Een tijdje terug werd mijn aandacht getrokken door een artikel van Sebastian Thrun. De CEO van Udacity vertelt hierin dat hij op een zondagochtend een korte 1-op-1 bespreking dacht te hebben met een decaan van het instituut waarmee hij samenwerkte. Hij was dan ook stomverbaasd toen hij niet minder dan zestien medewerkers bij de meeting aantrof. In zijn openingswoordje liet Thrun hen weten dat ze wat hem betreft op deze stralende dag gerust naar hun gezinnen mochten terugkeren. Maar wat denk je? Inderdaad: niemand vertrok. En wat een korte meeting zou worden, liep uit in een urenlange vergadering…
“Teambespreking? Ja hoor, ik heb zondagochtend nog wel een gaatje…”
Hoog op het verlanglijstje: minder en korter vergaderen
Toegegeven: vergaderen op zondagochtend is misschien een uitzonderlijk voorbeeld. Maar laten we eerlijk zijn: we bezondigen ons allemaal – de een wat meer dan de ander – aan het in stand houden van de tijd- en geldverslindende vergadercultuur. Hoe vaak zit jij bijvoorbeeld in een meeting waarbij je jezelf afvraagt: “Wat doe ik hier eigenlijk?”
Vanuit mijn functie bezoek ik veel verschillende organisaties en niet zelden komt daarbij de wens om de interne efficiëntie te verbeteren ter spraken. Het verminderen van het aantal vergaderingen staat dan vaak hoog op het verlanglijstje. Op een enkele vergadertijger na roepen de woord ‘vergadering’, ‘meeting’ en ‘bespreking’ bij bijna iedereen negatieve gevoelens op: “Nee hè, niet wéér…”. Kortom: hoog tijd om de vergadercultuur te beteugelen! Maar als je wilt dat vergaderingen niet langer je agenda beheersen, zul je zelf de eerste stappen moeten zetten. Is de meeting die je wilt plannen écht wel nodig? En moet iedereen uit je team daarbij écht aanwezig zijn?
Deel informatie via social intranet
Toegegeven: helemaal zonder vergaderingen kun je (waarschijnlijk) niet. En natuurlijk mag je ook buiten die vergaderingen altijd informatie blijven delen. Een beproefd medium hiervoor is een social intranet. Bij Netvlies hebben we hiermee inmiddels ruim 3 jaar ervaring en zijn we er erg enthousiast over. HR verspreidt bijvoorbeeld algemene informatie over gewijzigde arbeidsvoorwaarden via on social intranet, terwijl teamleden specifieke projectinformatie binnen het team met elkaar delen. Ons social intranet is ook echt van en voor iedereen: je kunt reageren op lopende discussies, maar ook zelf nieuwe discussies starten. Alle informatie is bovendien voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar. At betekent dat je jezelf heel snel op de hoogte kunt stellen als je op een later moment bij een project aansluit.
Zo maak je een einde aan de vergadercultuur
Graag geeft ik je vier tips die je ongetwijfeld zullen helpen om een einde te maken aan de vergadercultuur in jouw organisatie:
#1 Korter vergaderen
In Outlook en Google staat een vergaderverzoek standaard vaak ingesteld op een uur. Maar heb je die tijd écht nodig of kun je – door een goede voorbereiding – de belangrijkste onderwerpen ook in een halfuur bespreken? Als iedereen de vergadering ingaat met de gedachte dat er ‘slechts’ een halfuur beschikbaar is, verloopt een vergadering gegarandeerd veel efficiënter.
#2 Op tijd komen = op tijd beginnen
Hoe laat begon jouw laatste vergadering van 10.00 uur? Exact op tijd? Of zorgden laatkomers er voor dat je 5 of 10 minuten later kon beginnen? Zonde van de tijd. Bij Netvlies geldt de afspraak: wie te laat is voor een meeting, moet trakteren. Probeer het eens, het werkt écht!
#3 Wie nodig je wel – en vooral niet – uit?
Het lijkt er weleens op dat iedereen altijd bij elke vergadering aanwezig moet (of wil) zijn. Bedenk daarom vooraf goed wie je uitnodigt. Weet je zeker dat de bespreking nuttig is voor de hele afdeling of je complete team? Of kun je de te bespreken onderwerpen splitsen? Plan in dat geval meerdere meetings met verschillende, kleinere groepen en/of individuen.
#4 ‘Out-of-the-box vergaderen
Waarom zou je altijd maar weer kiezen voor een ‘officiële’ vergaderruimte? Je kunt namelijk ook korte overlegsessies in de koffiepauze plannen. En je teampresentatie kun je prima combineren met een lunch. Eten moet iedereen tóch en zo spaar je zomaar een halfuur in ieders agenda. Je zult bovendien zien dat een andere setting vaak verfrissende ideeën oplevert.
