Maak van je social intranet een prettige werkomgeving

De laatste jaren is het een van de meest gevraagde bedrijfsoplossingen: een ‘social intranet’. Wat is het, wat is het verschil met het traditionele intranet en hoe ondersteunt het de organisatie?

In dit artikel deel ik mijn visie op het gebruik van intranet door de jaren heen en mijn verwachting ervan in de nabije toekomst.

Jaren 90

Eind vorige eeuw bestond het intranet uit enkele statische pagina’s, met daarop de meest essentiële bedrijfsinformatie. Verder vond je hier basale functionaliteiten zoals een prikbord, maar vooral ook links naar kranten en andere nieuwssites, aangevuld met platte tekst: nieuws vanuit de organisatie. Incidenteel vond kennisdeling plaats door het delen van Word-documenten. Nog altijd via statische pagina’s, zonder zoekfunctie. Het intranet was doorgaans een platte startpagina.

Intranet begin jaren nul

In 2002 realiseerden wij het eerste ‘echte’ intranet. Dit was voor een semi-overheidorganisatie met zo’n 100 medewerkers. Ik weet nog goed hoe ik als 21-jarig jochie het intranet presenteerde, dat ik destijds ook nog zelf programmeerde.

Gekenmerkt door een hierarchische organisatiestructuur bestond dit intranet uit een corporate agenda, een directory om snel de juiste collega te vinden (inclusief telefoonklapper :)), werkroosters en nog steeds de onvermijdelijke links naar routeplanners en OV-informatie. Het intranet was net als de organisatie hierarchisch van opzet. Hoewel op nieuwsberichten kon worden gereageerd, stond het intranet op ‘alleen lezen’, tenzij je als beheerder was aangewezen.

Het intranet werd goed ontvangen in de organisatie: de mensen die ermee moesten werken herkenden zich erin door de verregaande doorvoering van de huisstijl enerzijds, maar vooral doordat zij vanaf het begin door de directie – gefaciliteerd door Netvlies – zijn meegenomen in het traject. Zo zijn zij nauw betrokken in het definitietraject en is middels workshops, handleidingen en persoonlijke begeleidingen het intranet eigen gemaakt.

Efficiencyslagen half jaren nul

Als gevolg van de focus op maatwerk webapplicaties hebben we door de jaren heen veel implementaties en koppelingen gelegd van en met software van derde partijen. Vaak is een portal uitgebreid tot intranet, met eenvoudig documentmanagement zoals kennisbanken en profielen om snel de juiste collega’s vinden. Altijd met een focus op het ondersteunen van de business.

Lees ook: Wat is een social intranet? »

Daarnaast maakt eenvoudig beheer het afdelingshoofden, MT en directie mogelijk om snel de juiste mensen van de juiste informatie te voorzien. Een grote stap vooruit in (enterprise) informatie-ontsluiting en daarmee efficiency: snel bij de juiste informatie (documenten, mensen) terechtkomen.

Social intranet: tweerichtingsverkeer communicatie

De opkomst van social networks zoals Twitter en Facebook inspireerde weer anderen met name het communicatiedeel van het intranet aan te pakken. Initiatieven als Yammer en Socialcast spelen in op een groeiende behoefte van laagdrempelig digitaal contact.

De toegevoegde waarde van het social intranet ligt verscholen in het faciliteren van tweerichtingsverkeer in communicatie. Op een gebruiksvriendelijke, laagdrempelige wijze worden meningen en waardevolle feedback vanuit de organisatie gebundeld ten behoeve van (management)beslissingen. Maar ook minder zware kost kan worden gedeeld: de geboorte van je kindje, de voetbalpoule of de laatste foto’s van het geslaagde PV-weekend.

Daarnaast wordt samenwerken in (project)groepen gefaciliteerd: projectdocumentatie, planning, voortgang en alle bijbehorende communicatie.

Evolutie van het intranet

Figuur: (Globaal) de evolutie van het intranet.

Van social intranet naar social business

Onze visie op maatwerk webapplicaties is niet veranderd. We starten het traject graag met een korte organisatiescan. Is het social intranet daadwerkelijk het antwoord op het organisatievraagstuk? Welke andere uitdagingen liggen er in de organisatie en kunnen die worden meegewogen?

Intranet als startpagina

Door naast communicatie ook het (primaire) proces naar het intranet te halen, wordt het intranet de startpagina, dé place to be voor de medewerkers. Denk aan functionaliteiten voor het schrijven van gewerkte uren, bekijken van de eigen, en andermans werkroosters, berichtgeving omtrent (ICT-)storingen, het boeken van vergaderruimtes en andere procesondersteunende functionaliteiten. Aangevuld met een enterprise zoekfunctie die naast binnen het intranet, ook in gekoppelde systemen zoekt, worden e-mailstromen teruggedrongen, de juiste collega’s snel gevonden, protocollen en beleidsdocumenten snel gevonden. Maar vooral ook andersóm: je deelt je interesses, specialismen en kennis met de organisatie.

Laagdrempelig en efficiënt

Veel bedrijfssoftware is traditioneel opgezet als Windows-applicatie, waardoor inloggen op de zaak is vereist. Enige kennis van automatisering en een dosis geduld is dan vaak nodig om de applicatie (roostering, uren schrijven, ERP-systemen) te kunnen gebruiken. Door de essentie van deze bedrijfssoftware naar het intranet te halen en die bovendien responsive op te zetten maakt het bovendien niet uit of je achter een pc of laptop, of onderweg of thuis op de bank met je tablet of smartphone zit. Dit maakt het gebruik erg laagdrempelig en kan bij goede implementaties leiden tot enorme tijdwinsten.

We zijn ‘social intranet’ haast ontgroeid. In deze stap van het intranet, wordt van het intranet een digitale kantooromgeving gemaakt: Social business, een nieuwe manier van organiseren.

Een prettige werkomgeving

Het intranet is een omgeving geworden, ingericht naar de organisatie en voor de werknemer en diens rol, werkzaamheden én interesses in de organisatie. Want naast efficiënter werken, moet het ook prettig werken zijn!

Benieuwd wat social business voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met mij op!