Webapplicatie Armarium helpt advocatenkantoren met digitaal procederen

Bij Netvlies wordt sinds 2016 hard gewerkt aan een bijzondere webapplicatie, speciaal ontwikkeld voor de advocatuur. Deze speelt in op een grote verandering in de rechtspraak, namelijk het afschaffen van de ‘ouderwetse’ papieren dossiers en een volledige digitalisering van de rechtspraak. Waar er nu bij een rechtszaak, vaak via koeriers, stapels papieren over en weer gaan tussen de rechtbank, eiser en gedaagde, is ieder kantoor straks verplicht dit volledig digitaal te doen. Een grote uitdaging voor veel kantoren. En Armarium is dé webapplicatie die speciaal ontwikkeld is om dit proces voor advocatenkantoren zo soepel en beheersbaar mogelijk te maken. In dit blog vertel ik meer over dit project.  

Programma Kwaliteit En Innovatie (KEI) van de Rechtspraak

De Rechtspraak in Nederland heeft besloten mee te gaan in de digitalisering van de samenleving. Procedures moeten daarom sneller en eenvoudiger. Dát is het doel van het programma Kwaliteit En Innovatie rechtspraak (KEI). Digitaal of elektronisch procederen wordt verplicht voor de advocatuur in 2017. De Rechtspraak heeft een portaal gemaakt waar de advocaat zijn stukken kan indienen. Maar naar eigen zeggen van de Rechtspraak zelf biedt dit portaal slechts het minimale, en in het voor veel advocatenkantoren te beperkt in haar mogelijkheden. Een professioneel advocatenkantoor met meerdere lopende zaken zal ook meer functies verwachten dan datgene wat mijnrechtspraak.nl biedt. Daarom heeft de Rechtspraak een aansluitpunt gemaakt. Hierop kunnen softwareleveranciers een oplossing aansluiten die wel voorziet in de wensen van de advocaat.  

Ontwikkeld voor en met de advocatuur

Armarium speelt precies hier op in en is opgericht om advocatenkantoren te helpen met de digitale communicatie met de Rechtspraak, waarbij het zorgt dat advocatenkantoren overzicht behouden in alle lopende zaken, de communicatie met partijen, zakenadministratie en bewaking van termijnen. Waar mijnrechtspraak.nl een communicatiekanaal is, kan Armarium volledig geïntegreerd worden in de eigen werkomgeving en binnen de eigen processen. Om zeker te weten dat het product perfect aan zou sluiten bij de wensen van de advocatuur, is het niet alleen voor, maar ook met de advocatuur ontwikkeld. Armarium heeft 7 van de grotere advocatenkantoren van Nederland aangesloten als ‘launching customer’. Bij deze 7 kantoren zijn in totaal bijna 1.000 advocaten werkzaam, waarmee Armarium al direct 5% van de markt bedient met haar product. Naast de Launching Customers zijn er ondertussen ook al diverse andere kantoren die de keuze hebben gemaakt voor Armarium, zodat zij zeker weten dat ze straks klaar zijn voor KEI, bij de invoering later dit jaar. Om het adoptieproces optimaal te laten verlopen binnen de kantoren verzorgt Armarium trainingen en opleidingen om medewerkers en advocaten ook inhoudelijk voor te bereiden op de aankomende verandering en de nieuwe software.  

Inzicht in alle lopende zaken en termijnen van kantoor

Waar je met het standaard platform mijnrechtspraak.nl één overzicht per advocaat hebt, heb je met Armarium als kantoor een totaaloverzicht van alle (opende en afgeronde) zaken binnen een kantoor, bij alle gerechtelijke instanties in Nederland. Hierbij kan er worden gewerkt met autorisatieniveaus en kunnen naast advocaten bijvoorbeeld ook secretaresses inloggen. Daarnaast zit er een standaard termijnbewaking in, waarmee kantoren automatisch worden gewaarschuwd als een (reactie)termijn voor een bepaalde zaak bijna verloopt. Zo ontstaat een compleet overzicht van zaken en termijnen binnen een kantoor, waarbij Armarium de advocaat en zijn team centraal stelt.  

Optimale efficiëntie door koppeling met Document Management Systeem

Om Armarium naadloos aan te laten sluiten binnen de interne processen van een kantoor, wordt er een koppeling gemaakt met alle grote Document Management Systemen (DMS) die gebruikt worden binnen de advocatuur. De eersten die opgepakt zijn, zijn die van Contentworker (Sharepoint), NetDocuments en iManage Work. Door de koppeling met een DMS heb je met een paar klikken de juiste documenten bij de hand, en kan je deze versturen vanuit Armarium, zonder eerst in te moeten loggen op andere systemen en bestanden over en weer te moeten downloaden en uploaden.  

Armarium en Netvlies

Armarium is een dochterbedrijf van Netvlies. Het is opgericht samen met Robert Stallmann, die met zijn bedrijf Nossob al 15 jaar een software oplossing aanbiedt voor roladministratie en termijnbewaking voor advocatenkantoren. Door de kennis van Netvlies, Robert en de 7 launching customers te combineren, is het ons gelukt om een product op te zetten dat gebruiksvriendelijk, snel en veilig is, en exact aansluit bij de interne processen van advocatenkantoren.  

Focus 2017:  opschalen en doorontwikkeling

Inmiddels is de eerste oplevering gedaan en zijn de eerste kantoren aan de slag met het inrichten en/of gebruiken van Armarium. Onder deze klanten zitten veel top50 kantoren, zoals Kennedy Van der Laan en Poelmann van den Broek Advocaten. Deze kantoren zijn er zeker van dat ze bij de invoering van KEI klaar zijn voor de digitaliseringsslag. Sterker nog, vanwege de mogelijkheden die Armarium biedt voor termijnbewaking en zakenadministratie, kunnen deze kantoren er al direct hun vruchten van plukken en de software intern uitrollen binnen de organisatie, en iedereen hier gewend aan laten raken. Voor Armarium ligt de focus voor 2017 op het aansluiten van meer kantoren (ook de minder grote kantoren), en het verder uitbreiden en optimaliseren van het product, op basis van input van de kantoren die er reeds mee werken. Benieuwd naar Armarium en de gevolgen van KEI voor advocatuur? Volg het gratis webinar van Armarium, waarin je in een uur helemaal wordt bijgepraat.