Zo krijg je stakeholders mee tijdens een Scrum-Project

Stakeholders meekrijgen lijkt vaak lastig, zeker in een hiërarchische organisatie. De aanname is dat Scrum niet geschikt is voor traditionele organisaties waar beslissingen vaak door meerdere managementlagen moeten worden goedgekeurd. Niets is minder waar: al sinds 2012 Scrummen we bij Netvlies succesvol met onder andere advocatenkantoren en semi-overheidsinstanties. In dit blog deel ik op basis van onze eigen ervaringen en die van onze klanten een aantal tips om draagvlak voor je Scrum-project te creëren bij directie en andere stakeholders.

Tijdens een Scrum-project realiseer je op een flexibele manier binnen een vooraf bepaald tijdsbestek het best haalbare product. Een divers development team werkt in Sprints van twee tot drie weken parallel aan een werkend (deel)product. De verschillende disciplines zitten letterlijk naast elkaar en kunnen makkelijk schakelen en mogelijke problemen tackelen. Zo heb je kortere lijntjes, meer focus en lever je in korte tijd een product op dat live kan. Dit vraagt om een intensieve samenwerking. Daarom krijgt de Product Owner (PO) - een afgevaardigde van de klant - een werkplek bij ons op kantoor. Samen Scrummen is in de praktijk namelijk nóg effectiever. 

De PO beschikt over domein- en productkennis en hakt op locatie namens de klant knopen door. Stakeholders moeten hiervoor aan de PO vertellen wat zij nodig hebben van het product, zodat het product voldoet aan de wensen van de organisatie en tegelijkertijd toegevoegde waarde oplevert voor stakeholders. Het is belangrijk dat de PO mandaat heeft en de rest van de organisatie zijn of haar beslissingen respecteert. Dit laatste is in een hiërarchische organisatie vaak wat lastiger. Tijdens een Sprint moet snel worden ingesprongen op onverwachte ontwikkelingen. In korte tijd moeten knopen worden doorgehakt, zodat het development team verder kan. Toch zijn concessies soms nodig. Als PO zul je vaak ruimer in moeten plannen en budget achter de hand moeten houden voor onvoorziene tegenvallers. Spelbrekers zullen zeker de kop opsteken, maar je kunt ze zoveel mogelijk elimineren door alle stakeholders mee te nemen in het project. Hoe je dat doet?

Verdiep je als PO in je stakeholders

Zorg dat je voor het project begint, weet wie je bondgenoten zijn en hoe je de stakeholders betrokken gaat houden. Hoe ga je ze informeren? Hoe neem je ze mee in het project? Waar zijn ze gevoelig voor? Hoe kun je ze beïnvloeden? Als je dit van te voren weet, kun je hier vanaf dag 1 op inspelen. Plot je stakeholders bijvoorbeeld op onderstaande ‘power/ interest matrix’ van Gardner et al. (1986) - of een vergelijkbare variant - zodat je weet waar hun interesses liggen en wat hun invloed is binnen de organisatie. Op deze manier krijg je meer inzicht in hun rol en kun je beter inspelen op hun wensen en behoeften tijdens het project. 

Begin je project met een interne enquête 

Voor een succesvol project is het belangrijk om stakeholders vanaf dag 1 te betrekken. Begin je project daarom met een interne enquête. Stakeholders krijgen de kans om input te leveren en jij kunt verwachtingen ophalen. Vraag in de enquête bijvoorbeeld wat men nu goed of slecht vindt aan de huidige website, wat voor klanten ze graag meer zouden aantrekken en welke ideeën ze hebben voor de nieuwe website en online marketing activiteiten. Vraag daarnaast of ze gedurende het traject op de hoogte willen worden gehouden. Zo haal je waardevolle input op, creëer je draagvlak én heb je stakeholders de kans gegeven input te leveren.

Tackle aannames met data

Een tip die eigenlijk voor elk project binnen elke soort organisatie geldt: tackle aannames met data. Voorkom discussies over smaak en keuzes maken op basis van aannames. Laat met data zien waarom optie A beter werkt dan optie B. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld online marketing quick scans (SEO, SEA en conversie-optimalisatie) van de huidige website en data uit een analytics programma.

Tussentijdse Sprint Reviews zorgen voor draagvlak

De doorlooptijd van een Scrum-project is kort en dat maakt snel schakelen, prioriteren en inspelen op nieuwe inzichten of ontwikkelingen extra belangrijk. Daarom houden we aan het eind van elke Sprint een Sprint Review. Het development team, de PO en de Scrum Master laten aan stakeholders zien waar ze de afgelopen Sprint aan hebben gewerkt. Stakeholders kunnen feedback geven en vragen stellen. Een belangrijk moment om intern draagvlak te creëren voor de website of webapplicatie. Bovendien voorkomt dit tussentijdse feedback moment dat stakeholders later - als het product live staat - pas aangeven dat een functionaliteit niet werkt zoals het hoort. Het is aan de PO om te bepalen wat de prioriteit van de feedback is en of daarom de insteek van de volgende Sprint moet worden aangepast en/of prioriteiten verschoven moeten worden. Houd de Sprint Review op je eigen kantoor, zodat zoveel mogelijk stakeholders kunnen deelnemen. Of juist bij het bureau op locatie, zodat stakeholders kunnen zien waar hun website of webapplicatie ontwikkeld wordt. 

Volg een PO training

Tijdens een PO training leer je wat de rol van PO precies inhoudt en welke rechten en plichten hierbij horen. Zo weet je wat er in het Scrumteam en de interne organisatie van je verwacht wordt. Na zo’n training kun je precies aan je collega’s uitleggen wat wel en niet jouw verantwoordelijkheden zijn én hoe de Scrummethodiek werkt.