In opdracht van Lamb Weston / Meijer ontwikkelde Netvlies in slechts drie maanden tijd het Lamb Weston Grower Portal: een slimme (aan SAP gekoppelde) webapplicatie die aardappeltelers in vijf landen realtime inzicht geeft in (onder meer) de kwaliteit van de door hen geleverde aardappels en de hieraan gekoppelde prijs. Op basis van deze cruciale informatie kunnen telers hun leveringsstrategie razendsnel optimaliseren om de maximale opbrengst voor hun oogsten te kunnen realiseren.
Over Lamb Weston / Meijer
Lamb Weston behoort wereldwijd tot de top-3 van producenten van diepgevroren aardappelproducten en heeft afnemers in meer dan 100 landen. De Nederlandse dochteronderneming Lamb Weston / Meijer richt zich met name op de EMEA-regio (Europa, Midden-Oosten en Afrika). In vijf fabrieken in Nederland, Groot-Brittannië en Oostenrijk produceert Lamb Weston dagelijks zo’n 12 miljoen porties frietjes voor onder meer fastfoodrestaurants en eetcafés.
Online portaal bood verouderde informatie
Lamb Weston neemt aardappels af van 700 tot 750 telers in Duitsland, Nederland, België, Frankrijk, Oostenrijk en Groot-Brittannië. Omdat de kwaliteit van deze aardappels kan variëren, controleert Lamb Weston elke zending uitvoerig aan de hand van bepaalde kwaliteitsstandaarden. De testresultaten zijn bepalend voor de prijs die de teler voor zijn aardappels ontvangt. Via haar oude online portaal informeerde Lamb Weston telers onder meer over testresultaten en aardappelprijzen. Het 7 jaar oude portaal voldeed echter op tal van punten niet meer aan de eisen. Zo werd de informatie slechts eenmaal per etmaal ’s nachts ververst, waardoor telers alleen konden beschikken over verouderde data waar ze op de dag zelf niet meer op konden acteren. Daarnaast was het portal instabiel en vaak ‘uit de lucht’, werkte het niet op mobiele apparaten en was de interface niet gebruiksvriendelijk. Tot slot was het systeem door de jaren heen zo complex geworden dat – als er iets mis ging – vaak lastig kon worden achterhaald waar het misging. De behoefte aan een nieuw portaal was dan ook groot.
Programma van eisen
Om te zorgen dat het nieuwe portal aan alle wensen zou voldoen, hebben we:
de voor- en nadelen van het oude portaal van Lamb Weston grondig geanalyseerd;
geïnventariseerd welke data het portal bevatte en hoe de koppeling met SAP kon worden gerealiseerd;
bekeken hoe een werkdag van telers eruit ziet, hoe ze het portal gebruikten en over welke data ze willen kunnen beschikken;
de wensen van Lamb Weston zelf geïnventariseerd.
Op basis hiervan werd een programma van eisen voor de eerste release van het nieuwe Lamb Weston Grower Portal opgesteld. Kort samengevat: het nieuwe Grower Portal moest minimaal kunnen wat het oude portal kon, maar daarnaast tal van verbeteringen bevatten, zoals:
meer gebruiksgemak;
een ontwerp in de nieuwe huisstijl van Lamb Weston;
optimale mobiele toegankelijkheid;
actuele data op elk gewenst moment.
Prototype ontwikkeld samen met de doelgroep
Om tot een zo goed mogelijke oplossing te komen hebben wij gebruik gemaakt van een zogeheten Design Sprint. Design Sprint is een methodiek ontwikkeld door Google Ventures om in korte tijd van idee tot testbaar prototype te komen. Samen met de klant, de domeinexperts, geef je vorm aan de doelstelling en oplossing van het project. Dus in plaats van direct aan de slag te gaan met de technische realisatie, denk je eerst samen goed uit hoe het product dat je gaat maken moet werken, en test je dit bij de doelgroep. Het is dé brug tussen strategie en interactie.
Tijdens de Design Sprint hebben wij samen met de klant, waarvan er één zelf ook teler is, de doelstelling bepaald, de doelgroep in kaart gebracht, a.d.h.v. de inzichten schetsen gemaakt van mogelijke oplossingen en uiteindelijk de beste oplossing uitgewerkt tot een prototype. Vervolgens hebben wij het prototype getoetst bij de stakeholders en doelgroep (de eindgebruikers). Het proces gaf ons de mogelijkheid om gemaakte aannames te testen en omzetten naar feiten. Het prototype vormde een gedegen basis en was het uitgangspunt voor de rest van het Scrum-traject.
