Social intranet TWB, Thuiszorg met Aandacht: mobile first…

Deze maand is het nieuwe social intranet van zorginstelling TWB, Thuiszorg met Aandacht gelanceerd. We hebben de afgelopen tijd met een team intensief aan dit project gewerkt. Ik deel dan ook graag de highlights met je.

Thuiszorg met Aandacht

TWB, Thuiszorg met Aandacht is een thuiszorgorganisatie met 2.500 medewerkers die dagelijks zorg verlenen aan cliënten in heel West-Brabant. Binnen de organisatie zijn zo’n zestig zelfsturende zorgteams actief met elk acht tot vijftien medewerkers.

Verouderde intranetoplossing

Tot nu toe maakte TWB gebruik van een verouderde intranetoplossing, die slechts door een beperkt aantal mensen kon worden beheerd en veel irrelevante informatie bevatte. Het systeem voldeed dan ook niet meer aan de wensen van deze tijd, met name op het gebied van toegankelijkheid (bijvoorbeeld voor verpleegkundigen onderweg met behulp van smartphone of tablet) en gebruiksvriendelijkheid (voor een doelgroep waarvan het merendeel niet zo bedreven is met de pc). Bovendien kon er slechts door een beperkt aantal mensen informatie worden ‘gezonden’ en dat maakte de onderlinge communicatie er bepaald niet eenvoudiger op.

Naast het intranet hebben de medewerkers nog te maken met diverse andere interne systemen ten behoeve van onder meer planning, opleidingen, productiviteit en HRM-gegevens. En elk systeem werkt met een eigen interface en vergt een andere login. Dát kost de doelgroep – die lang niet altijd met computers en internet is opgegroeid – uiteraard kostbare tijd.

TWB, mobile first

Efficiënter werken, gemakkelijker communiceren

Geïnspireerd geraakt door de mogelijkheden van social intranet zette TWB in op de invoering van één nieuw platform voor interne communicatie dat:

  • de communicatie tussen zorgteams en teamleden vereenvoudigt
  • de mailstromen verkleint
  • de onderlinge samenwerking tussen medewerkers stimuleert en verbetert

Door daarnaast koppelingen te maken met de diverse interne systemen, hoeven medewerkers nog slechts in één omgeving in te loggen. Ook kunnen ze efficiënter en veel gebruiksvriendelijker informatie opzoeken. Uiteraard moest het nieuwe social intranet ook op technisch en grafisch vlak helemaal van deze tijd zijn. Dat betekent onder meer: optimale online toegankelijkheid via de diverse mobiele apparaten van de medewerkers.

Strategische sessies

Nadat Netvlies van TWB de opdracht kreeg om dit project uit te voeren, hebben we binnen TWB diverse strategische sessies gehouden om – zowel van het management als van de mensen op de werkvloer – te horen welke wensen en verwachtingen ze ten aanzien van het intranet hadden. Ook hebben we het gebruik van het oude intranet geanalyseerd om te zien welke onderdelen wel en niet werden gebruikt. Op basis van deze input is vervolgens een roadmap gemaakt waarin de prioriteiten van de verschillende onderdelen zijn bepaald.

Scrum-projectmethodiek

Bij de realisatie hebben we gewerkt op basis van de Scrum-projectmethodiek. Vanuit TWB zat Michael van Beek enkele dagen per week bij ons op kantoor om samen met het projectteam mee te denken over de exacte invulling en opbouw van het social intranet. We hebben hiervoor onze eigen social intranetoplossing ingezet, die deels bestaat uit standaard intranetcomponenten (zoals je ziet in veel bekende social intranet productoplossingen) en deels uit maatwerk (bijvoorbeeld voor het toegankelijk maken van informatie uit de diverse interne systemen).

“Netvlies heeft erg goed geluisterd naar de wensen van mij en mijn collega’s uit andere zorgteams. We zijn hierdoor erg enthousiast over ons nieuwe social intranet. Ik hoef nu bijvoorbeeld niet meer op tien systemen met elk ander wachtwoord in te loggen, maar heb ik één systeem met mijn eigen informatie, die ik ook onderweg of vanuit huis kan raadplegen. Ook kan ik vragen stellen aan collega’s en kunnen we elkaar helpen. Hierdoor kan ik mijn kantoorwerk sneller doen en houd ik meer tijd over voor het verlenen van kwalitatieve zorg.”
Els van Pul, Helpende in Zorgteam Sint Willibrord-Zegge

Het resultaat: één responsive omgeving om kennis te delen en informatie te vinden

Het nieuwe social intranet biedt de volgende voordelen:

  • Streams en groepen
    Gebruikers – zoals leden binnen een zorgteam, zorgteams onderling en mensen met dezelfde functie binnen TWB – kunnen op een laagdrempelige manier kennis delen en vragen stellen.
  • Gebruiksvriendelijke omgeving
    Het social intranet is voor alle medewerkers optimaal toegankelijk, zowel vanuit hun mobiele apparaat als hun desktop pc.
  • Koppeling met interne systemen
    Door de koppeling met Visma, Leerplein en SAP Business Objects hebben medewerkers – binnen één omgeving en met één login – automatisch toegang tot het social intranet, kunnen ze contactgegevens van hun collega’s opzoeken en kunnen ze voor hen relevante informatie over hun opleidingen en productiviteit raadplegen. Dit allemaal in 1 omgeving met 1 login.

In 2015 zullen we nog diverse optimalisaties en uitbreidingen oppakken, waaronder document management, het kwaliteitshandboek en dienstroosters.

Quote Michael van Beek

Meer weten over social intranet?

Lees dan ook mijn andere blogs:
– Wat is een social intranet?
– Maak van je social intranet een prettige werkomgeving

 

Medewerker foto
Algemeen directeur Tomas van den Nieuwendijk

Als algemeen directeur is Tomas erg gesteld op cijfertjes maar hij weet ook als geen ander de juiste balans te vinden tussen de menselijke kant en de zakelijke kant.

Over Tomas van den Nieuwendijk