Wees op je hoede voor het FOMO-syndroom
Natuurlijk is het niet eenvoudig om ingesleten patronen – zoals de vergadercultuur binnen een organisatie – te doorbreken. Toch denk ik dat je het aantal vergaderuren fors kunt beperken als je bovenstaande tips toepast. Wél moet je daarbij beducht zijn voor het bekende FOMO-syndroom. De Fear Of Missing Out – de angst om ‘iets’ te missen – kan er namelijk voor zorgen dat mensen krampachtig vasthouden aan hun vergadergewoontes. En dan blijft alles bij het oude: enerzijds nodigt de initiator van de meeting – bang om iemand te vergeten – iedereen uit, anderzijds schuiven collega’s ‘voor de zekerheid’ aan, in de veronderstelling dat de vergaderagenda – of in elk geval een deel daarvan – wel eens relevant voor hem of haar zou kunnen zijn.
“Onderzoek heeft uitgewezen dat 10% tot 15% van de jaarlijkse loonkosten in een bedrijf op gaan aan vergaderingen”
Maak gebruik van de beschikbare technologie
Het goed nieuws is: het FOMO-syndroom verdwijnt doorgaans als je mensen consequent op de hoogte houdt, zodat ze weten wat er binnen de organisatie speelt. Deel bijvoorbeeld gerust de eerste ontwerpschetsen voor de nieuwe website en geef een update van het corporate mobiliteitsbeleid. Iedereen mag daar vervolgens iets van vinden en iedereen kan er belang bij hebben. Maar als je de technische realisatie van die nieuwe website gaat bespreken, hoeft de atechnische schrijver van de webteksten – van wie je nauwelijks een relevante bijdrage kan verwachten – daar niet per se bij aanwezig te zijn. Dat neemt niet weg dat ieders bijdrage welkom is en dat je die moet faciliteren. Ons advies aan opdrachtgevers luidt dan ook: bied de informatie zo transparant mogelijk aan en stel laagdrempelige responsmogelijkheden open.
Een goed (social) intranet is hiervoor vaak een uitstekende oplossing omdat het je de mogelijkheid biedt om informatie op een andere manier te delen dan via de tijdrovende vergaderingen. Denk hierbij aan onderstaande praktische mogelijkheden.
#1 Online groepen in plaats van overleggen
Zoals hierboven aangegeven kun je de groepen gebruiken om vergaderingen te vervangen. Plaats vragen en updates direct in een groep en voorkom dat je een lange agenda voor een wekelijkse vergadering op hoeft te stellen. Daarnaast krijg je ook sneller antwoord wanneer de relevante groepsleden direct kunnen reageren.
Binnen de groepen kun je naast het stellen van vragen ook documenten delen, eventueel gekoppeld aan externe systemen voor tijdsregistratie of CRM.
#2 Bundel informatie uit verschillende systemen op een centrale plek
Met een goed social intranet bundel je informatie op de relevante plekken. Dat gebeurt met groepen, maar ook met koppelingen naar bestaande software binnen het bedrijf. Het CRM pakket dat al volledig operationeel is wordt geïntegreerd, waardoor je altijd de meest relevante informatie direct bij de hand hebt. Denk hierbij aan een salesmeeting waar het niet meer nodig is om alles tijdens een vergadering door te nemen omdat de meest kansrijke accounts reeds op het intranet door alle account managers zijn gedeeld.
#3 Gebruik het social intranet tijdens de vergadering
Natuurlijk ontkom je niet aan vergaderingen, maar technologie kan wel goed helpen in het efficiënter maken van deze momenten. Naast de voorbereidingen van hierboven helpt het om de notulen direct op het intranet uit te werken tijdens de vergadering, actiepunten te definiëren en toe te wijzen en eventuele onduidelijkheden over afspraken op te zoeken in de relevante groepen. Hierbij helpt een goede zoekfunctionaliteit binnen je intranet.
Bij Netvlies wordt inmiddels een stuk minder fysiek vergaderd sinds we via ons social intranet snel en simpel relevante informatie kunnen delen. Waar voorheen bijvoorbeeld een heel projectteam zich terugtrok in een vergaderruimte om de laatste ontwerpvoorstellen voor een website te bespreken, wordt zo’n voorstel tegenwoordig binnen het team op het social intranet gedeeld. En moet er daarna toch nog het een en ander face-to-face worden besproken? Dan houden w e ons zoveel mogelijk aan bovenvermelde tips.
Collega’s (of je baas) overtuigen? Maak de kosten inzichtelijk!
Wil jij de vergadercultuur bij jouw organisatie te doorbreken? Maak dan de kosten van een meeting eens inzichtelijk. In de App Store en de Google Play Store vind hiervoor allerlei handige apps. Veel succes!