde tot open en goede gesprekken over waarden, vertrouwen, verwachtingen en communicatie.
Zo kwam naar voren dat collega’s op verschillende manieren invulling geven aan het indelen van hun planning, werkdagen en werkweek. Sommige collega’s werkten al grotendeels volgens de nieuwe verlofregeling, waar andere collega’s liever vasthielden aan een vaste structuur en bijvoorbeeld elke dag van 9 tot 5 op kantoor werkten. Deze persoonlijke voorkeur hoeft natuurlijk niet te veranderen: iedereen kan blijven werken zoals die wil.
Ook zagen sommigen het aanpassen van de verlofregeling als een mogelijk risico voor de kwaliteitswaarborging. Door met elkaar in gesprek te gaan, werd duidelijk dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft; namelijk het leveren en waarborgen van een hoge kwaliteit. Het uitspreken en duidelijker op papier zetten van de kaders gaf uiteindelijk vertrouwen om de pilot voort te zetten.
Vooroordelen ontkracht
Halverwege de pilot hebben we interviews gehouden met meerdere collega’s van elke discipline en elk team. We hebben vragen gesteld over vooroordelen, verwachtingen en vitaliteit. Ervaren collega’s meer rust? Zijn ze meer of minder met verlofuren bezig? Zijn ze relaxter? Dit leverde positieve, maar in mijn ogen niet wereldschokkende, resultaten op.
Zoals verwacht ervaren collega’s wat meer rust, autonomie en vrijheid, zonder dat veel meer vrij werd genomen dan voor de nieuwe verlofregeling. Collega’s hadden het niet meer over ‘Hoeveel dagen mag ik dit jaar nog op vakantie?’, maar juist: ‘Gezien de planning van het hele team kan ik twee weken op vakantie.’ of ‘Donderdag ben ik een uurtje eerder weg in verband met een concert.’ De vooraf besproken risico’s zijn in de praktijk niet naar voren gekomen. Daarom is de pilot wat ons betreft geslaagd en is deze nieuwe vorm van verlof vanaf nu leidend binnen Netvlies.
De pilot heeft voor mij bevestigt dat deze nieuwe verlofregeling binnen de werkwijze en bedrijfscultuur van Netvlies past. Ik denk dat het een mooie stap is in het verder uitbouwen van de autonomie en zelfregie. Bovendien is het een aantrekkelijke manier om als werknemers zo vitaal mogelijk te blijven en een sterke arbeidsvoorwaarde om talent aan te trekken én te behouden. - Jelmer de Maat, frontend developer bij Netvlies