Hoe faciliteer je een creatieve workshop op afstand?

Vele van ons ondervinden de gevolgen die Covid-19 met zich meebrengt. De ‘anderhalve-meter-samenleving’, zoals Mark Rutte het nieuwe normaal zo mooi verwoord, zorgt ervoor dat we niet meer kunnen samenwerken zoals we gewend zijn. De sociale interactie die normaal onze creativiteit drijft is nu niet goed voor ons. Dat zorgt ervoor dat we naar andere digitale oplossingen moeten kijken voor onze workshops, design sprints en meetings met klanten en collega’s. 

Ondanks dat we bij Netvlies voor de crisis al gewend waren aan samenwerken op afstand is ook voor ons het fulltime thuiswerken flink aanpassen. De nieuwe, complexe situatie brengt ook creatieve oplossingen met zich mee. En laten we eerlijk zijn: noodzaak is de moeder van alle innovaties. Afgelopen weken hebben we flink geëxperimenteerd. In dit blog delen we onze eerste ervaringen, tips en best practices met betrekking tot creatieve sessies op afstand.

Waarom juist nu dat gekoesterde project oppakken?

Grote kans dat je nu een minder hoge werkdruk hebt, doordat reguliere werkzaamheden wegvallen. Daarom is dit het moment om je focus te verleggen naar projecten waar je in normale omstandigheden niet aan toe komt en te experimenteren met de nieuwe ideeën die al tijden in je hoofd spelen, zoals de nieuwe website, marketingcampagnes, een vlog-serie of webinars. Of maak tijd vrij om een nieuw business model of potentieel disruptieve propositie middels een prototype te toetsen bij jouw doelgroep, die zit immers ook thuis.

Precies om deze redenen kloppen klanten nu bij ons aan. Ze vragen ons te faciliteren in het keuzeproces van het management omtrent dergelijke strategische beslissingen. De strategische en creatieve sessies die we normaal ‘in reallife’ houden, faciliteren we nu dus, jawel, digitaal. Zo heeft ons strategisch team onlangs een online workshop met zeven deelnemers gefaciliteerd. Het doel van de workshop was het beantwoorden van een vraagstuk met betrekking tot een nieuw digitaal platform en de bijbehorende klantreis in kaart brengen. Om vervolgens een passend prototype te maken en middels videogesprekken te toetsen bij de doelgroep.

De uitdaging voor het strategisch team van Netvlies: hoe zorgen we ervoor dat deze virtuele workshop net zo betrokken en interactief voelt als een workshop in persoon? En hoe zorg je voor efficiency en focus? Of nog beter: hoe kunnen we ervoor zorgen dat de sessie precies inspeelt op de behoeften van onze klanten, terwijl we het interessant houden voor alle betrokkenen? Vragen die volgens mij bij meer organisaties spelen. Daarom neem ik je in de rest van dit blog mee in onze werkwijze.

Zorg voor een optimale voorbereiding

Het belangrijkste in de voorbereiding van (eigenlijk iedere) workshop is het managen van verwachtingen. De verwachtingen van alle betrokken moeten op een lijn zitten. We gaan daarom eerst met onze klanten in gesprek om precies te achterhalen wat de verwachtingen bij de sessie zijn. Daardoor kunnen we de invulling van de sessies vormen naar de wensen en doelstellingen van de klant, weet iedereen wat ze van de workshop mogen verwachten en creëren we een extra moment van verbondenheid. We hebben nu immers allemaal hetzelfde einddoel voor ogen.  

De volgende stap in de voorbereiding is om met het team overeenkomen tot een duidelijke aanpak voor de sessie. Zo creëer je een gedeeld begrip van de uitdaging, hoe je de bijbehorende klantreis in kaart gaat brengen en hoe je creatieve doch realistische oplossing gaat bedenken. Zorg dus dat de deelnemers van te voren weten wat er van hen wordt verwacht, zodat iedereen gefocust is op datgene wat je die dag wilt bereiken. 

Tijdens de workshop heeft het team enkele attributen nodig om optimaal te presteren. Zorg dat je deze (digitale) brainstorm tools goed voorbereid en deelt met de groep. Een creatieve oplossing om gebruik te kunnen maken van non-digitale tools is het maken van een ‘Workshop Toolkit’. Stop deze vol met tips, tricks en tools die je tijdens de sessie gebruikt en je zult verrast zijn over de verbondenheid die het met zich meebrengt. Ook in de nieuwe digitale realiteit. 

Creëer rituelen om de tools die werken voor jou

Nu je weet hoe je de sessie kunt voorbereiden, is het zaak om te bepalen welke tools je tijdens de sessie wilt gebruiken. Het zal je vast niet zijn ontgaan dat er veel tools beschikbaar zijn om digitaal samen te werken. Kies voor een setup die voor jou en je team werkt. Bij Netvlies hebben we inmiddels een vaste set met tools die we gebruiken om digitale workshops te faciliteren.

Video calls

Om te beginnen gebruiken we verschillende videoconferentie tools. Google Hangouts Meet werkt erg fijn als we met collega’s werken die ook een G-Suite account hebben, je kunt makkelijk verbinden. Whereby gebruiken we voor gebruikerstesten. De deelnemers komen met één druk op de knop in de juiste meeting. Erg makkelijk voor de minder ‘tech-savvy’ mensen. Werk je liever met andere tools? Geen probleem. Wel is het belangrijk om je aan te passen naar de wensen van de groep.

