Scrum ontleed: hoe werkt het Scrum board?

datum 01 december 2021

auteurSaskia de Klerk

VOORDELEN VAN EEN SCRUM BOARD

Project voortgang bijhouden en bewaken

Bij Netvlies passen we al jaren de projectmethodiek Scrum toe. Onze projecten zijn sneller af, de samenwerking verloopt prettiger en de kwaliteit van het eindproduct gaat omhoog. Regelmatig krijgen we van organisaties zonder Scrum-ervaring vragen over Scrum. In een serie blogs geef ik hier, samen met mijn collega Scrum Masters, antwoord op.

In dit blog zoom ik in op het Scrum board. Dit is een handig hulpmiddel om de stand van zaken binnen een Sprint inzichtelijk te maken. Ik licht toe wat de rol van het Scrum board in het Scrumproces is, hoe je het gebruikt en welke (digitale) tools je als Scrum board kunt gebruiken.

Onderaan dit blog vind je een begrippenlijst waarin ik de Scrum-termen uit de blog uitleg.

Daily Scrum voor een fysiek scrum board.

Hoe werkt Scrum?

Tijdens een Scrum-project werkt een multidisciplinair team in Sprints parallel aan een product, zoals een website, webshop of mijn-omgeving. Een Scrumteam bestaat veelal uit Developers, Designers, Marketeers, een Scrum Master en een Product Owner (PO). De PO is een afgevaardigde van de klant die bij het team op kantoor zit, aan het project meewerkt en namens de klant ter plekke knopen doorhakt. Een Sprint is een afgebakende tijdsperiode, vaak twee a drie weken, waarin het team een set van wensen oppakt. Een Scrum-project bestaat uit meerdere sprints.

De wensen die worden opgepakt, noemen we user stories: een specifieke wens op basis van een afgekaderde functionaliteit van het product. Alle wensen die in het product kúnnen komen, staan in een product backlog. Aan elke user story wordt een prioriteit toegekend. Tijdens een Sprint worden de user stories op volgorde van prioriteit opgepakt.

Om een user story te realiseren, is vaak input van meerdere disciplines nodig. Als je een winkelmandje wilt bouwen, moet een designer een design maken, een frontender het design omzetten in een werkend eindproduct en een backender aan de achterkant zorgen dat de producten ook daadwerkelijk worden toegevoegd. Tot slot doorloopt een tester testscenario’s om na te gaan of alles werkt zoals de gebruiker mag verwachten. Bij elke user story worden per discipline subtaken uitgewerkt, zodat de voortgang op discipline niveau kan worden bijgehouden.

Wat is een Scrum board?

Het Scrum board is een visuele weergave van de status van alle user stories en bijbehorende taken. Het is een hulpmiddel om volgens het Scrum framework te kunnen werken. Het board kan fysiek in een ruimte hangen, digitaal zijn of een combinatie van beide.

Als een taak is bijgewerkt of afgerond, wordt dit door de teamleden bijgewerkt op het Scrum board. Zo wordt de voortgang van het project bijgehouden. Hoeveel user stories zijn opgepakt? Welke user stories moeten door de klant geverifieerd worden? Wat kan getest worden? De taken en user stories worden op volgorde van prioriteit toegevoegd en ingedeeld in 4 kolommen:

to do: alle taken die nog uitgevoerd moeten worden binnen de Sprint
doing: alle taken waar op dit moment aan gewerkt wordt
to verify: alle taken die door de klant en/of tester geverifieerd moeten worden
done: alle taken binnen de Sprint die zijn afgerond

Het doel is om aan het einde van de Sprint alle taken onder ‘done’ te hangen.

Werken met een Scrum board heeft een aantal voordelen:

je ziet in één oogopslag wat de algemene voortgang van het project is;
je kunt snel zien waar elk teamlid mee bezig is;
je kunt snel inzichtelijk maken op welke user story of taak het team vastloopt;
het werkt motiverend om visueel weer te geven hoe ver je bent;
het biedt een bepaalde transparantie richting de klant over de voortgang van het project;
het is een fijn praatstuk tijdens de Daily Scrum om te laten zien waaraan je gewerkt hebt en waaraan je gaat werken;
en het bevordert de samenwerking tussen het team en de PO.

