De voordelen van werken met een Scrum kernteam

In 2010 waren we het eerste Nederlandse internetbureau dat ging ‘Scrummen’. Inmiddels zijn we bijna 10 jaar verder en willen we niet anders meer. Sterker nog: steeds meer van onze klanten Scrummen ook binnen hun eigen organisatie. Zelf werken we tijdens de realisatie en optimalisatie sprints met een vast kernteam dat op dezelfde momenten in dezelfde ruimte aan het project werkt. In dit blog leg ik je uit welke voordelen dit voor het Scrum-team én de klant oplevert.

Randvoorwaarden voor effectief Scrummen

Bij Scrum werken specialisten van verschillende disciplines in één team parallel samen met elkaar én met de klant aan een project. Een afgevaardigde van de klant vervult binnen het Scrum-team de rol van Product Owner (PO). Hij of zij beantwoordt vragen en hakt namens de klant knopen door. Deze werkwijze helpt om binnen een vooraf bepaald tijdsbestek op een snelle, efficiënte en flexibele manier het beste eindproduct te realiseren. Tenminste: als aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan. 

Een kernteam als stabiele factor

Een eerste vereiste is wat ons betreft dat een project binnen het Scrum-team wordt gedragen door een kernteam van circa 6 personen. Gedurende het Scrum-traject wisselt de samenstelling van het Scrum-team namelijk, omdat je niet alle disciplines in elke sprint nodig hebt. De leden van het kernteam zijn echter betrokken bij álle sprints van het Scrum-traject. Ze zijn hierdoor optimaal op elkaar ingespeeld, kennen alle ontwikkelingen, hebben goed overzicht over het project en kunnen snel schakelen. Hierdoor realiseert een Scrum-team met een vaste kern onder vergelijkbare omstandigheden per sprint aantoonbaar méér werk dan een Scrum-team zónder vaste kern! Doordat de leden van het kernteam ook deelnemen aan elke retrospective – de procesevaluatie van een afgelopen sprint – leren ze van elkaar en worden de vastgestelde verbeterpunten in een volgende sprint écht opgepakt. 

Daarnaast vinden we het heel zinvol om af en toe andere specialisten – van buiten het Scrum-team – aan het project te laten meewerken. Op deze manier beschikken meer mensen binnen de organisatie over kennis van de klant, het project en de toegepaste technieken en kan ongeplande afwezigheid van teamleden – bijvoorbeeld door ziekte – eenvoudig worden opgevangen.

Samenwerken in één ruimte

Ook de aanwezigheid en beschikbaarheid van het team heeft impact op het eindresultaat. Daarom hechten we er veel waarde aan dat het kernteam en de overige leden van het Scrum-team fysiek in één ruimte bij elkaar zitten om aan het project te werken. Op deze manier kunnen ze elkaar snel bijpraten, pikken ze gesprekken tussen andere teamleden op en kunnen ze makkelijk aanhaken, meepraten én bijdragen aan de oplossing. Bovendien kom je samen veel sneller tot beslissingen dan wanneer je op geplande momenten met elkaar blijft overleggen. Deze opzet werkt natuurlijk het beste als iedereen daadwerkelijk aanwezig is. Zelf hebben we daarom afgesproken dat teamleden tussen 10:00 uur en 15:00 uur geen afspraken inplannen om met volledige focus samen aan het Scrum-project te kunnen werken.

Het belang van een vaste Product Owner

Voor het beste resultaat verwachten we dat de PO zeker een paar keer per week fysiek bij het kernteam aanwezig is. Ben je PO, dan krijg je een eigen werkplek bij ons op kantoor en lunch je lekker met je team mee. En dat is uiteraard niet zonder reden. Allereerst leren jij en je team elkaar op deze manier goed kennen, zodat je écht op elkaar kunt bouwen. Daarnaast verlopen overleggen veel soepeler, waardoor je snel kunt schakelen. Door de aanwezigheid van de PO kunnen we namelijk samen sneller beslissen, komen we sneller tot resultaat en voorkomen we dat kostbare tijd wordt besteed aan minder zinvolle dingen. Bovendien kost het vaak meer tijd om heen en weer te mailen dan om even over iemands schouder mee te kijken.

Uiteraard werkt deze aanpak het beste als er namens de klant binnen een project een vaste PO is die voldoende mandaat heeft om knopen door te hakken. Maar hoe zit het dan als een PO graag eerst de mening van een collega wil peilen voordat een beslissing wordt genomen? Kan hij of zij dan een vraag ‘parkeren’ en er morgen op terugkomen? Als het team niet verder kan, is het de taak van de Scrum Master en de PO om te zorgen dat er zo snel mogelijk duidelijkheid is en het team door kan.

En die Daily Scrum van een kwartier, is die wel echt nodig? Absoluut! Na zo’n staande vergadering weet je precies van elkaar wat iedereen gisteren heeft gedaan, wat iedereen vandaag gaat doen en waar je elkaar voor nodig hebt om door te kunnen.

“Vanaf Amsterdam is het misschien ver reizen naar Breda, maar bij Netvlies op kantoor aanwezig zijn heeft echt toegevoegde waarde. Je weet wat er speelt binnen het project en bouwt een band op met het team. De samenwerking verliep dan ook erg goed. Daarnaast heb je dankzij de Scrum-methode in korte tijd een product dat live kan. Het eindresultaat is ook nog eens precies zoals we voor ogen hadden en daar zijn we enorm blij mee!”
Niels Hagelstein Senior Associate | NautaDutilh

Een betere inschatting van de team ‘velocity’ 

Doordat je als kernteam op elkaar bent ingespeeld, kun je steeds beter inschatten hoeveel werk je in de volgende sprints kunt oppakken. In Scrum-termen wordt dit de ‘velocity’ – dit betekent letterlijk ‘snelheid’ – van het Scrumteam genoemd. Elke sprint begint met het Scrum-event Planning Poker waarin het team bepaalt hoe complex een user story – een specifieke wens, op basis van een afgekaderde functionaliteit – is en hoeveel user stories ze in de sprint kunnen oppakken. Over het algemeen geldt hierbij: hoe complexer de user story hoe meer tijd het kost om de wens te realiseren en hoe meer story points hij krijgt. 

Met de velocity wordt het aantal story points bedoeld dat het Scrum-team binnen één sprint kan oppakken onder gelijke omstandigheden. Na 1 sprint kun je hier nog niet veel over zeggen, maar na zo’n 4 of 5 sprints wel. Op basis van de voorgaande sprints kan een steeds betere inschatting worden gemaakt van het aantal story points dat het team verwacht te kunnen oppakken de komende sprint. Zo kun je stakeholders inzicht geven in de snelheid van het proces en de toekomstige opleverdatum. Dit kan dus alleen als je werkt met een kernteam, omdat de velocity uitgaat van gelijke omstandigheden.

Medewerker foto
Scrum Master & User Experience Specialist Dennis van der Horst

Met een interactie-achtergrond weet Dennis hoe je een website zo effectief mogelijk moet neerzetten. Vanuit de doelstellingen geeft Dennis gevraagd en ongevraagd zijn advies en draagt hij bij aan het resultaat van de klant.

Over Dennis van der Horst