Zo krijg je stakeholders mee tijdens een Scrum-Project
Stakeholders meekrijgen lijkt vaak lastig, zeker in een hiërarchische organisatie. De aanname is dat Scrum niet geschikt is voor traditionele organisaties waar beslissingen vaak door meerdere managementlagen moeten worden goedgekeurd. Niets is minder waar: al sinds 2012 Scrummen we bij Netvlies succesvol met onder andere advocatenkantoren en semi-overheidsinstanties. In dit blog deel ik op basis van onze eigen ervaringen en die van onze klanten een aantal tips om draagvlak voor je Scrum-project te creëren bij directie en andere stakeholders.
Tijdens een Scrum-project realiseer je op een flexibele manier binnen een vooraf bepaald tijdsbestek het best haalbare product. Een divers development team werkt in Sprints van twee tot drie weken parallel aan een werkend (deel)product. De verschillende disciplines zitten letterlijk naast elkaar en kunnen makkelijk schakelen en mogelijke problemen tackelen. Zo heb je kortere lijntjes, meer focus en lever je in korte tijd een product op dat live kan. Dit vraagt om een intensieve samenwerking. Daarom krijgt de Product Owner (PO) - een afgevaardigde van de klant - een werkplek bij ons op kantoor. Samen Scrummen is in de praktijk namelijk nóg effectiever.
De PO beschikt over domein- en productkennis en hakt op locatie namens de klant knopen door. Stakeholders moeten hiervoor aan de PO vertellen wat zij nodig hebben van het product, zodat het product voldoet aan de wensen van de organisatie en tegelijkertijd toegevoegde waarde oplevert voor stakeholders. Het is belangrijk dat de PO mandaat heeft en de rest van de organisatie zijn of haar beslissingen respecteert. Dit laatste is in een hiërarchische organisatie vaak wat lastiger. Tijdens een Sprint moet snel worden ingesprongen op onverwachte ontwikkelingen. In korte tijd moeten knopen worden doorgehakt, zodat het development team verder kan. Toch zijn concessies soms nodig. Als PO zul je vaak ruimer in moeten plannen en budget achter de hand moeten houden voor onvoorziene tegenvallers. Spelbrekers zullen zeker de kop opsteken, maar je kunt ze zoveel mogelijk elimineren door alle stakeholders mee te nemen in het project. Hoe je dat doet?
Verdiep je als PO in je stakeholders
Zorg dat je voor het project begint, weet wie je bondgenoten zijn en hoe je de stakeholders betrokken gaat houden. Hoe ga je ze informeren? Hoe neem je ze mee in het project? Waar zijn ze gevoelig voor? Hoe kun je ze beïnvloeden? Als je dit van te voren weet, kun je hier vanaf dag 1 op inspelen. Plot je stakeholders bijvoorbeeld op onderstaande ‘power/ interest matrix’ van Gardner et al. (1986) - of een vergelijkbare variant - zodat je weet waar hun interesses liggen en wat hun invloed is binnen de organisatie. Op deze manier krijg je meer inzicht in hun rol en kun je beter inspelen op hun wensen en behoeften tijdens het project.