Fysiek Scrum board

Het fysieke Scrum board bevindt zich in de ruimte waar het Scrumteam aan het project werkt. Het is een laagdrempelige en relatief goedkope tool. Met een lege muur of whiteboard, post-its en pennen kom je al een heel eind.

Fysiek Scrum board inrichten

Regel een whiteboard of lege muur en deel deze op in 4 kolommen. Print de user stories uit en hang deze, in volgorde van prioriteit, aan de linkerkant van het bord. Plak voor elke taak een post-it op. Schrijf op de post-it de naam en/of een korte omschrijving van de taak. Idealiter heeft elke discipline een eigen post-it kleur om de voortgang per discipline makkelijker bij te houden.

Voordelen fysiek Scrum board

Het grote voordeel van een fysiek Scrum board is dat je alleen maar van je computerscherm hoeft op te kijken om de voortgang te zien. Anders dan bij een digitaal board heb je vrij snel zicht op de algehele status van het project. Je hoeft immers niet door een digitaal board te scrollen en/of op specifieke user stories te klikken voor meer informatie. Door de post-its zie je per story direct welke taken nog open staan. Bovendien kun je snel taken verplaatsen, taken toevoegen en prioriteiten (de volgorde van de stories) wijzigingen.

Ook is het prettig om de Daily Scrum voor de ‘Scrum muur’ te houden en het bord als praatstuk te gebruiken. Je kunt makkelijk aantekeningen maken en het board bijwerken. Bovendien kan het extra motiverend werken om een taak of user story fysiek naar ‘done’ te verplaatsen.

Digitaal Scrum board

Met online tools, als Jira of Trello, kan een digitaal Scrum board worden gemaakt. De indeling en werkwijze blijft op hoofdlijnen hetzelfde. Een digitaal Scrum board is op elke locatie en op elk device bereikbaar en kan dus plaatsonafhankelijk worden bijgewerkt. Ook kan de PO tijd- en locatieonafhankelijk de voortgang bijhouden, dus ook op dagen dat hij niet bij het team op kantoor aanwezig is. Dit geldt uiteraard ook voor thuiswerkende teamleden.

Voordelen digitaal Scrum board

Digitaal is veelal meer ruimte om een user story of taak te omschrijven. Vaak is het mogelijk om user stories uit de backlog, vaak een Excel-sheet, rechtstreeks naar het digitale Scrum board te exporteren. Halverwege een Sprint is eenvoudig terug te lezen hoe een specifieke functionaliteit en wens is uitgedacht.

Daarnaast kun je op een digitaal board eenvoudig extra informatie en opmerkingen toevoegen of een taak aan iemand anders toewijzen. In de meeste tools kun je een ander, bijvoorbeeld de PO, mentionen in je bericht. Als je via deze weg een vraag stelt, kan de ander dit eenvoudig terugvinden en weet hij direct om welke user story, taak of vraag het gaat. Extra fijn: als je gementioned wordt of een taak aan jou is toegewezen, krijg je hier vaak direct bericht, bijvoorbeeld een mail, van.

Als een tester een bug vindt, wordt een extra taak, in de vorm van een ‘issue’, aan de desbetreffende user story toegevoegd. Digitaal is het makkelijker om issues aan te maken en de benodigde informatie om het issue te reproduceren toe te voegen, bijvoorbeeld in de vorm van screenshots en urls. De developer kan gerichter vragen stellen over de issue.

Daarnaast blijft de geschiedenis van een story of taak behouden. Als een tester een issue heeft aangemaakt, kan je snel terugvinden wat de bug exact inhield en de conversatie over de oplossing, tussen de developer en tester, teruglezen. Dit is bijvoorbeeld handig als je later in een Sprint of het project een soortgelijke bug tegenkomt.

Jira

Bij Netvlies werken we met een fysiek én digitaal Scrum board in Jira. Jira is ideaal voor technische Agile projecten. Het Jira bord is zo ontworpen dat het aansluit op het Scrum framework. Zo kan per project een backlog en actieve sprint worden aangemaakt. Een actieve sprint is opgedeeld in 4 kolommen: to do, doing, to verify en done.

