Wat is een social intranet?

datum 21 augustus 2020

auteurTomas van den Nieuwendijk

Een blog over efficiënt samenwerken

Het intranet als digitale werkplek

Veel organisaties hebben een intranet of hebben plannen voor een social intranet. Niet onterecht, want een goed ingericht (social) intranet kan vrijwel iedere organisatie efficiencyvoordelen opleveren. Wat is het verschil tussen een (traditioneel) intranet, extranet en een social intranet? Hoe maak je van een intranet een digitale werkplek? In dit blog licht ik de verschillen toe, op basis van mijn ervaring met verschillende intranetten.

Medewerkers van Netvlies bekijken samen berichten op het social intranet.

Verschil traditioneel intranet

Bij een traditioneel intranet staat hiërarchie en eenrichtingsverkeer van informatie centraal. Vaak wordt het intranet beheerd door een of meerdere contentbeheerders. Het intranet heeft standaard functionaliteiten, zoals een telefoonklapper, een corporate nieuwsfunctie, een prikbord en eenvoudig documentbeheer. Informatie wordt met name gezonden vanuit de organisatie top naar de medewerkers. In elke gevallen kunnen medewerkers op berichten reageren.

Social intranet

Naar aanleiding van de populariteit van social media is een vertaalslag gemaakt naar het intranet. De communicatie is centraal komen te staan door laagdrempelig contact met collega’s in zogenaamde informatiesilo’s (‘streams’). Deze technische oplossing faciliteert ook samenwerking in groepen, op ‘LinkedIn/Facebook’-achtige wijze. Denk aan een zorgteam dat bij collega’s informeert of een thuiszorgpool tijdelijk kan worden overgenomen, kennisdeling met en tussen vertegenwoordigers die veel op de weg zijn en elkaar nauwelijks zien of documenten delen in een projectgroep.

Medewerkers abonneren zich op berichten van afdelingen of elkaar of op verschillende onderwerpen. Zo ontstaat een eenvoudigere kennisdeling tussen afdelingen. Deze manier van communiceren kan de e-mailstromen significant terugdringen en zorgt dat collega's veel laagdrempeliger kennis met elkaar kunnen delen.

Bij een goed intranet staat de gebruiker en zijn informatiebehoeften centraal.

Digitale werkplek

Tegenwoordig is een social intranet een stuk breder en zou de definitie 'digitale werkplek' beter op zijn plaats zijn. Het intranet - bestaande uit een combinatie van een traditioneel en sociaal intranet en webbased bedrijfssoftware - ondersteunt je in je dagelijkse werkzaamheden. Zo heb je met een digitale werkplek slechts één omgeving met alle bedrijfsinformatie, in plaats van 15 verschillende systemen.

Werkprocessen en -procedures naar het web

Voor veel van onze klanten ontwikkelen we een intranetmodule als laag tussen het intranet en de (bestaande of geselecteerde) bedrijfssoftware die de werkprocessen ondersteunen.

De bedrijfssoftware maakt dan geheel of gedeeltelijk deel uit van het intranet. Met behoud van de eigen kracht van de applicatie. Met als grote voordeel dat je op één plaats, het intranet, zaken als urenadministratie, kilometeradministratie of het boeken van vergaderruimtes kunt regelen.

Het werkt een stuk prettiger om dit op één plek en in één herkenbare omgeving te kunnen doen, waarbij gebruikers alleen de opties zien die voor hen relevant zijn. Bovendien is het intranet responsive: het werkt onafhankelijk van tijd, locatie en apparaat (pc, tablet, smartphone), ongeacht of de gekoppelde bedrijfssoftware responsive is opgezet.

Als het intranet de gebruikers helpt hun werk beter en sneller te doen, wordt een grote efficiencyslag gemaakt en stijgt de medewerkerstevredenheid.

Efficiënter samenwerken en communiceren

Vaak worden interne communicatie tools ‘langs elkaar heen’ gebruikt. Het is niet altijd duidelijk waar je bepaalde informatie vindt of waar collega’s van andere afdelingen of locaties mee bezig zijn. Dat maakt samenwerken en kennis delen een stuk lastiger. Zeker voor organisaties waar medewerkers letterlijk verder van elkaar af staan, zoals de wijkteams van een thuiszorginstelling. Een social intranet biedt dan uitkomst. Het creëert een flexibele, digitale werkplek dat werken vanuit één systeem en efficiënt samenwerken vanuit tweerichtingsverkeer faciliteert.

Efficiënt communiceren in crisistijd

De coronacrisis zorgde voor de nodige samenwerkings- en communicatieuitdagingen. Interne communicatie, informeren en betrekken van medewerkers zijn in een crisis van groot belang. Onze klant Reinier van Arkel liet zien hoe je met een social intranet tijdens een crisis op afstand met elkaar in contact blijft en bewaakt dat iedereen te allen tijden over de meest recente protocollen en nieuwsberichten beschikt. In deze situatie bleek een overzichtelijk, gebruiksvriendelijk intranet voor de zorg onmisbaar.

Nieuwsgierig? Lees de ervaringen van Reinier van Arkel rondom samenwerken in crisistijd in mijn vorige blog.

Verschil extranet

Een extranet is in feite een deel van het intranet dat toegankelijk is voor derden. Met als doel om bepaalde bedrijfsinformatie en gegevens beveiligd beschikbaar te stellen aan klanten, leveranciers en andere partners. Ook met ons social intranet is zo’n extranet variant mogelijk. Het onderhouden van contacten met leveranciers en afnemers of zorgpartners en cliënten verloopt soepel via de integratie van wat we eerder een ‘extranet’ zouden noemen.

Neem contact op

Samenvattend is een social intranet niet het zoveelste systeem, maar het ultieme, optimaal effectieve communicatieplatform. Nieuwsgierig hoe zo’n social intranet er voor jouw organisatie uit kan zien? Neem contact met ons op om vrijblijvend kennis te maken met ons social intranet. We laten zien hoe ons intranet werkt en hoe je het kunt implementeren in je organisatie.

Het intranet als digitale werkplek

Verschil traditioneel intranet

Social intranet

Digitale werkplek

Efficiënter samenwerken en communiceren

Verschil extranet

Neem contact op

Waarom stoppen met lezen...

Hoe het social intranet van NautaDutilh inspireert en verbindt

Hoe zet je tijdens een crisis een social intranet in?

5 voordelen van een social intranet