Scrum biedt veel voordelen
We merken steeds weer dat er – wanneer we voor het eerst met een nieuwe klant gaan scrummen – best veel op zo’n klant afkomt. Scrummen kan dan ook spannend zijn, maar brengt wel een aantal belangrijke voordelen met zich mee:
- Als klant bepaal jij de prioriteit en invulling van je wensen
- Scrum waarborgt een intensieve en efficiënte samenwerking
- Scrum biedt de mogelijkheid om bij te sturen op basis van voortschrijdend inzicht
- Uren worden optimaal besteed aan het product in plaats van aan documentatie
- Via Scrum wordt er in korte tijd een functioneel product gerealiseerd
Daarnaast helpt Scrum ons om grip op een proces te krijgen, mede dankzij de intensieve samenwerking met de klant die actief deel uitmaakt van het proces. En dáár komt de Product Owner (ofwel: PO) om de hoek kijken. De PO is namelijk de afgevaardigde van de opdrachtgever die onderdeel wordt van het Scrum-team. En met ‘onderdeel uitmaken’ bedoel ik ook letterlijk dat je als PO een werkplek krijgt bij ons op kantoor en intensief aan het project meewerkt. Een goede PO kan hierbij het verschil maken tussen wel of geen succesvol traject. Het is dus van groot belang om te weten wat er van een PO wordt verwacht.
Dit verwachten we van een PO
Waarom de rol van de PO zo belangrijk is en wat we van een goede PO verwachten, leg ik je graag uit aan de hand van de volgende criteria:
Een goede PO...
- beschikt over domeinkennis
- kent de prioriteiten en weet wat voor zijn of haar organisatie belangrijk is
- is continu betrokken
- is beschikbaar
- heeft mandaat
- presenteert de tussentijdse demo
- houdt de achterban op de hoogte
#1 Een goede Product Owner beschikt over domeinkennis
Als Product Owner formuleer je de wensen die je tijdens de sprints gerealiseerd wilt hebben en vul je deze in op de lijst (backlog) met wensen (user stories). Je moet hiervoor over voldoende kennis van je organisatie beschikken én bekend zijn met de verschillende belangen van belangrijke stakeholders en van de doelgroep. Deze domeinkennis is onmisbaar bij het invullen van de wensenlijst. Het grote verschil met andere projectmethodieken zoals de watervalmethode (toch vaak het betere ‘ik-gooi-het-over-de-schutting-en-veel-succes-ermee’-werk) is dat je als Product Owner nauw betrokken bent bij – en deel uitmaakt van – het team. Dát zorgt namelijk voor een ideale combinatie van de domeinkennis van de PO met de online expertise van specialisten van Netvlies.
#2 Een goede Product Owner kent de prioriteiten en weet wat voor zijn of haar organisatie belangrijk is
Je formuleert als PO niet alleen de wensen, maar kent er ook de waarde voor de organisatie (business value) toe. Op basis van de toegekende prioriteit pakt het Scrum-team in een sprint een deel van de wensen uit de backlog op. Het mooie van Scrum is dat je als PO in staat bent om deze prioriteit op basis van voortschrijdend inzicht tijdens het project te wijzigen! Zo ben je er als PO dus zeker van dat je je budget constant investeert op de functionaliteiten die jij voor je organisatie het meest van belang vindt. Stel: aan het begin van het project leek een uitgebreide blogmodule een goed idee voor het verhogen van de klantenbinding. Maar nadat je hebt gespard met directe collega’s en met leden van het Scrum-team besef je dat een blog het meest effectief is als er ook actief op content marketing wordt ingezet. Doordat Scrum superflexibel is, kun je op dat moment als PO bepalen dat je de blogmodule vooralsnog alleen in de basis wilt laten opzetten en de vrijgekomen ruimte (lees: uren) wilt inzetten voor andere wensen. De ideeën voor de uitgebreide blogmodule (zoals het toevoegen van uitgelichte verhalen in een blogoverzicht) kunnen op de backlog blijven staan en na livegang kan er worden gestart met een basic content marketing strategie en SEO. Op basis van de resultaten kan de blog vervolgens verder worden geoptimaliseerd met functionaliteiten die daarop inspelen. Het is daarom essentieel dat het Scrum-team de prioriteit kent, zodat in elke sprint de meest relevante functionaliteiten kunnen worden opgeleverd. Zoals je ziet, heb je als PO de regie over de volgorde waarin de wensen (user stories) worden gerealiseerd. Daarnaast stelt Scrum je als Product Owner in staat om de prioriteit van wensen aan te passen en/of op een gewijzigde situatie in te spelen. Daarmee beïnvloed je direct welke wensen (user stories) het team bij een volgende sprint oppakt om te voldoen aan de nieuwe inzichten.
