Koen van Dijk Van dikke ordners naar dynamische webapplicatie: de Metrokaart van DON Bureau

Over DON Bureau

DON Bureau, opgericht in 2006, ondersteunt onder meer Rijkswaterstaat, provincies, gemeenten en haven- en waterschappen bij de implementatie en verdere ontwikkeling van assetmanagement. Met dertig medewerkers treedt het advies- en ingenieursbureau op als intermediair tussen strategie en operatie. Provincies – een belangrijke klantengroep – schakelen de expertise van DON Bureau onder meer in als het gaat om assetmanagement. Assets zijn bijvoorbeeld de wegen in een provincie, inclusief de beheerobjecten op en rond deze wegen zoals verkeersregelinstallaties, kunstwerken als tunnels en viaducten, groenvoorzieningen en dergelijke.

Vraag: hoe maken we informatie en processen beter toegankelijk?

Het is de verantwoordelijkheid van elke organisatie, zoals bijvoorbeeld een provincie om ervoor te zorgen dat haar assets goed (blijven) presteren, dat ze goed worden onderhouden én dat de kosten ervan beheersbaar blijven. Provincies werken hierbij doorgaans met processen die tot in detail zijn vastgelegd. Dat levert uiteraard een enorme hoeveelheid informatie op, die toegankelijk moet zijn voor alle betrokken partijen. En dat zijn er heel wat, variërend van interne afdelingen tot allerhande leveranciers en onderaannemers.

DON Bureau merkte dat er bij veel partijen een stevige uitdaging ligt in het beheren en eenvoudig raadplegen van deze informatie. In veel gevallen wordt informatie namelijk vastgelegd in dikke ordners en/of omvangrijke pdf-documenten. Dat is niet erg flexibel en niet gemakkelijk in gebruik. Daarnaast kunnen de talrijke relaties tussen processen en personen niet goed inzichtelijk worden gemaakt, wat er uiteindelijk in resulteert dat mensen niet de afgesproken processen volgen.

dynamische webapplicatie - proces

 

Antwoord: een slimme webapplicatie

DON Bureau zocht naar een mogelijkheid om de processen te digitaliseren zodat de processen eenvoudiger te zijn gebruiken. De wens was een webapplicatie die de dikke ordners vervangt en het beheer van informatie veel inzichtelijker en eenvoudiger maakt. Vanwege de goede eerdere ervaringen met Netvlies vroeg DON Bureau ons om mee te denken over de manier waarop deze webapplicatie het beste zou kunnen worden gerealiseerd.

Scrum waarborgt deling van kennis en ervaring

Bij het ontwikkelen van een dermate complexe webapplicatie is het van essentieel belang om de knowhow van Netvlies optimaal te combineren met de kennis van de opdrachtgever, die alles begrijpt van de processen en de toekomstige gebruikers van de applicatie. De keuze om met de projectmethodiek Scrum te werken was daarom snel gemaakt. Niet alleen omdat je als opdrachtgever een werkplek krijgt bij Netvlies op kantoor – en dus fysiek deel uitmaakt van het projectteam – maar ook omdat DON Bureau al goede ervaringen met Scrum had bij de realisatie van een andere webapplicatie, de FMECA tool. Tijdens de realisatie van de website werkten dan ook twee mensen van DON Bureau bij Netvlies op kantoor intensief mee aan het project.

 

Van verdiepingssessie tot prototype

We begonnen het project met een verdieping van het vraagstuk door in een aantal sessies grondig te kijken naar de behoeften en de mogelijke oplossingen. De uitdaging hierbij zat hem met name in het zorgen voor een optimale gebruikservaring binnen de technische mogelijkheden en het realiseren van de webapplicatie binnen budget. Uiteindelijk resulteerden deze sessies in een prototype: een demo van de oplossing waarin de werking op hoofdlijnen werd gevisualiseerd en kon worden getoetst.

Netvlies dacht goed mee en kwam tijdens de realisatie met een prima oplossing voor het vraagstuk. Ze hebben ons bovendien aangenaam verrast met het eerste prototype, dat uiteindelijk de basis voor de rest van het project is geworden.

Manuel Magallon & Thomas Bax, DON Bureau

Metrokaart: gebruiksvriendelijk en inzichtelijk

De gekozen oplossing kreeg als werktitel ‘Metrokaart’. De manier waarop metrokaarten worden neergezet, bleek uiteindelijk namelijk een ideale vorm om de diverse processen, betrokken partijen en afhankelijkheden op een overzichtelijke manier te visualiseren. We hebben de webapplicatie zo ontwikkeld dat deze niet alleen gebruiksvriendelijk is voor wie informatie opvraagt, maar ook voor wie de informatie beheert. Met slechts enkele muisklikken en drag & drop-acties is een proces geüpdatet: een wereld van verschil met de oude situatie. Ook kan er worden gewerkt met diverse autorisatieniveaus, zodat het beheer eenvoudig per gebruiker kan worden ingesteld. Daarnaast kan een gebruiker inzicht krijgen in zijn eigen processen door het gebruik van filters.

Bekijk in het filmpje hieronder hoe eenvoudig het is om een proces te beheren via het Content Management Systeem:

Don Metrokaart from Netvlies Internetdiensten on Vimeo.

Het was enorm leuk om bij Netvlies op kantoor mee te werken aan het project. Je bent écht bezig als een team en zit heel dicht op de ontwikkelingen. Door de korte communicatielijnen is er bovendien nooit onduidelijkheid en werk je zeer efficiënt naar het eindproduct toe. Het is knap wat er in korte tijd is neergezet. Deze intensieve samenwerking heeft eraan bijgedragen dat we zeer tevreden zijn met de kwaliteit van het eindproduct.

Manuel Magallon & Thomas Bax, DON Bureau

Business Developer Koen van Dijk

Er zijn binnen Netvlies maar weinig mensen die kunnen tippen aan de veelzijdigheid van Koen. Van het uitwerken van een complete strategie tot een verkeerd geplaatste komma in de tekst. Koen zit er bovenop en onze klanten waarderen dat.

Over Koen van Dijk

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.