Nadat Netvlies in 2012 van een gelaagde organisatie was getransformeerd in een zelfsturende organisatie, schakelden we arbeids- en organisatiepsycholoog Stijn van den Bosch in om via individuele coaching diverse collega’s te helpen zich beter thuis te gaan voelen in hun nieuwe rol. Dat beviel zo goed, dat we de samenwerking met Stijn sindsdien hebben voortgezet en zijn gestart met een meerjarig teamcoaching programma, dat in 2015 van start ging. Het doel van dit traject is om te leren hoe we met respect voor ieders eigen kwaliteiten als één geheel opereren, goed samenwerken en daardoor succesvoller zijn. Omdat ik erg enthousiast ben over deze aanpak en vind dat meer organisaties zouden moeten werken met een organisatiepsycholoog, vertel ik je graag wat meer over onze ‘Stijn Sessies’ en wat deze ons hebben opgeleverd.
Hoe het begon
Laat ik je even meenemen naar het begin. In een zelfsturende organisatie wordt je beoordeeld op je bijdrage aan de organisatie, maak je je eigen jaarplan en krijg je veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Kortom: een heel verschil met een gelaagde organisatie, waarin vooral top-down wordt gestuurd. Veel collega’s worstelden aanvankelijk dan ook met de invulling van hun nieuwe – en vooral vrijere – rol. Van veel mensen was die rol namelijk omgegooid, lang nog niet alles was duidelijk en er werd van iedereen meer zelfstandigheid verlangd. Projectmanagers waren er bijvoorbeeld niet meer, dus teams moesten leren zélf hun projecten te managen.
Daarnaast introduceerden we rond dezelfde tijd de projectmethodiek Scrum, waarbij klanten een werkplek bij ons op kantoor krijgen en intensief met de leden van het projectteam samenwerken en overleggen. Nu willen we niet anders meer, maar toen was het wel even wennen. We hadden de ‘spelregels’ bovendien niet tot in detail uitgewerkt om te voorkomen dat ze de beoogde vrijheid in de weg zouden zitten. Al met al zorgde dat voor onzekerheid, want wat werd er nu eigenlijk van je verwacht in dit nieuwe organisatiemodel? En hoe zat het nou met dat individueel beoordelen, terwijl samenwerking in teamverband en het behalen van organisatiedoelen misschien wel belangrijker waren dan ooit?
Van individueel traject naar teamcoaching
Toen een collega aangaf behoefte te hebben aan individuele coaching in dit proces, faciliteerde Netvlies daarin door organisatiepsycholoog Stijn – die zich heeft gespecialiseerd in sociale psychologie en faciliterend leiderschap – in te schakelen. Geïnspireerd door de positieve verhalen kozen al snel meer collega’s voor Stijn als coach en zo ontstond spelenderwijs een intensievere samenwerking. Een logische vervolgstap was teamcoaching, waarbij de focus lag op het bevorderen van de samenwerking binnen (project)teams: hoe geef je constructief feedback aan elkaar, hoe spreek je elkaar op een goede manier aan en hoe neem je je eigen verantwoordelijkheid als professional?
Veel problemen in professionele omgevingen worden veroorzaakt doordat mensen niet optimaal samenwerken. Zo ontstaan frustraties. Daar gaat veel energie aan verloren, waardoor er minder efficiënt en met minder plezier wordt gewerkt.
Stijn van den Bosch, Organisatiepsycholoog
Leren jezelf te durven zijn
Het eerste traject – zes sessies per team voor vier teams van acht man – vond plaats in de eerste helft van 2015. De eerste sessie was daarbij gericht op het stimuleren van openheid, kwetsbaarheid en verbondenheid, waardoor een sfeer ontstond waarin iedereen zichzelf durfde te zijn. De feedback na deze eerste sessie was unaniem: “Wow, zó hebben we elkaar nog nooit leren kennen.” Hierna maakte Stijn een analyse per deelnemer en van Netvlies als geheel. Op basis van deze ‘nulmeting’ konden de teams de focus bepalen voor de vervolgsessies. Hierin keken we vervolgens naar de onderliggende processen – vaak op psychologisch niveau – die aan de basis liggen van gedrag en manieren van samenwerken. Ook kregen de deelnemers handvatten om processen te veranderen vanuit hun eigen gedragsverandering.