#3 Een goede Product Owner is continu betrokken
Tijdens een sprint werkt het team aan een deelproduct. En alle deelproducten samen vormen een website of een webapplicatie. Een sprint heeft daarom vaak een bepaald thema waaraan wordt gewerkt, zoals ‘homepage’ of ‘product-detailpagina’. Om er zeker van te zijn dat de functionaliteiten die binnen de sprint worden ontwikkeld aan de afgesproken verwachtingen voldoen, keur je als PO alle gerealiseerde taken goed. Wanneer een front-end developer bijvoorbeeld de navigatie heeft gestyled, zal hij of zij deze door de Product Owner laten verifiëren. Wanneer de PO alle subtaken heeft afgerond en geverifieerd, zal de wens op het Scrum-board worden verplaatst naar ‘DONE’. Door het verifiëren van de user stories gaat al het opgeleverde werk via de PO en kan er nooit een mismatch in verwachtingen ontstaan.
#4 Een goede Product Owner is beschikbaar
Om intensief binnen het Scrum-team te kunnen samenwerken, moet je als PO zowel op kantoor als via andere kanalen beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden, keuzes te maken en wensen te verifiëren. We weten uit ervaring dat het prettig werkt wanneer de PO aan het begin, in het midden en aan het eind van de week op kantoor aanwezig is zodat hij of zij op verschillende momenten de voortgang van de sprint kan zien en binnen het team snel kan schakelen. Doordat je een eigen werkplek krijgt in de ruimte van het team, kun je zowel aan het project als aan andere zaken werken. We zien dat veel PO’s in het begin even moeten wennen aan hun nieuwe (extra) werkplek, maar dat hun aanwezigheid écht helpt om snel te overleggen en keuzes voor het project te maken. Bovendien: het project waaraan je werkt is van grote waarde voor je organisatie, dus het is eigenlijk niet meer dan logisch dat we samen de tijd investeren die nodig is om de best haalbare kwaliteit te realiseren.
"Het verbaast me eerlijk gezegd een beetje dat ik nog niet als werknemer van Netvlies op de website sta, aangezien ik daar de afgelopen maanden fulltime op kantoor aanwezig ben geweest. Scrum draagt écht bij aan een fijne en efficiënte samenwerking, met een super resultaat als gevolg!"
Constance Vermeij, Channel Marketing – Lamb Weston Meijer
Daarnaast is het simpelweg goed voor de samenwerking en de communicatie wanneer je als PO letterlijk met het team samenwerkt. Het kost je misschien meer tijd dan je binnen een samenwerking gewend bent, maar juist deze investering in tijd levert door de korte lijntjes en de effectieve samenwerking binnen het team veel tijdwinst op.
#5 Een goede Product Owner heeft mandaat
Om binnen het team vlot te kunnen schakelen, moet je als PO snel knopen kunnen doorhakken, zodat het team op basis van de gemaakte keuzes kan doorwerken, wensen kan afronden en de volgende wens kan oppakken. Stel: na de planning poker van een sprint moeten er nieuwe ontwerpen – op basis van een eerder goedgekeurde stijl – voor bijvoorbeeld een productfilter of een zoekresultatenpagina worden gerealiseerd. Zouden deze (afgeleide) ontwerpen eerst weer binnen je organisatie moeten worden goedgekeurd en heeft het MT pas over drie weken tijd om bij elkaar te komen, dan zal het werk van de programmeurs stil komen te liggen. Dat leidt tot vertraging binnen de sprint en waarschijnlijk ook tot inefficiënt gebruik van het budget. Het is dus belangrijk dat je als PO op gezette tijden binnen je eigen organisatie om input vraagt en updates over de projectstatus verstrekt. Voor Netvlies ben je als PO immers de schakel tussen ons en jouw gehele organisatie. Als PO vertegenwoordig je dus onze opdrachtgever, maakt je keuzes op basis van de feedback vanuit je interne organisatie en vul je de backlog aan met wensen waarmee het team aan de slag gaat. Kortom: een PO met mandaat is essentieel om met behulp van leidende keuzes op snelheid en koers te blijven.
