Nieuw social intranet verbetert interne communicatie bij STW

STW realiseert kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers en heeft Hello Workspace gekozen om de interne communicatie te verbeteren.

STW klopte eind 2015 aan bij Hello Workspace met een heel concrete vraag: help ons aan een nieuw social intranet. Veel van het vereiste voorwerk was al gedaan, de informatiebehoefte was duidelijk. STW had geen behoefte aan een intranet met klassieke inrichting waarop vooral gezonden wordt. 

In januari is het nieuwe social intranet, TWin, gefaseerd uitgerold in de organisatie. In dit blog licht ik toe hoe het project verlopen is en welke mogelijkheden STW heeft met haar nieuwe social intranet oplossing. 

Uitgangspunten TWin

De belangrijkste uitgangspunten van het nieuwe intranet van STW waren:

  • delen van berichten en bestanden in groepen voor het verbeteren van de (interne) kennisdeling;
  • in een gepersonaliseerde omgeving laagdrempelig zakelijke informatie kunnen delen;
  • een centrale kennisbank waarin medewerkers snel relevante bestanden kunnen vinden;
  • een gezamenlijke bedrijfskalender, aanvullend op de bestaande individuele agenda’s;
  • een smoelenboek bestaande uit profielen van medewerkers (contactgegevens en hun specialismen);
  • de zoekmachine ontsluit bovendien alle bovengenoemde bronnen in één zoekactie;
  • Gekoppeld aan het Windows-netwerk, gekoppeld aan de bekende Windows-login van de gebruiker voor wie op een smartphone of tablet werkt, en Single-Sign-On (SSO) voor wie in de Microsoft-omgeving werkt (desktop).

Adoptie

Dat het product technisch moet staan als een huis spreekt vanzelf. Een van de speerpunten van Hello Workspace is dan ook het helpen landen en borgen van het nieuwe werken in organisaties.

In samenwerking hebben STW en Hello Workspace de volgende stappen doorlopen voor de eerste fase van het intranet:

  • inventarisatie wensen;
  • interne prijsvraag naamgeving nieuwe intranet;
  • demosessies van het nieuwe intranet aan kopgroepleden;
  • workshops;
  • interne campagne (gadget, posters, feestelijke lancering) om lancering en adoptie kracht bij te zetten.

Doorontwikkelingen

De komende tijd zal het intranet worden uitgebreid met doorontwikkelingen. Uiteraard maakt STW automatisch deel uit van de gebruikersgroep en heeft daarmee inspraak in de doorontwikkeling en releaseplanning van Hello Workspace.

Tips

Tot slot drie tips van Sabrina Vredenberg (communicatiemedewerker STW), projectleider TWin:

  1. Formeer een kopgroep van medewerkers uit alle niveaus van de organisatie, van MT-leden tot secretaresses;
  2. Verzin iets ludieks voorafgaand aan de lancering, waardoor het intranet gaat leven bij medewerkers. Wij hebben hiervoor post-its laten bedrukken in de vorm van een like, bedrukt met het TWin-logo;
  3. Zorg voor draagvlak bij het management en zet kopgroepleden in als ambassadeurs.

Meer weten over social intranet, of onze eigen oplossing Hello Workspace? Bezoek ons volgende social intranet webinar, waarin we je in een uur helemaal bijpraten over de mogelijkheden van een social intranet, en veel praktsiche voorbeelden laten zien.  

 

Mede-oprichter Netvlies, mede-oprichter Hello Workspace Jeroen Thoolen

Jeroen helpt organisaties de balans te vinden tussen business en IT: ontwikkelen strategie en concept van bedrijfsoplossingen en implementaties ervan, zoals portalen, (social) intranetten, bedrijfssoftware.

Over Jeroen Thoolen

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.