Als je output wilt als organisatie, moet je kijken welke knoppen je op mensniveau moet aanraken. Wil je bijvoorbeeld innoveren, dan moet je mensen de ruimte geven om zichzelf te durven zijn, fouten te maken en daar samen van te leren.
Stijn van den Bosch, Organisatiepsycholoog
Stijn vertelde me over zijn eerste ervaringen bij Netvlies het volgende: “Wat ik bij Netvlies zag, was een team gepassioneerde professionals die veel liefde voor het vak hebben en ergens superspecialist in zijn. Een valkuil was wel dat veel mensen de lat voor zichzelf en voor Netvlies zó hoog legden dat er een soort eilandgedrag ontstond: ze waren soms te veel bezig met hun eigen doelen en ambities en streefden daarbij dan het belang van de organisatie en het team voorbij. Ook gaven mensen aan dat er door de waan van de dag te weinig aandacht was voor trots en voor het delen van successen. Daardoor waren ze zich te weinig bewust van het mooie van het bedrijf en van de projecten waarmee ze dagelijks mee bezig zijn.”
Mooie resultaten
Tot nu toe hebben de Stijn Sessies ons enorm geholpen om als organisatie te groeien in de transitie naar zelfsturing. We zijn dan ook heel blij met de resultaten tot nu toe:
#1 We werken beter samen
We geven elkaar steeds beter feedback en weten beter hoe we onze eigen grenzen moeten aangeven. Ook hebben we geleerd om elkaar beter te benaderen, stil te staan bij ons eigen gedrag en gezamenlijk te reflecteren op groepsprocessen. En we kijken beter naar de verdeling van kwaliteiten binnen projecten. En dat komt het eindresultaat zeker ten goede!
#2 We zijn meer tevreden
Op basis van de enquête die we maandelijks binnen de organisatie uitzetten, kunnen we constateren dat de tevredenheid onder medewerkers is toegenomen (afgelopen maand was dit een 8 gemiddeld). Collega’s vermelden daarbij regelmatig dat de Stijn Sessies hieraan een positieve bijdrage hebben geleverd.
#3 We zijn zelfverzekerder
Door veiligheid tussen de teams te creëren, is de zelfverzekerdheid op groepsniveau toegenomen. Collega’s hebben elkaar beter leren kennen en zagen dat veel mensen met dezelfde problemen zitten. Daardoor is er meer cohesie ontstaan. We durven eerder het achterste van onze tong te laten zien, waardoor we individueel en als team zijn gegroeid.
#4 We genieten meer van successen
Zoals ik hiervoor al schreef: veel collega’s vonden dat er door de waan van de dag te weinig aandacht was voor trots en voor het delen van successen. Daar hebben we direct werk van gemaakt met de introductie van de Oogappels: een Netvlies-award voor (on)opvallend goed werk. Daarnaast hebben collega’s afgelopen jaar een hackathon opgezet, en worden er wekelijkse lunch talks georganiseerd waarin collega's vertellen wat hen bezighoudt.
En we gaan door
Omdat we dagelijks de meerwaarde ervaren, geven we ook in 2017 een vervolg aan dit zogeheten Synthese-traject. Daarbij richten we ons met name op het versterken van het lerend vermogen binnen de organisatie om – zowel voor onze klanten als voor onszelf – tot betere resultaten te komen.
Door mensen te helpen zichzelf, elkaar en hun organisatie beter te leren kennen en begrijpen, gaan ze beter samenwerken en worden ze individueel én samen succesvoller.
Stijn van den Bosch, Organisatiepsycholoog
Meer weten over deze sessies of onze zelfsturende organisatie? Stel je vraag via de chat of neem contact met ons op.