#6 Een goede Product Owner presenteert de tussentijdse demo
Je plaatst als PO zelf content, maar presenteert vervolgens ook een tussentijdse demo aan de belangrijkste stakeholders. Je vraagt je misschien af: “Waarom presenteert Netvlies het resultaat niet?”. Simpel: omdat jij als PO de regie over de wensen hebt, ben je helemaal op de hoogte van de gerealiseerde functionaliteiten en dát stelt je volledig in staat om deze wensen goed te presenteren. Bovendien ken je je organisatie en de achtergrond en weet je als PO exact wie de feedback geeft en waar deze vandaan komt. Alleen de PO is bovendien volledig op de hoogte van de eigen organisatie én van de vorderingen van het Scrum-team. Het is dus ook aan jou als PO om te besluiten of de tijdens de demo gegeven feedback wordt meegenomen in de volgende sprint óf een plekje krijgt op de product backlog.
#7 Een goede Product Owner houdt de achterban op de hoogte
En dan, last but not least: stakeholder management. De PO houdt de belangen binnen de eigen organisatie in de gaten en bepaalt hoe daarmee wordt omgegaan. Daarmee ben je als PO het enige lid van het Scrum-team dat directe lijnen heeft met de disciplines binnen het team, met de Scrum Master én met de stakeholders. Zo wordt voorkomen dat stakeholders met verschillende belangen zich rechtstreeks in het team gaan mengen. Tegenstrijdige signalen en keuzes zorgen immers voor onduidelijkheid over welke keuzes leidend zijn en leiden daarmee tot ruis en inefficiëntie. Stel: stakeholder 1 vraagt de developer om buttons blauw te maken, maar de volgende dag belt stakeholder 2 met de wens om ze groen te maken. Omdat in zo’n situatie niemand een leidende keuze maakt, zal het team meer tijd kwijt zijn dan nodig was geweest. Het is dus aan de PO om de achterban op de hoogte te houden en waar nodig bij het project te betrekken, bijvoorbeeld bij een beslissing die veel impact heeft.
Product Owner Training
Je ziet: een goede Product Owner moet over de nodige kwaliteiten beschikken en vervult een cruciale rol bij het realiseren van een succesvol Scrum-project. Maar het is uiteraard niet nodig om je daardoor te laten afschrikken. Het is namelijk mede de taak van de Scrum Master om de Product Owner waar nodig te coachen en te adviseren. Bovendien starten we elk nieuw Scrum-project met een Product Owner training op maat waarinje als PO in korte tijd wordt bekendgemaakt met alle ins en outs van Scrum.
Leer in een uur de basis van Scrum
Meld je aan voor ons gratis webinar en leer in één uur de basis van Scrum. Na dit webinar weet je wat Scrum is, hoe het werkt en kun je zelf aan de slag met de projectmethodiek.
Meld je gratis aan
Geen blogs missen uit deze serie?
Meld je hieronder aan voor onze e-mailupdates, waarbij je ook kunt aangeven welke onderwerpen je het meest interessant vindt. Lees ook onze eerdere blogs in deze serie:
Gehanteerde begrippen
- Sprint: een iteratie van 2 of 3 weken waarin een multidisciplinair team een set van wensen (user stories) oppakt.
- User story: één specifieke wens op basis van een afgekaderde functionaliteit.
- Conditions of satisfaction: per user story bepaalt het team wat er moet gebeuren om de user story af te kunnen ronden.
- Product backlog: de verzameling van wensen die in het product kunnen komen. Deze wensen (user stories) hebben allemaal een unieke prioriteit op basis waarvan ze tijdens de sprints worden opgepakt. Dit zorgt ervoor dat een wens – hoe onrealistisch ook – altijd op de backlog kan staan, zolang de prioriteit maar klopt. Een backlog is overigens project-overstijgend: wanneer na een half jaar een optimalisatiesprint wordt gehouden, is de (herziene) backlog daarbij nog steeds het uitgangspunt.
- Product Owner: de afgevaardigde van de opdrachtgever die bij het team op kantoor zit. De PO kan ter plaatse knopen doorhakken en vragen beantwoorden en houdt daarmee de vaart erin. Het is belangrijk dat de PO hiervoor voldoende tijd en mandaat krijgt van zijn of haar organisatie.
- Story points: deze staan voor de complexiteit van een wens, voor alle teamleden samen. Hoe meer user stories je inschat, hoe meer referentie je hebt om tot een goede inschatting te komen.