Martijn de Nijs Webapplicatie geeft gemeente Schiedam grip op leegstand

Gemeente Schiedam heeft te kampen met een bovengemiddeld hoge leegstand. Omdat de aanblik van al die lege winkelpanden de binnenstad natuurlijk niet aantrekkelijker maakt, werkt de gemeente er hard aan om deze leegstand tegen te gaan. De gemeente is voornemens een leegstandsverordening in te voeren. Deze verordening biedt de gemeente handvatten om met de eigenaren van leegstaande panden in gesprek te gaan. Om dit effectief te kunnen doen is het belangrijk dat de administratie rondom leegstand op orde is en de gemeente ook voldoende inzicht heeft.

Wij ontwikkelden voor de gemeente Schiedam een Betty Blocks webapplicatie die hen niet alleen helpt bij het versnellen van de administratie rondom leegstand, maar hen -door slim informatie te combineren- ook veel meer inzicht in de leegstand geeft, zodat ze hier effectief beleid op kunnen voeren. In dit blog vertel ik je graag wat meer over deze case.

webapplicatie gemeente schiedam - huizen

Probleemstelling

Voor je effectief beleid kunt voeren als gemeente is het belangrijk dat je weet wat er speelt.

Het inzicht verkrijgen in de leegstand was tot op heden administratief een heel karwei. Fysiek loopt een ambtenaar van de gemeente daarom elk kwartaal langs de panden van het verordeningsgebied om te checken of deze leeg staan of niet. De verzamelde informatie wordt op het gemeentehuis verwerkt.

Alle informatie over adressen, eigenaren en hun status werd tot op heden bijgehouden in een uitgebreide Excel-sheet. Hier krijg je als automatiseerder natuurlijk een beetje jeuk van, want dit is niet echt meer van deze tijd. Helaas zijn er nog ontzettend veel bedrijven en instanties die hun administratie, processen en/of projectinformatie met behulp van (voornamelijk) Excel-sheets bijhouden, met alle nadelige gevolgen van dien:

  • Gebrekkig versiebeheer (verschillende kopieën en versies van hetzelfde bestand);
  • Verschillende locaties (het meest actuele bestand zwerft rond in mailboxen, op fileservers, dropboxen van medewerkers, etc);
  • Geen koppelingen met andere databronnen;
  • Onoverzichtelijke rapportages;

Gelukkig is Schiedam een gemeente die open staat voor vernieuwing en ook nieuwe technische mogelijkheden niet schuwt! Al bovenstaande problemen / ergernissen zijn vrij eenvoudig op te lossen door gebruik van een webapplicatie. Daarnaast leent dit vraagstuk zich uitstekend voor het ontwikkelen met behulp van het Rapid Application Development platform Betty Blocks! (meer informatie over RAD en ons partnership met Betty Blocks kun je teruglezen in dit blog)

Ons applicatielandschap bevat veel legacy. We hebben behoefte aan vernieuwing en flexibiliteit om onze dienstverlening goed te kunnen leveren. Dat is de reden waarom we voor deze toepassing graag met Betty Blocks in zee wilden.

Anneke Dierkx, Projectmanager Gemeente Schiedam

Gebruik van open data

De gemeente vroeg ons of we waar mogelijk gebruik konden maken van open data. De gemeente is eigenaar van grote hoeveelheden gegevens en informatie, die zij nodig heeft voor de uitvoering van gemeentelijke taken. Een groot deel van deze gemeentelijke informatie is openbaar, maar in veel gevallen zijn de gegevens voor burger en bedrijfsleven niet makkelijk digitaal toegankelijk of (her)bruikbaar. Open data is de term die gebruikt wordt om (een deel van) deze gegevens en informatie beschikbaar en toegankelijk te maken voor iedereen.

Open data is overheidsinformatie die:

  • verzameld is in het kader van de uitvoering van een publieke taak;
  • gefinancierd is met publieke middelen voor de uitvoering van die taak;
  • openbaar is op grond van de Wet openbaarheid van bestuur;
  • bij voorkeur voldoet aan ‘open standaarden’;
  • bij voorkeur door een computer kan worden gelezen.

(bron: data overheid)

 

webapplicatie gemeente schiedam - open data platform

Bij de gemeente Schiedam is alle informatie over “adressen” in de gemeente openbaar en via het open data platform te raadplegen. Deze zogenaamde BAG-adressen kunnen via een API worden opgehaald en vormen zo een bron van informatie voor de administratie rondom leegstand. Uiteraard hebben we niet alle binnen de gemeente Schiedam vallende adressen nodig (ruim 41.000!), dus moet er slim gefilterd worden bij de import. Een BAG-adres bevat al ontzettend veel informatie over een pand, maar om effectief gesprekken met de eigenaren te kunnen voeren moest deze nog wel worden aangevuld met bijvoorbeeld:

  • foto’s van het pand;
  • perceelnummer;
  • informatie over de eigenaren (bijv. uit BRK);
  • informatie over de huurprijs;
  • bij het pand beschikbare documenten;
  • historie en mutaties;
  • gespreksnotities (met verwijzing naar o.a. briefnummers uit zaaksysteem).

