Jeroen Thoolen De 5 meest gestelde vragen over Scrum

Netvlies organiseert periodiek kennissessies over uiteenlopende onderwerpen, waarbij onze experts hun kennis delen met relaties. Vorige maand stonden de sessies in het teken van de ontwikkelmethodiek Scrum en hoe deze bij Netvlies wordt toegepast. In dit blog deel ik de antwoorden op de vijf meest gestelde vragen die we tijdens onze sessies kregen.

1. Hoe borg je als opdrachtgever vooraf dat je de gewenste functionaliteit krijgt binnen budget en op tijd, gecombineerd met de flexibiliteit van Scrum?

Bij Scrum betekent, door te werken met sprints van een week of 2-3, een deadline ook echt een deadline. Samen met de product owner (de klant) wegen en prioriteren we functionaliteiten zo, dat we samen een Minimal Viable Product (MVP) kunnen afstemmen: een minimaal aanvaardbare oplevering waarop we commitment geven deze te gaan halen. Hierbij worden (deel)functionaliteiten zo geprioriteerd, dat er ruimte voor nieuwe inzichten blijft zonder het risico te lopen dat de meest essentiele (deel)functionaliteiten niet kunnen worden opgeleverd. Minder essentiele (deel)functionaliteiten kunnen eventueel vervallen als (deel)functionaliteiten vanuit nieuwe inzichten belangrijker zijn. Het team geeft commitment af voor het gezamenlijk behalen van het MVP en de opdrachtgever is tijdens de ontwikkeling doorlopend op de hoogte van de voortgang en heeft veel invloed op het eindresultaat.

2. Valt Scrum te combineren met andere methodieken, zoals PRINCE2?

Deze vraag werd me nooit eerder gesteld, maar werd afgelopen twee weken meerdere keren gesteld, zowel vanuit profit als overheden. PRINCE2 richt zich met name op formele processen en deliverables en helpt bewaken het project ‘business-driven’ te houden. Het is dus een raamwerk voor de business maar zegt niets over hóe de business doelen te bereiken. Scrum blinkt juist uit in pragmatiek; effort steken in je product in plaats van ‘papierwerk’ en in die zin zouden deze twee elkaar moeten kunnen aanvullen. De zeven PRINCE2 principes bestrijden nergens het Agile Manifesto volgens welke Scrum werkt, behalve waar PRINCE2 productgericht is en Scrum ‘user-centered’.

Scrum binnen de PRINCE2-processen

Figuur: Scrum ingebed in PRINCE2

Combineer ik de processen van PRINCE2 met die van Scrum, dan past Scrum in het ‘hoe’ deel van de ‘stages’ van de realisatie. Ik ben erg benieuwd of dit werkt en zal er zeker weer een artikel aan wijden als ik een success story heb gevonden!

3. Wanneer géén Scrum?

Scrum is een middel en geen doel op zich. Een lineaire projectmethodiek (‘Waterval’) met meer oog voor definitie, verslaglegging en documentatie kan prima werken. Projecten die zich over het algemeen minder goed lenen voor Scrum (uiteraard gaat dit niet 100% op) zijn:

1. Projectscope is beperkt en/of goed te overzien

Er is weinig ruimte voor interpretatieverschillen, te verwachten veranderingen (voortschrijdend inzicht), koppelingen of anderszins redenen voor een scope change. De projectbeschrijving past dus op 1 A4-tje. De Watervalmethodiek kan prima toereikend zijn.

2. Formele organisatie opdrachtgever

Met name grotere organisaties en overheden vereisen vaak veel vastlegging en verslaglegging. In veel gevallen is dat zelfs wettelijk verplicht, bijvoorbeeld bij overheden die moeten kunnen reageren op een Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB)-verzoek. Bij Scrum gaat tijd en energie zitten in het product en niet in documentatie en is hierdoor mogelijk geen geschikte methode. Onlangs heb ik een project gedraaid met een PO die zelf verslaglegging deed. Het kan dus wel, maar je moet vooraf goed afwegen of Scrum dan wel de juiste methodiek voor je is. 

3. Hiërarchische besliscultuur

Een sprint gaat snel. De doorlooptijd is 2-3 weken, wat betekent dat er snel moet worden gehandeld. Na de Sprint 0, waarin de strategie bepaald wordt en we het hierboven genoemde MVP hebben bepaald, is er voldoende tijd om zaken af te stemmen met andere stakeholders in de organisatie. Maar daarna gaan we echt knallen en in korte tijd deelprojecten opleveren. We kunnen we bij beslissingen op detailniveau geen weken wachten op een fiat van een leidinggevende, want dan is het sprintdoel bij voorbaat niet haalbaar. 

