De beroepsbevolking heeft de afgelopen vijftien, twintig jaar gezien dat het werk razendsnel digitaliseerde. Softwarehuizen zijn als paddenstoelen uit de grond geschoten. Een applicatielandschap bestaat vaak uit tientallen softwarepakketten. Software voor het primaire proces (ERP), software voor de HR-processen, VOIP-software en niet te vergeten de vertrouwde Office-omgeving. Wie al jaren bij een organisatie werkt, heeft de groei van het aantal pakketten stap-voor-stap meegemaakt. Voor wie aanstaande maandag in dienst treedt, kan het een flinke zoektocht zijn/wie heb je waarvoor nodig, welke applicatie je waarmee kan helpen en wat het bedrijfsbeleid omtrent verschillende processen inhoudt.
Koppelingen met het intranet
Een hyperlink kun je nauwelijks een volwaardige koppeling noemen, maar ook een verzameling actuele links met een korte beschrijving kan je collega’s een zoektocht besparen. Door informatie uit externe applicaties in te laden in je intranet, kunnen collega’s tijd besparen en/of foutongevoeliger werken. Denk aan het tonen van bestandsinformatie, het rooster van de dag of het indienen van een declaratie. In plaats van de diverse applicaties die de gebruiker moet onthouden, biedt het intranet een centrale werkplaats en startpagina voor de werkdag. Door de koppeling met de netwerklogin, kan een voor de medewerker relevant intranet worden voorgeschoteld. 
Hello Workspace is het label binnen Netvlies waarbinnen social intranetten worden ingebed in organisaties. De webapplicatie is gebouwd op het open source framework Symfony. Een belangrijke reden waarom we voor dit platform hebben gekozen is de eenvoud in het met koppelen met andere systemen. Daardoor is het in vrijwel alle gevallen mogelijk om te koppelen, ook wanneer er geen standaard API voorhanden is. Door werkprocessen naar het intranet te halen creëer je een centrale plaats waar deze plaatsvinden. Medewerkers weten de weg naar het intranet te vinden, want daar zien zij bijvoorbeeld in één oogopslag hun agenda van de dag, relevante managementinformatie of de stand van zaken van een lopend project. Wat de meerwaarde van het maken van koppelingen tussen je intranet en veelgebruikte interne systemen is, zal ik voor de vijf momenteel populairste koppelingen uiteen zetten.
1. ADFS / Azure AD
Op de eerste plaats staat de authenticatiedienst. Oftewel: de koppeling met je Windows-netwerk. Niets is zo vervelend voor medewerkers om wéér een gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord te moeten onthouden. Maar ook vanuit veiligheidsoogpunt is het fijn te weten dat wanneer een medewerker uit dienst treedt, het intranet gelijk met het uitschakelen van het Windows-account, ontoegankelijk wordt voor deze ex-medewerker. Met OpenID / OAuth 2.0 koppelen we met hetzelfde doel moeiteloos met Google Suite, waarmee we zelf werken, maar momenteel wat minder wordt geïmplementeerd.
2. HR-software
De personeelsadministratie is de afgelopen jaren aardig ontlast met tal van applicaties om de HR-processen te ondersteunen. Denk aan digitaal aanbieden van salarisstroken, verlof- en verzuimadministratie en opleidingsplatformen. Binnen intranetten wordt veelvuldig gekoppeld met HR-pakketten. Veelvoorkomende koppelingen beogen het ontsluiten van personeelsgegevens (namen, functies, contactgegevens) binnen het ‘smoelenboek’. Deze gegevens zijn vervolgens weer eenvoudig te raadplegen middels de zoekfunctie. Hier zit tijdwinst in voor de medewerker die de vakgenoten van filiaal X, Y of Z willen raadplegen. Andere functionaliteiten zijn de ontsluiting van salarisstroken of het aanvragen van verlof.
3. Office 365
Collega’s kunnen nu op één centrale plaats, binnen de juiste context, live samenwerken aan documenten (Word, Excel) met Office 365. Waar voorheen Office-bestanden als bijlagen aan een bijdrage (social post, handboek, nieuwsitems, agenda-items, …) werden gekoppeld, zie je dat je met Office 365 de volgende stap in samenwerken zet. Via het social intranet houd je grip op je processen en projecten. Alle context is te vinden op het intranet, gecombineerd met agenda-items en eventueel andere bronnen, werken gebeurt in Office.
4. Sharepoint
‘Sharepoint? Koppel je met Sharepoint? Sharepoint is toch zelf een intranet?’. Ja, dat kán het zijn. Maar er zijn tal van organisaties voor wie Sharepoint niet interessant is als intranet. Redenen hiervoor zijn; Kosten voor het opzetten en beheren van een intranet op basis van Sharepoint zijn te hoog; Organisatiewensen zijn lastig of niet in te willigen (denk aan maatwerkkoppelingen en -widgets) Aanvullend op Hello Workspace doet Sharepoint waar het van oudsher goed in is: een centrale DMS-rol, die wordt ontsloten in het intranet.
5. Roostersoftware
Het werkrooster op een groot ruitjesvel of fysiek planbord, dat komt nog wel eens voor. Dat werkt vaak prima. Denk aan het planbord bij de garage. Steeds vaker wordt digitaal geroosterd en is dit een van de meest gewenste koppelingen. Zo begint je werkdag niet alleen op het intranet, maar kun je de hele dag door terecht op het intranet voor je belangrijkste informatiebehoeften. 
Benieuwd of jouw applicatielandschap kan worden gecentraliseerd binnen één omgeving voor communicatie en samenwerking? Neem dan contact op met Michaël of mij.
Een gratis concrete business case
Bij het introduceren van een nieuw intranet ga je niet over een nacht ijs. Naast de functionele invulling van het systeem speelt het kostenaspect vaak een doorslaggevende rol in het beslissingsproces. Een sterke business case maakt van je intranetproject een vanzelfsprekendheid. Tijdens ons gratis webinar van 18 mei a.s. helpen we je in 45 minuten aan een plan van aanpak. Een concrete business case en volop gelegenheid voor interactie en vragen. Ja, daar wil ik bij zijn! (video wordt nagezonden)