Gelukkig kan het datamodel binnen het platform eenvoudig uitgebreid worden zodat alle benodigde informatie en hun onderlinge relaties een plekje kunnen krijgen.

Workshop

Tijdens een workshop met medewerkers op het gemeentehuis van Schiedam hebben we het proces rondom de leegstandsverordening besproken en alle wensen ten aanzien van de applicatie verzameld. Al pratend met de toekomstige gebruikers hebben we ter plaatse een werkend prototype “in elkaar geklikt”. Dus geen lange trajecten met stapels papier en functionele-  en technische ontwerpen. Integendeel: in een paar uurtjes op locatie hadden we een demo van de beoogde oplossing klaar waarbij de deelnemers aan de workshop ook direct hun input verwerkt zagen. Een enkeling durfde het zelfs aan om zelf “on-the-spot” overzichten in elkaar te knutselen wat wij erg tof vonden!

 

Ik vond de manier waarop de workshop ging heel snel en handig. Het werkt fijn om direct te zien wat je zou willen en het direct ook te kunnen laten aanpassen.

Anske Plante, Beleidsadviseur Economische zaken bij de Gemeente Schiedam

Deze manier van prototypen en nadenken over je webapplicatie draagt natuurlijk heel erg bij aan het enthousiasme en aan het draagvlak dat je wilt creëren onder de mensen die het moeten gaan gebruiken. Anders dan bij een systeem dat wordt opgelegd en waarbij de flexibiliteit soms ver te zoeken is. Het snel kunnen schakelen en tastbaar en begrijpbaar maken van de oplossingsrichting ervaren wij als één van de grote voordelen van ontwikkelen met Betty Blocks.

De ontwikkeling

Na de workshop met demo en alle extra feedback die we hierop hebben gekregen zijn we aan de slag gegaan met het bouwen van de “echte” applicatie. Hiertoe hebben we eerst alle functionaliteiten bepaald en afgestemd met de gemeente, om ze vervolgens stapsgewijs af te kunnen vinken. Daarnaast hebben we uitvoerig stilgestaan bij een efficiënte import van al die adresgegevens. Ook moest het beheer ervan zo gebruiksvriendelijk mogelijk worden gemaakt. Dit om het mogelijk te maken dat straks ook de stadswacht op straat via een tablet met de applicatie de actuele leegstand bij kan werken. De applicatie bevat ontzettend veel informatie, maar de gebruiker ziet alleen de informatie die voor hem daadwerkelijk relevant is, zodat hij snel en effectief te werk kan gaan.

webapplicatie gemeente schiedam - platform
Naast het versimpelen van de administratie rondom leegstand was het erg belangrijk voor de gemeente om voldoende inzicht in die leegstand te verkrijgen. Een belangrijk onderdeel van de applicatie die echt het verschil gaat maken met het “excelletje” is daarom het dashboard. Via het dashboard heeft de ambtenaar de beschikking over diverse overzichten, die exact aangeven hoe het met de leegstand gesteld staat. Ook worden leegstaande panden op de kaart van Schiedam geplot, zodat direct duidelijk is waar de probleemgebieden zich bevinden, hoe dit zich verhoudt tot het totale gebied enzovoort enzovoort. De diverse kengetallen die we samen met de gemeente hebben bepaald zijn door middel van één muisklik te bereiken en (waar nodig) te exporteren naar andere systemen.

webapplicatie gemeente schiedam - leegstand rapportage

 

Conclusie

In relatief korte tijd hebben we een webapplicatie opgeleverd die het proces rondom de leegstandsverordening binnen de gemeente drastisch versneld heeft en veel inzicht heeft verschaft. De applicatie is met veel enthousiasme ontvangen. Wij zijn zelf ook enthousiast en kijken alweer uit naar het volgende project dat we met Betty Blocks kunnen gaan uitvoeren!

Business Developer Martijn de Nijs

Energiek: dát is Martijn ten voeten uit. Hij doet het liefst 10 dingen op één dag, zegt niet graag nee en wil niks missen. Hij luistert goed, is oplossingsgericht, ziet overal kansen en heeft een heldere mening. Thuis verdeelt Martijn zijn aandacht tussen zijn vrouw, dochtertje en vrienden.

Over Martijn de Nijs

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.