PIM software: wat is het en wat kun je ermee?

Een interessante trend die we de afgelopen jaren bij onze klanten zien, is de inzet van een Product Information Management (PIM) tool. Maar wat is PIM software nu eigenlijk precies en wat kun je ermee? En – misschien nog wel belangrijker: wat levert een PIM je op? In mijn eerste blog van deze PIM-serie licht ik aan de hand van vijf vragen de basis van PIM toe.

#1 Wat is een PIM?

Laten we beginnen met een definitie: een PIM is een online tool (of een softwarepakket) waarmee je productinformatie beheert, verrijkt en koppelt aan andere systemen binnen je organisatie (of erbuiten).

#2 Wat kun je met een PIM?

Een PIM is dé centrale plaats waar álle productinformatie staat. Deze informatie kan worden:

• Geïmporteerd vanuit bepaalde systemen, zoals een ERP-pakket;
• Verrijkt binnen de PIM, bijvoorbeeld met tien taalversies, tags, marketingteksten of visuals;
• Geëxporteerd naar bijvoorbeeld je webshop, een app, technische datasheets of software waarmee je brochures opmaakt.

De meeste PIM’s bevatten bovendien standaard allerlei handige opties die je nodig kunt hebben bij toepassingen die met deze productdata werken, zoals:

• Cross selling, upselling en alternatieve producten

Geeft je de mogelijkheid om je webshop-bezoekers aanverwante, vergelijkbare of duurdere producten en/of accessoires aan te bieden om je omzet en klantwaarde te verhogen.

• Kanalen

Hiermee bepaal je eenvoudig welke productinformatie op welk kanaal wordt getoond. Heb je een groothandel in verf, dan kun je bijvoorbeeld instellen welke productinformatie moet worden getoond op je webshop, in de app voor eindgebruikers en op datasheets die in de winkels liggen.

• Talen

Je kunt de productinformatie in je ERP-systeem uitbreiden met zoveel taalversies als je maar wilt. Ideaal voor het internationaliseren van je webshop!

• Koppelingen en export/importmogelijkheden

Vaak zijn dit combinaties van standaardintegraties met bekende softwarepakketten die je de mogelijkheid geven productinformatie te delen via een API of een export/importmogelijkheid.

• Completion dashboard

Hoeveel procent van je producten is momenteel voorzien van een review, extra taalversie of visual? Een completion dashboard geeft je overzicht in één oogopslag!

Samenvattend is een PIM dus gespecialiseerd in één ding: productinformatie. Meer specifiek: in het beheren, verrijken en ontsluiten van productinformatie. En dat is een mooi bruggetje naar de volgende vraag.

#3 Wat kun je niet met een PIM?

Voor alle duidelijkheid: een PIM is écht alleen bedoeld voor het beheren van productinformatie. Wat je – in tegenstelling tot wat nog weleens wordt gedacht –niet in een PIM kunt regelen, is bijvoorbeeld:

• Klanten of consumenten direct laten zoeken of bestellen via je PIM;
• Niet-productgerelateerde informatie of media (zoals een bannercampagne of algemene folders) beheren;
• Voorraadinformatie bijhouden;
• Klantdata c.q. CRM informatie beheren.

#4 Wat levert een PIM je op?

De belangrijkste twee concrete doelen die je met een PIM bereikt, zijn:

• Efficiëntie

Het inrichten van een PIM kan in eerste instantie veel tijd kosten. Maar uiteindelijk zorgt een PIM ervoor dat je veel sneller en onafhankelijker van andere systemen productinformatie kunt managen.

• Consistentie

Doordat je je data op één centrale plaats beheert – in plaats van te laten ‘rondzwerven’ in allerlei tools – wordt de kwaliteit van je data op termijn beter en betrouwbaarder.

#5 Wanneer begin je met een PIM?

Vaak besluiten organisaties tot de inrichting van een PIM op het moment dat ze:

• Starten met een ontwikkeling van een nieuwe webshop of app;
• Productdata aan een partner willen aanleveren;
• Een omnichannel e-commerce strategie willen ontwikkelen.

Waarom? Simpel: omdat ze op dát moment ontdekken dat hiervoor eerst de basis op orde moet worden gebracht. In veel gevallen vervangt een PIM dan ook een hele reeks Excelsheets binnen een organisatie. Of een wirwar van tools vol productinformatie die niet aan elkaar gekoppeld zijn en waarbij elke tool slechts een deel van de complete productinformatie bevat. Het mag duidelijk zijn dat je door de fragmentatie van al die stukjes data niet het maximale eruit haalt.

Met een PIM scheid je de verantwoordelijkheden tussen systemen en zorg je voor flexibiliteit in de toekomst. Stel dat je over drie jaar je webshop of app wilt vervangen, dan is dat met een PIM een stuk eenvoudiger. Je bent dan immers niet afhankelijk van de data in andere systemen. Je voegt met een PIM weliswaar een schakel toe aan je IT-landschap, maar maakt het zo wél eenvoudiger om andere schakels aan te passen of te vervangen doordat je voor je productinformatie slechts één systeem nodig hebt.

Meer PIM-blogs in aantocht

Dit blog is een introductie op PIM voor wie daar nog weinig kennis van heeft. De komende tijd zal ik in een aantal nieuwe blogs dieper ingaan op specifieke aspecten van PIM, zoals de manier waarop je een PIM inricht en beschikbare toepassingen en tools.

Reageren?

Heb je specifieke vragen over PIM? Laat het me dan weten via de chatfunctie rechtsonder op de website. Of stuur je vraag via onze contactpagina.