Video calls en digitaal samenwerken ogen soms wat ongemakkelijk. Zorg daarom voor een casual opening van je workshop. We merken bovendien dat sommige deelnemers elkaar al een tijdje niet hebben gezien en behoefte hebben aan sociale interactie. We hebben een creatieve oplossing bedacht om te voorkomen dat iedereen door elkaar heen praat: ‘home office tour’. Deelnemers geven een mini-spreekbeurt over iets bijzonders in hun huis waar ze trots op zijn. De ideale ijsbreker voor een creatieve meeting! 

Digitale whiteboards

Tijdens workshops bij ons op kantoor gebruiken we post-its, whiteboards en schetspapier voor een optimaal resultaat. Onze ideale digitale oplossing voor een whiteboard met post-its is Miro, maar Mural werkt ook goed. Het makkelijke aan deze tool is dat alle deelnemers tegelijk in het bestand kunnen werken en je kunt ter voorbereiding op de sessie overzichtelijke templates in te richten waarin de deelnemers kunnen werken. Deelnemers kunnen zo hun ideeën eenvoudig kwijt op de ‘virtuele geeltjes’, waarna we ze overzichtelijk kunnen organiseren. Vervolgens kunnen we iedereen laten stemmen om tot een gedegen beslissing te komen zonder te veel discussie. Zorg dat iedereen van te voren uitleg krijgt over de werking van deze tool, bijvoorbeeld door het van te voren met ze te testen. Zo kun je tijdens de sessie onbelemmerd aan de slag. 

Individueel samenwerken

Uit ervaring weten we dat het niet bevorderlijk is voor de creativiteit van de deelnemers om verbaal in groepsverband te brainstormen. Het is niet effectief genoeg, zeker nu we digitaal samenwerken. Daarom zijn wij fan van ‘individueel samenwerken’. We geven deelnemers de tijd om enkele minuten zelfstandig ideeën op papier zetten en bespreken deze vervolgens. Dit zorgt ervoor dat iedereen productief is, zijn ideeën kwijt kan en aan woord komt. Zo gaat er geen idee verloren, voelt iedereen zich gehoord en heeft iedereen aandacht voor elkaar. 

Hoe we dit precies aanpakken? We zorgen dat iedereen papier en stiften heeft, die zitten dan ook in onze toolkit. Wanneer mensen hun idee uitgewerkt hebben delen ze dit door het te presenteren voor de camera. Daarna kan de groep vragen stellen. Tijdens deze presentatieronde maakt de facilitator aantekeningen om de geopperde ideeën mee te nemen in de eindoplossing. De conclusie tekenen we vervolgens samen met de klant uit door gebruik te maken van de tool Sketchbook, in combinatie met een Wacom tekentablet. Zo vatten we de discussie samen in een concrete en gedragen oplossing. 

Zorg dat je onbelemmerd kunt werken

Om de sessie gestroomlijnd te laten verlopen is het belangrijk om zo efficiënt mogelijk naar je doel toe te werken. Daarom hebben we een duidelijke taakverdeling in het faciliterende team. Een van ons leidt de discussie en stelt verdiepende vragen en de ander zorgt dat de relevante uitgangspunten op papier in de tools komen. 

Daarnaast is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken in de samenwerking. Zo hebben we geleerd dat vertragingen op de lijn in combinatie met enthousiaste deelnemers voor verwarring kunnen zorgen. Mensen spreken dan onbedoeld door elkaar of laten elkaar niet uitpraten. Daarom hebben we het ‘spelreglement voor online workshops’ in het leven geroepen. Aan het begin van de workshop vragen deelnemers simpelweg elkaar uit te laten praten en hun microfoon te dempen wanneer ze niet aan het woord zijn. Vervolgens creëren wij momenten voor vragen, feedback of discussie waarin iedereen aan het woord kan komen.

Tot slot, is het ook belangrijk om te zorgen dat er voldoende pauzes zijn. De spanningsboog is thuis toch anders dan tijdens een workshop op kantoor. Laat mensen bijvoorbeeld een kopje koffie of glas water voor zichzelf halen in de pauzes die je om het uur houdt.

Trial and error 

Waar wat ons betreft het zwaartepunt ligt, is zorgen dat je rituelen om de tools krijgt, omdat die ervoor zorgen dat je ook goed kunt samenwerken binnen deze virtuele omgeving. Deze rituelen kun je alleen creëren door aan de slag te gaan, door het gewoon te gaan doen. Trial and error. 

Kom je er ondanks deze tips niet aan uit? Dan willen we je natuurlijk graag helpen, want in deze tijd zijn we er voor elkaar. Eén ding weten wij namelijk zeker: ook los van het virus, heeft werken op afstand de toekomst. We kunnen er zeker van zijn dat wanneer alles weer ‘normaal’ wordt, het niet meer de situatie is waar we van te voren aan gewend waren. Daarom is het tijd om het digitale werken hoe dan ook te omarmen.

Medewerker foto
Digitaal Strateeg Luuk Roos

Als Digitaal Strateeg houdt Luuk zich bezig met de creatieve vertaalslag van problemen naar oplossingen. Hij helpt klanten op strategisch niveau met thema’s als service design, business innovation, digitale transformatie en (employer) branding. Binnen deze complexe vraagstukken maken we gezamenlijk gebruik van onze creativiteit en expertises, waardoor we tot oplossingen komen die perfect aansluiten bij de vraag van de eindgebruiker.

Over Luuk Roos