4. Weinig tijd bij de Product Owner

De PO-rol is misschien wel de belangrijkste rol in het Scrumteam. De domeinkennis van de PO gecombineerd met de online expertise van de teamleden vormen samen de kracht van Scrum. Wanneer de PO te weinig met het team kan werken neemt de kwaliteit (omvang, functionaliteiten) evenredig af. Andersom hoe meer een PO aanwezig is, hoe sneller kan worden geacteerd en hoe meer in praktijk wordt opgeleverd (lean). De PO krijgt bij Netvlies een werkplek en internetverbinding en kan dus gedurende het project aanwezig zijn in de scrumruimte en toch met het eigen werk bezig zijn. Dit bevordert de betrokkenheid met het team en laagdrempeligheid. Een goede richtlijn is twee dagdelen per week fysiek aanwezig, aangevuld met vaste belmomenten. Ervaringen met interim product owners wisselen. De meerwaarde van de PO zit hem niet in het goed kunnen project managen, maar in de domeinkennis. De PO-rol zal dan ook nooit door een collega binnen Netvlies vervuld worden. Waar de PO hulp nodig heeft bij het project managen en stakeholder management, zal de scrummaster assisteren.

5. Product Owner op afstand

We hebben in het verleden meermalen gescrumd met een PO via Skype, Hangouts en/of andere online tools. De ervaring leert ons daarbij dat fysieke aanwezigheid zeer waardevol en soms zelfs cruciaal kan zijn. Beschikbaar zijn voor vragen vanuit het team kan prima telefonisch, maar meekijken op het scherm bij een vormgever of ontwikkelaar en toegang tot het Scrumboard werkt het best. Door aanwezig te zijn weet je goed wat er speelt in het team en vang je eventuele discussies op tussen teamleden. Uiteraard is een full-time aanwezigheid geen must.

4. Wat is de impact van de Scrum-methodiek voor de opdrachtgever?

Dat hangt af van de inrichting van de organisatie van de opdrachtgever. Scrum is gebaseerd op vertrouwen en weinig vastlegging. Van de opdrachtgever wordt verwacht dat een PO wordt aangesteld met mandaat. De opdrachtgever moet er bovendien op kunnen vertrouwen dat deze PO samen met Netvlies tot het gewenste resultaat komt op basis van een te verdelen pot uren en het combineren van elkaars expertise. De impact hangt dus af van hoe ver de structuur (beslishiërarchie) en cultuur van de opdrachtgever is.

5. Hoe bepaal je als opdrachtgever of je de juiste PO hebt aangesteld?

Zowel opdrachtgevers als de PO zelf (doorgaans een medewerker) zijn soms bezorgd of de aangestelde PO aan de verwachtingen kan voldoen, vooral wanneer die niet duidelijk zijn. Bij aanvang van het project wordt daarom de PO door de Scrummaster van het project ingewijd in de belangrijkste projectonderdelen. Daarnaast neemt de Scrummaster de PO de eerste sprints mee door het proces. De Scrum-methodiek voorziet erin aldoor te evalueren. Niet alleen is een vast onderwerp tijdens de dagelijkse stand-up ‘waar loop ik tegenaan’, ook eindigt elke sprint met een retrospective: een laagdrempelige methode om de sprint te evalueren. Ervan uitgaand dat een project meerdere sprints telt, is er dus altijd een tijdig moment waarop gesignaleerd kan worden dat de PO hulp nodig heeft. Het komt slechts zeer zelden voor dat een PO wordt vervangen. Wel komt het voor dat de PO al dan niet tijdelijk een rechterhand krijgt op onderdelen van het project.

[webinar_scrum]

Trend in overheidsland

Overheden tonen steeds meer interesse in Scrum. In veel aanbestedingen is het zelfs een eis. In een eigen ervaring met een overheid werd het gebrek aan definitie en vastlegging door de PO opgelost. Hierbij werd een minutieus verslag bijgehouden van het proces en werden alle beslissingen, inclusief overwegingen, gedocumenteerd. Een prima work-around om de flexibiliteit van Scrum te combineren met de verplichte vastlegging.

Mede-oprichter Netvlies, mede-oprichter Hello Workspace Jeroen Thoolen

Jeroen helpt organisaties de balans te vinden tussen business en IT: ontwikkelen strategie en concept van bedrijfsoplossingen en implementaties ervan, zoals portalen, (social) intranetten, bedrijfssoftware.

Over Jeroen Thoolen

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.