Bij het schrijven van dit blog is een groot deel van Nederland op vakantie. Voor sommige van ons is de vakantie alweer voorbij, en het andere deel is druk bezig met de voorbereidingen voor de aanstaande vakantie.
Na de zomer kijken we met allemaal weer vooruit. En dat betekent bij veel organisaties het opstellen van het jaarplan voor 2017. Daarbij het moment voor het indienen van investeringsverzoeken.
Met de aantrekkende economie (0,5% groei in het eerste kwartaal van dit jaar) zijn er volop mogelijkheden om de uitgestelde investeringen op de begroting te plaatsen.
Veel organisaties hebben groei en zelfontplooiing van medewerkers hoog in het vaandel staan. Ook de wens om efficiënter te werken staat hoog op de lijst van prioriteiten.
Medewerkers zoeken op hun beurt naar een manier om eenvoudig en snel met elkaar te kunnen samenwerken, informatie te delen en inzicht te hebben in de kennis en kunde van hun collega’s.
Een sociaal intranet is een bewezen middel om onder andere deze doelstellingen te behalen. Hieronder vijf redenen waarom een sociaal intranet onderdeel moet zijn van je jaarplan 2017.
#1 De interne emailstroom neemt enorm af
Laten we eerlijk zijn, we hebben geen onderzoek nodig om te weten dat email veel tijd kost. Maar om het toch een percentage te geven: 25-30% van onze werkdag zijn we met mail bezig. (McKinsey)
Veel van die berichten zijn vaak irrelevant omdat je klakkeloos in de cc wordt opgenomen. Daarnaast moet de impact van de constante flow van inkomende mail niet onderschat worden. We checken onze mail gemiddeld 36 keer per uur. Wanneer je een email opent ben je gemiddeld zestien minuten bezig om opnieuw te focussen op je oorspronkelijke taak. (Emailstatcenter)
Een sociaal intranet brengt orde in deze chaos. Met een focus op relevantie wordt informatie per medewerker aangeboden. Medewerkers op het intranet werken in gespecialiseerde groepen samen, delen documenten, agenda’s en kennis.
In plaats van een email naar een groep mensen sturen, wordt het bericht op het intranet geplaatst. Collega’s waarvoor de informatie relevant is krijgen dit vervolgens te zien en kunnen reageren. Discussies worden daar chronologisch en overzichtelijk gepresenteerd. Als je later aansluit bij een project, ben je snel op de hoogte. De informatie wordt goed gearchiveerd en is voor iedereen verkrijgbaar.
#2 Alle informatie op een centrale plaats
Documenten op een netwerkschijf, een papieren handboek of een Dropbox met allerhande informatie. Komt dit je bekend voor? Binnen veel organisaties is het onduidelijk waar informatie opgeslagen staat. Dit zorgt er vervolgens voor dat medewerkers tot een vijfde van hun tijd aan het zoeken zijn.
Met een sociaal intranet zorg je voor een centrale plaats waar je informatie vindt. Informatie wordt gestructureerd opgeslagen. Daarnaast wordt gekoppeld met bestaande systemen waardoor je met een zoekfunctie overal zoekt. Medewerkers hoeven dus niet meer zelf alle systemen af te struinen. Met een social intranet heb je een plek waar je alle informatie binnen de organisatie vindt.
#3 Minder overlegmomenten en onderbrekingen
Geplande vergaderingen, impromptu overleg aan je bureau, het zijn verstoringen die flink kunnen inhakken op de productiviteit. Cijfers lopen uiteen, maar er wordt minimaal 15% van de tijd per week een vorm van overleg gevoerd.
Vaak zijn deze overlegmomenten niet voor iedereen even relevant. Is het altijd nodig om met de hele groep een volledige agenda door te nemen? We zien dat veel punten voorafgaand aan een overleg al afgestemd kunnen worden. Hierbij wordt het sociaal intranet ingezet om samen afstemming te vinden. Een bijkomend voordeel is dat medewerkers zelf kunnen bepalen wanneer ze reageren en dat dit niet allemaal op hetzelfde moment hoeft.
Natuurlijk blijft overleg bestaan, maar het kan dankzij een goede facilitatie een stuk efficiënter. Onderzoeksbureau McKinsey heeft berekend dat met een sociaal intranet een besparing tot wel 35% op vergadertijd kan worden gerealiseerd.
Voor meer over tijdswinst die behaald kan worden op vergaderingen, lees ook dit blog.
#4 Het zorgt voor meer verbondenheid in de organisatie
Verbondenheid. Het klinkt als een hippe containerterm. Maar als je het concreet maakt, betekent het niks anders dan ‘een gevoel van saamhorigheid.’ In een tijd waarin we allemaal steeds mobieler en plaatsonafhankelijk werken, gaat de traditionele verbondenheid van het kantoor steeds meer verloren. Ook wanneer men niet op een kantoor werkt, zien we dat onze communicatiemiddelen zorgen voor minder face-to-face contact.
In plaats van ons hier tegen te verzetten, is het noodzakelijk dat we de verbondenheid dan op een andere manier faciliteren. Een sociaal intranet helpt hierbij door de manier waarop we communiceren binnen onze privésfeer ook in een zakelijke omgeving aan te bieden.
Laagdrempelige manieren om vragen te stellen, te reageren en van elkaars werkzaamheden op de hoogte te blijven zijn allemaal manieren om dit te verwezenlijken.
#5 Haal verborgen talent naar boven
De laatste reden wordt vaak onderbelicht. Toch dient dit niet onderschat te worden. Geef eens toe, weet jij echt waar iedereen in je organisatie goed in is? Natuurlijk weet je van je directe collega’s waar ze in uitblinken. Maar weet je het ook van de mensen in het kantoor naast je? Of collega’s op een andere locatie?
Met een goed ingericht, actief, sociaal intranet zorg je voor inzicht in de kennis en talenten van medewerkers. Met een goede zoekfunctie is deze informatie vervolgens voor iedereen toegankelijk.
Zowel collega’s vinden elkaar, maar ook voor de samenstelling van projectteams geeft dit een uitstekend overzicht van de krachten in je bedrijf. Vaak kom je erachter dat er meer talenten en interesses bij je collega’s schuilgaan dan je op het eerste gezicht denkt.
Verdieping en webinar
Deze vijf winstpunten zijn bij vrijwel elke organisatie toe te passen. Natuurlijk zijn er nog veel meer specifieke situaties te identificeren in jouw organisatie. Combineer deze punten om de aanleiding voor een intranet inzichtelijk te maken. Hiermee krijg je het social intranet op de begroting voor 2019.
Wil je graag eerst wat meer weten over wat een intranet precies inhoudt en wat je ermee kunt? We geven binnenkort weer een webinar over het intranet anno 2018.
Mocht je het interessant vinden om eens kennis te maken met ons en te kijken wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen, neem dan zeker contact op. Bel Jeroen (088 55 04 423)!