Organisatiemodel: (samen)werken in cellen
Voordat we het feedbackproces induiken, sta ik even stil bij ons organisatiemodel. Netvlies heeft geen managementlagen en is opgedeeld in verschillende cellen. Dit zijn multidisciplinaire teams die werken aan de ontwikkeling en verdere professionalisering van bijvoorbeeld webapplicaties of websites. In de website cel zitten bijvoorbeeld frontend en backend developers, (functioneel) testers, visual designers, Scrum Masters en UX-specialisten.
Disciplines werken samen binnen de cel, maar cellen onderling werken ook nauw samen. Zo valt of staat het succes van een nieuwe website met goede online marketing. Hiervoor werkt de website cel samen met marketeers uit de digital marketing cel.
Mijn rol als talentcoach
Als Talentcoach maak ik onderdeel uit van de Shared Service cel. Wij ondersteunen op het gebied van people, marketing, finance en office. Dit doen we door de cellen zoveel mogelijk te ontzorgen en een fijne werkomgeving te creëren. Ik maak collega’s wegwijs binnen de bedrijfscultuur, help met het ophalen, analyseren en vertalen van 360 graden feedback naar persoonlijke doelstellingen voor het personal development plan.
Daarnaast faciliteer ik een veilige en open feedbackcultuur en help ik op allerlei manieren met het effectief geven en ontvangen van feedback. Ik ondersteun cellen om op de juiste manier feedback te geven.
Personal development plan
In een personal development plan beschrijf je voor jezelf wat je komend jaar wilt bereiken en wat je vakinhoudelijke en gedragsdoelstellingen zijn. Daarnaast maken we de financiële bijdrage en output inzichtelijk door middel van een individueel financieel doel. Het personal development plan, financiële doel en 360 graden feedback spelen een belangrijke rol in onze jaarcyclus. Bijvoorbeeld om te bepalen of je in aanmerking komt voor salarisverhoging en/of een doorgroei naar een hoger rolniveau.
Feedback van je (Talent)coach
Elk cellid komt periodiek samen met de celcoördinator om de voortgang van het personal development plan te bespreken. Je reflecteert op wat afgelopen periode je toegevoegde waarde in de organisatie was, blikt vooruit en bespreekt wat jij van de organisatie en jouw directe omgeving nodig hebt om te groeien.
Ook ik ga regelmatig met collega’s in gesprek. Tijdens deze coachingsgesprekken reflecteer ik samen op het eigen gedrag, houd ik een spiegel voor, ben ik een klankbord en help ik bij het formuleren van persoonlijke doelstellingen. Soms kijk en luister ik als fly on the wall mee tijdens een afspraak, Scrum-event of andere projectwerkzaamheden. Collega’s zijn vrij om periodiek of naar aanleiding van een specifieke situatie, vraagstuk of feedback met mij in gesprek te gaan.
360 graden feedback
Iedereen zet ongeveer twee keer per jaar een 360 graden feedback vragenlijst uit en vraagt aan 8 a 10 collega’s, waar je veel mee hebt samengewerkt, feedback. Die collega’s geven, gebaseerd op bepaalde (gedrags)competenties, feedback op je gedrag, zoals je soft skills, je houding tijdens projecten, hoe je omgaat met klanten en hoe je samenwerkt met anderen. De competenties zijn per rolniveau en functieprofiel uitgewerkt.
Wat ons betreft kunnen directe collega’s het beste beoordelen in welke mate je bepaald gedrag laat zien. Collega’s werken dagelijks met je samen en zien hoe je werkzaamheden oppakt en met klanten communiceert.
Gefaciliteerde feedbackmomenten
We hebben een aantal momenten in ons werkproces ingebouwd waarin we (actief aansporen om) elkaar feedback (te) geven. Allereerst werken we volgens de projectmethodiek Scrum. Een Scrum-project is opgedeeld in meerdere sprints van twee tot drie weken, waarbij na elke sprint een werkend (deel)product wordt opgeleverd. Tijdens Scrum-events als de Daily Scrum en retrospective wordt het team gestimuleerd om elkaar feedback te geven. Tijdens de retrospective blikt het team terug op het proces: wat ging er goed, wat ging minder goed en wat zijn verbeterpunten. Dit is heel waardevol voor het Scrum-team, omdat de feedback meteen in de volgende Sprint kan worden toegepast.
Daarnaast komt elke cel periodiek samen om lopende werkzaamheden en nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Het celoverleg is een goed moment om te reflecteren op de samenwerking binnen de cel. Wat gaat goed en wat kan beter? Wat hebben we van elkaar nodig om dit te verbeteren? Hoe verloopt de samenwerking met andere cellen en klanten?
Doorlopend feedback geven en krijgen
Om doorlopend aan de slag te kunnen met feedback geven en krijgen, moet je je enerzijds bewust zijn van je eigen persoonlijke doelstellingen, bijvoorbeeld gebaseerd op eerder ontvangen feedback en / of je persoonlijke ambities. Anderzijds moet je je doelstellingen actief met je omgeving delen, omdat zij je gedrag in de praktijk zien en ervaren. Vervolgens vraag je deze mensen om feedback, omdat je te achterhalen wat je omgeving van je gedrag vindt. Ook reflecteer je zelf op je gedrag.
Met een aantal collega’s stimuleer ik de Scrum-teams om voor de start van een Sprint na te denken over de ontwikkelpunten waar zij tijdens de Sprint aan willen werken. Door je ontwikkelpunten bij de start van een Sprint met het team te delen kun je, naast de daily’s en retrospectives, tussentijds actiever feedback vragen. Stel een teamlid heeft als doelstelling om meer overtuigingskracht te hebben in gesprekken met klanten. Het team kan hier na afloop van verschillende Scrum-events feedback op geven, zodat het teamlid zich continu bewust is van zijn of haar gedrag.
Ongoing proces
Feedback maakt op verschillende manieren onderdeel uit van onze werkwijze, processen en bedrijfscultuur. Door de open cultuur en korte lijntjes is mijn ervaring dat collega’s echt bereid zijn om tijd en energie te investeren in elkaars groei en ontwikkeling. We moeten natuurlijk wel realistisch blijven en maken daarom afspraken over je groeipad en benodigde begeleiding.
We blijven met elkaar in gesprek over de manier waarop we feedback aan elkaar geven. Wat gaat goed? Wat kan beter? Waar hebben teams en individuele collega’s behoefte aan? Het creëren van een feedbackcultuur en aanreiken van tools en middelen om effectief feedback te geven en ontvangen stopt nooit. De organisatie en teamsamenstelling verandert, waardoor behoeftes veranderen. Kortom: als het om het geven en ontvangen van feedback gaat, ben je nooit uitgeleerd.
Meer weten over ons organisatie model? Bekijk ons handboek of lees meer over werken bij Netvlies.