User stories worden geprioriteerd op basis van business value en kunnen eenvoudig vanuit de backlog worden toegevoegd aan een actieve sprint. Onder user stories kunnen aparte taken voor elke discipline worden aangemaakt en issues, zoals een bug, worden toegevoegd.

Trello

Trello is een populaire online projectmanagement tool. Per project maak je een bord aan waar je lijsten (of kolommen) kunt toevoegen. Vervolgens kun je kaarten aan de lijst toevoegen en hier labels, teamleden, checklisten, bijlagen en deadlines aan toevoegen. De backlog en actieve sprint lostrekken van elkaar werkt in Trello iets omslachtiger: je moet namelijk een nieuw bord aanmaken en de lijsten en kaarten van het ene naar het andere bord verplaatsen.

Jira vs. Trello

Ga je voor het eerst Scrummen of een kleiner project draaien, dan is Trello een prima tool om mee te starten. Het doel is immers om snel inzicht in de status van het project te krijgen. De meeste mensen vinden Trello laagdrempeliger en gebruiksvriendelijker. Het voordeel van Jira is dat developers meer details kwijt kunnen in een taak en een speciale taak-kaart voor bugs en issues kunnen aanmaken.

Welke tool je ook kiest, het is vooral belangrijk dat het team een vaste werkwijze hanteert en duidelijke afspraken met elkaar maakt. Welke rol heeft de tool in jullie Scrumproces? Hoe maak je taken aan onder een user story? Hoe leg je bugs vast?

Het Scrum board en samenwerken op afstand

Onze vaste werkwijze in Jira kwam tijdens de coronacrisis en het vele samenwerken op afstand goed van pas. Samenwerken op afstand gaat een stuk efficiënter als iedereen altijd toegang heeft tot het Scrum board en de voortgang kan bijhouden.

Wel hebben we ervaren dat het belangrijk is om nóg preciezer met Jira om te gaan. Toen teamleden nog dagelijks naast elkaar zaten, werd vaak snel overlegd over user stories, functionaliteiten of bugs. De gemaakte afspraken of conclusies werden niet altijd vastgelegd in Jira, omdat de collega’s in dezelfde ruimte werkten en vanzelf werden aangehaakt. Nu collega’s gedeeltelijk thuis en op kantoor werken is het extra belangrijk om dit altijd vast te leggen in Jira, zodat iedereen op de hoogte is en alles terug kan vinden.

Meer weten over Scrum?

In dit blog heb ik je meegenomen in één specifiek onderdeel van het Scrumproces. In ons gratis webinar Scrum voor Beginners lichten we alle onderdelen en Scrum-events toe. Na het webinar weet je wat Scrum is, hoe het werkt en kun je zelf aan de slag met Scrum.

Meld je gratis aan

Begrippenlijst

Product Owner (PO) | De afgevaardigde van de klant die bij het team op kantoor zit. De PO kan ter plekke knopen doorhakken en vragen beantwoorden en houdt zo de vaart erin. Het is daarom belangrijk dat de PO hiervoor van zijn of haar organisatie voldoende tijd en mandaat krijgt.

Scrum Master | De Scrum Master dient de PO en het (ontwikkel)team. Hij coacht, faciliteert, motiveert en verwijdert belemmeringen in het project en/of voor het (ontwikkel)team. Daarnaast is de Scrum Master ervoor verantwoordelijk dat Scrum wordt begrepen en goed wordt toegepast.

Sprint | Een iteratie van 2 of 3 weken, waarin een multidisciplinair team een set van wensen (user stories) oppakt.

User story | Een specifieke wens, op basis van een afgekaderde functionaliteit.

Product Backlog | De verzameling van alle wensen die in het product kunnen komen. Deze wensen (user stories) hebben een unieke prioriteit op basis waarvan ze tijdens de sprint worden opgepakt.

Daily Scrum | Dagelijkse meeting van het Scrumteam waarin het team kort bespreekt wat zij na de vorige Daily Scrum hebben gedaan, wat zij vandaag gaan doen, waar zij hulp bij nodig hebben en waar zij (eventueel) tegenaan lopen.