Wat is een social intranet?

Tegenwoordig zijn veel organisaties bezig met (plannen voor) een social intranet. En niet onterecht, want een goed ingericht (social) intranet kan vrijwel iedere organisatie efficiencyvoordelen opleveren. Alleen wat is nu eigenlijk het verschil tussen een intranet en social intranet? En hoe verhoudt zich dat tot een digitale werkplek?
In dit blog licht ik de verschillen toe op basis van mijn ervaringen met verschillende intranet, en social intranet projecten de afgelopen jaren.

Traditioneel intranet

Bij het traditionele intranet staat hiërarchie en eenrichtingsverkeer van informatie centraal. Vaak wordt het intranet beheerd door een of meerdere contentbeheerders. Het intranet bevat daarbij standaard functionaliteiten zoals een telefoonklapper, een corporate nieuwsfunctie, een prikbord en eenvoudig documentbeheer. Informatie wordt met name gezonden vanuit de organisatie naar de medewerkers, waarbij op artikelen soms kan worden gereageerd.

Social intranet

Met de opkomst van sociale media is daarvan een vertaalslag gemaakt naar het intranet. Hierbij staat met name communicatie centraal: laagdrempelig contact met collega’s in zogenaamde informatiesilo’s (‘streams’). Deze technische oplossing faciliteert daarmee ook samenwerking in groepen, op ‘LinkedIn / Facebook’-achtige wijze. Denk aan een zorgteam dat bij collega’s informeert of een thuiszorgpool tijdelijk kan worden overgenomen, kennisdeling met en tussen vertegenwoordigers die veel op de weg zijn en elkaar nauwelijks zien, of documenten gedeeld in een projectgroep.

De medewerkers kunnen zich abonneren op berichten van de afdelingen of van elkaar, of op verschillende onderwerpen, waardoor er een eenvoudigere kennisdeling is tussen afdelingen. Deze nieuwe manier van communiceren kan de e-mailstromen significant terugdringen en zorgt er voor dat collega’s veel laagdrempeliger kennis met elkaar kunnen delen, die vervolgens in de toekomst ook voor andere collega’s toegankelijk is.

Bij een goed intranet staat de gebruiker en zijn informatiebehoeften binnen de organisatie centraal

Digitale werkplek

Tegenwoordig is een social intranet een stuk breder en zou de definitie ‘digitale werkplek’ beter op zijn plaats zijn. De toevoeging intranet is uit de naam, maar in werkelijkheid is het de som, van traditioneel intranet, social intranet en webbased bedrijfssoftware. 

Het intranet is je werkplek en ondersteunt je in je dagelijkse werkzaamheden. Zo heb je met een digitale werkplek slechts één omgeving met alle bedrijfsinformatie, in plaats van bijvoorbeeld 15 verschillende systemen. Het onderhouden van contacten met leveranciers en afnemers of zorgpartners en cliënten verloopt soepel via de integratie van wat we eerder een ‘extranet’ zouden noemen.

Werkprocessen en -procedures naar het web

Wat we voor veel van onze klanten met succes doen, is het ontwikkelen van een intranetmodule, als laag tussen intranet en de (bestaande of geselecteerde) bedrijfssoftware die de werkprocessen ondersteunen. Daarmee maakt deze bedrijfssoftware geheel of gedeeltelijk deel uit van het intranet, met behoud van de eigen kracht van de applicatie waarvoor deze is ontwikkeld. Het voordeel is dat je op één plaats, namelijk het intranet, zaken als urenadministratie, kilometeradministratie of bijvoorbeeld het boeken van vergaderruimtes kunt regelen. Voor veel gebruikers werkt het een stuk prettiger om dit op 1 plaats en in 1 herkenbare omgeving te kunnen doen, waarbij ze alleen de opties zien die voor hen relevant zijn. 

Door het intranet ‘responsive’ op te zetten, werkt het daarnaast onafhankelijk van tijd, locatie en apparaat (pc, tablet, smartphone), ongeacht of de gekoppelde bedrijfssoftware responsive is opgezet.

Als het intranet de gebruikers helpt hun werk beter en sneller te doen, wordt een grote efficiencyslag gemaakt en stijgt de medewerkerstevredenheid.

Pakketselectie: standaard of maatwerkoplossing?

Voor een social intranet of digitale werkplek zijn zowel kant-en-klare als maatwerkoplossingen beschikbaar. Kijken we naar de match tussen beschikbaar budget en de vervulde (informatie)behoeften, dan volstaan in mijn ervaring veel kant-en-klare oplossingen voor de wat kleinere organisaties (tot 40-50 werknemers). Bij grotere organisaties zien we dat de aanpak anders is en maatwerk beter aansluit. Hier zal ik in een volgend blog meer aandacht aan besteden.

[webinar_intranet]

Geprikkeld? Lees dan ook mijn vorige blogpost ‘Maak van je social intranet een prettige werkomgeving‘ en schrijf je in voor onze nieuwsbrief om mijn volgende blogs niet te missen.

 

Medewerker foto
Mede-oprichter Netvlies, mede-oprichter Hello Workspace Jeroen Thoolen

Jeroen helpt organisaties de balans te vinden tussen business en IT: ontwikkelen strategie en concept van bedrijfsoplossingen en implementaties ervan, zoals portalen, (social) intranetten, bedrijfssoftware.

Over Jeroen Thoolen