Webapplicatie zorgt voor structurele kostenbesparing GGZ Reinier van Arkel

Behandelaars van GGZ-instelling Reinier van Arkel (RvA) hebben tegenwoordig minder tussenuren. Dankzij de Zorgtrajectplanner die Netvlies samen met de vakexperts van RvA heeft gerealiseerd, kunnen efficiëntere zorgtrajecten worden samengesteld. De nieuwe webapplicatie voorkomt loze tussenuren en dát levert RvA een forse structurele kostenbesparing op.

Over Reinier van Arkel

RvA levert gespecialiseerde zorg en diensten op het gebied van de geestelijke gezondheidszorg en daaraan gerelateerde zorgvormen in Nederland. Met circa 1.800 medewerkers biedt de GGZ-instelling jaarlijks zorg aan zo’n 12.000 cliënten.

Probleemstelling

Veel bedrijfssoftware is ontwikkeld om heel goed te zijn in één taakgebied, zoals relatiebeheer, tijdregistratie, roosterprogramma’s, elektronische patiëntendossiers, behandelcodes en HR-tools. In de praktijk komen al deze applicaties – met hun eigen, afgebakende functionaliteiten – op de werkvloer allemaal samen. Ben je echter voor primaire processen – zoals de planning van zorgtrajecten – afhankelijk van (data uit) meerdere applicaties, dan ontstaat inefficiëntie.

Foutgevoelig en niet gebruiksvriendelijk

Ook bij RvA wordt het applicatielandschap gekenmerkt door veel verschillende, zelfstandig opererende applicaties met een eigen interface en eigen inlogcodes. De planners van RvA werkten hierdoor noodgedwongen met meerdere losse Excel-bestanden, maar dat kostte veel tijd en was bovendien foutgevoelig en niet gebruiksvriendelijk. Andere veelvoorkomende problemen waren onder meer versiebeheer, mismatches met individuele agenda’s en (mis)communicatie bij wijzigingen.

Inefficiënt

Als belangrijkste gevolg hiervan hadden behandelaars vaak te kampen met tussenuren: loze tijd tussen zorgtrajecten in waarin ze nergens op konden worden ingepland. RvA had dan ook een groeiende behoefte aan een webapplicatie die ondersteuning biedt bij de planning van zorgtrajecten. Op basis van de goede samenwerking met Netvlies sinds 2011 klopte RvA ook hiervoor bij ons aan.

Scrummen

Voor de ontwikkeling van deze webapplicatie op maat – de zogenaamde Zorgtrajectplanner – kozen we voor de Scrum projectmethodiek, waarbij de ontwikkelaars van Netvlies en de inhoudelijk specialist van RvA ten aanzien van planning gedurende een korte periode intensief samenwerkten. Door de kennis van beide disciplines in één projectteam te combineren en de opdrachtgever een werkplek binnen het team te geven, zijn de lijnen kort, verloopt de ontwikkeling flexibeler en voorkom je veel nazorg.

“Multidisciplinair werken volgens de Scrum-methode heeft ons binnen vier weken een goed werkende, gebruiksvriendelijke applicatie opgeleverd! Ik ben verwonderd en verrast!”
Marion Kradolfer – Functioneel beheerder bij Reinier van Arkel groep

Lees ook: Grip op je project met de Scrum methode »

Resultaat: forse structurele besparingen

Voor de ontwikkeling en lancering van de eerste release van de Zorgtrajectplanner hadden we voldoende aan twee sprints van twee weken, waardoor RvA al binnen één maand efficiëntere zorgtrajecten voor haar cliënten kon samenstellen en inplannen. Inmiddels zijn dankzij de nieuwe webapplicatie al honderden loze tussenuren van behandelaars voorkomen en dát levert een forse structurele kostenbesparing op!

Voordelen

De belangrijkste resultaten van de nieuwe Zorgtrajectplanner op een rij:

  • Standaardisatie
    Zorgtrajecten van meerdere zorgprogramma’s en in verschillende formaten (Excel) komen binnen de Zorgtrajectplanner samen en worden integraal conform één standaard verwerkt.

  • Gebruiksvriendelijkheid
    De Zorgtrajectplanner is responsive opgezet in de huisstijl van RvA en werkt dus even fijn op pc als op tablet en smartphone. De interface werkt daarnaast erg prettig op basis van het planningsproces van RvA. Behandelaars hebben bovendien meer controle over hun eigen trajecten en planning.

  • Kostenbesparing
    De Zorgtrajectplanner voorkomt loze tussenuren van behandelaars, waardoor er veel efficiënter wordt gewerkt. Dat levert een forse structurele kostenbesparing op, zodat de Zorgtrajectplanner zichzelf snel terugverdient.

  • Schaalbaar en veilig
    De data staan veilig op de eigen servers van RvA. De technische oplossing is bovendien heel flexibel, waardoor de Zorgtrajectplanner mee kan veranderen met de organisatie en kan worden uitgebreid aan de hand van aanvullende wensen van gebruikers.

Mede-oprichter Netvlies, mede-oprichter Hello Workspace Jeroen Thoolen

Jeroen helpt organisaties de balans te vinden tussen business en IT: ontwikkelen strategie en concept van bedrijfsoplossingen en implementaties ervan, zoals portalen, (social) intranetten, bedrijfssoftware.

Over Jeroen Thoolen

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.