Hoe ons social intranet bijdroeg aan de titels ‘Slimste bedrijf’ en ‘Brabants Beste’

In 2011 zette directie en MT van Netvlies een verandertraject in van ‘klassiek‘ georganiseerd naar ‘dynamisch’ georganiseerd. Van een input-driven organisatie met afdelingleiders, planners en projectmanagers die voor de hoogopgeleide medewerkers de werkzaamheden bepaalden, naar een output-driven organisatie, waar erkend wordt dat de medewerkers dit prima zelf kunnen doen.

Om te beginnen de transitie zelf, die door de hele organisatie gestalte is gegeven. Het voert te ver om dat hele traject hier uit de doeken te doen, collega Philip licht dit kort toe in zijn blog ‘Netvlies uitgeroepen tot ‘Brabants Beste’’.


Agile en zelfsturende teams

De transitie verliep parallel aan de implementatie van projectmethodiek Scrum, waarmee een ideale voedingsbodem ontstond voor zelfsturende teams die samen met opdrachtgevers succesvolle online campagnes, mooie websites en effectieve webapplicaties ontwikkelden zonder verstrikt te raken in organisatiestructuren. Niet de projectmanager is de schakel met de klant, maar de domeinkennis van de opdrachtgever wordt gecombineerd met de online expertises van het development team: een win-win!

Lees ook: Werken zonder managers schept ruimte voor ondernemerschap en eigen ontwikkeling »

De invloed van social intranet

Zo’n nieuwe manier van werken is niet van vrijdagmiddag op maandagochtend gemeengoed. Wanneer de nieuwe manier van werken niet wordt ondersteund door passende tools, bestaat het risico dat men in oude structuren blijft hangen.

De belangrijkste – relevante – organisatieveranderingen in een notendop:

Klassiek Dynamiek
  • Beslissingen genomen en medegedeeld door directie / MT

  • Budget, scope, planning, klantcontact bij project manager

  • Disciplinebrede ontwikkelingen onder de hoede van een afdelingsleider en senior vakmensen
  • Beslissingen in overleg met de hele organisatie

  • Budget, scope, planning, klantcontact door development team (olv scrum master)

  • Disciplinebrede ontwikkelingen ontwikkeld en gedeeld met de hele organisatie

Met de introductie van een social intranet als enabler werd een cultuurverandering in gang gezet waarbij over disciplines en afdelingen heen gekeken wordt. Het systeem speelt een faciliterende rol bij informatie- en kennisdeling door laagdrempelige communicatie en transparantie.

Hoe dan?

  • Trends op het vakgebied worden gedeeld op het intranet. Vakgenoten volgen automatisch, geinteresseerden kunnen het vinden wanneer zij dit nodig hebben via de (enterprise) zoekmachine.

  • Nieuwe opdrachten worden gedeeld op het intranet, teams worden gevormd naar expertise en beschikbaarheid. Dit gebeurt door de teamleden zelf. Zij beheren ook hun eigen planning; een planner is dus niet meer nodig! Projecten lopen via een groep op het intranet. Hierin worden planning, documenten en korte en lange updates met elkaar gedeeld. Van ‘ik ben vanochtend wat later ivm tandartsbezoek’ tot ‘zie hier de eerste schetsen van de homepage’.

  • Aantal vergaderingen neemt af. Lastig kwantitatief te maken wat dit precies oplevert, maar zeker is dat er sneller knopen worden doorgehakt over zaken die eigenlijk een vergadering niet waard zijn.

  • E-mailstromen zijn afgenomen. Niet alleen dat. Discussies per e-mail (via ‘cc’) worden gekanaliseerd en centraal gevolgd. Zo kunnen ook latere aanhakers (zoals bijvoorbeeld nieuwe medewerkers) de hele discussie terugvinden.

  • Interne kwesties worden intern afgehandeld via het intranet: zo divers als de laatste training voor het bedrijvenvoetbaltoernooi of de laatste ontwikkelingen rond de printerinstellingen.

Door het social intranet bovendien uit te breiden met koppelingen met HR-software (snel de juiste collega vinden) en andere procesondersteunende tools zoals uren schrijven, vergaderruimte boeken en het personeelshandboek, wordt het dé digitale werkplek.

Hartstocht, Vakmanschap, Resultaat

Vakmanschap en hartstocht vieren intussen hoogtij en dit bleef niet onopgemerkt. In 2012 werd de titel Slimste bedrijf van Nederland al in de wacht gesleept en onlangs werd Netvlies een ambassadeursrol toegekend vanuit de Provincie Noord-Brabant als een van ‘Brabants Besten’ als een van vooruitstrevende bedrijven op basis van innovatief werkgeverschap.

Wil je weten of, wat en hoe een social intranet iets voor jouw bedrijf kan betekenen en wat dit betekent voor de organisatie, neem dan contact op met Michaël of mij.

[webinar_intranet]

Medewerker foto
Algemeen directeur Tomas van den Nieuwendijk

Als algemeen directeur is Tomas erg gesteld op cijfertjes maar hij weet ook als geen ander de juiste balans te vinden tussen de menselijke kant en de zakelijke kant.

Over Tomas van den Nieuwendijk