Een belangrijk voordeel van deze aanpak is dat je samen met de klant zowel de strategie als de interactie (en dus de oplossing) bepaalt. Het geeft het team een duidelijke focus waardoor je gedurende het traject minder op details hoeft bij te sturen.
Nadat telers en andere stakeholders met enthousiasme hadden geregeerd op de presentatie van een eerste ontwerp en een klikdemo, kregen we een ‘GO’ voor het vervolgtraject.
“De mensen van Netvlies zijn erg open en geïnteresseerd. Ze gaan niet meteen bouwen, maar leven zich echt in, verdiepen zich in jouw vraagstuk en denken mee vanuit hun expertise. Hun ontwikkelaars kunnen bovendien heel goed in Jip-en-Janneke-taal uitleggen waarom ze iets op een bepaalde manier willen aanpakken. Dat zorgt voor een goede afstemming en een realistisch verwachtingsmanagement.”
- Matthijs van de Woestijne, Manager Raw Administration & Information Lamb Weston
Samen scrummen voor een snel resultaat
Omdat de presentatie van de eerste versie van het nieuwe Grower Portal was gepland op een belangrijke telersbijeenkomst, stond het project vanaf scratch onder hoge tijdsdruk: we hadden slechts drie maanden voor de realisatie. Door te kiezen voor de Scrum projectmethodiek en twee medewerkers van Lamb Weston een werkplek bij ons op kantoor te geven, konden we echter efficiënt en met de kortst mogelijke communicatielijnen werken. Doordat een van deze Lamb Weston-mensen als parttime teler werkzaam is, hadden we bovendien de nodige kennis van de dagelijkse praktijk in huis. Daarnaast werden tijdens de realisatie drie ‘externe’ telers bij het project betrokken. Door hen continu te voorzien van updates en om feedback te vragen, kregen we waardevolle inzichten die het eindresultaat ten goede kwamen.
“We waren gewend om aan een leverancier onze wensen aan te geven, waarna we heel lang niks hoorden. Vaak bleek dan bij de oplevering dat het resultaat niet meteen naar wens was. Door te scrummen waren we flexibel en konden we bepaalde prioriteiten nog omwisselen tijdens de realisatie. Mede hierdoor is het eindproduct écht top geworden!”
- Matthijs van de Woestijne, Manager Raw Administration & Information Lamb Weston
Het realiseren van de belangrijke SAP-koppeling verliep aanvankelijk iets minder soepel, met name door de hoge interne werkdruk bij Lamb Weston en afstemming op afstand. De oplossing bleek uiteindelijk simpel: een team van Netvlies-specialisten toog naar het hoofdkantoor van Lamb Weston in Kruiningen en schoof daar aan bij een team van Lamb Weston-ontwikkelaars om een oplossing af te stemmen. Ook andersom bleek de ‘werkplek op kantoor’ dus een vruchtbare bodem voor samenwerking!
Realtime informatie is cruciaal voor telers
Via het nieuwe viertalige Grower Portal deelt Lamb Weston met haar telers onder meer realtime informatie over:
kwaliteitsmonsters van het veld;
de tarrering (het bepalen van het nettogewicht) van leveringen;
de waarde van een levering (wat betaalt LW de teler);
betalingen aan de teler.
Telers kunnen hierdoor het gehele leveringsproces– van kwaliteitscontrole tot en met betaling – realtime volgen. Zo hebben ze onder meer direct inzicht in de testresultaten van hun aardappelleveringen en de prijs die de aardappels hebben opgeleverd, waardoor ze slagvaardig kunnen reageren. Hoe? Laten we daarvoor eens kijken naar de praktijk. Op een dag rijden er misschien wel tien vrachtwagens met aardappels vanaf de akkers van een teler naar een Lamb Weston-fabriek. Wordt de lading van vrachtwagen 1 als twijfelachtig bestempeld of zelfs afgekeurd, dan ziet de teler dat vrijwel direct op het Grower Portal. En dát geeft hem de mogelijkheid om zijn laad- en leverstrategie snel aan te passen op basis van kwaliteit en daarmee de volgende leveringen – en dus ook zijn portemonnee – te redden. Dat kan bijvoorbeeld door extra medewerkers aan de lopende band te zetten om de slechtere aardappels eruit te pikken.
Op deze manier zullen vervolgleveringen wél probleemloos door de tarrering komen en dát komt uiteraard de opbrengst van de gehele oogst ten goede.
Positief ontvangen door opdrachtgever én gebruikers
Tijdens de telerbijeenkomst (onze belangrijke deadline) werd de eerste versie van het Grower Portal gepresenteerd aan een groep van ruim honderd telers die enthousiast reageerden op de vele voordelen:
Het portal is gebruiksvriendelijker, stabieler en minder complex en werkt op desktop én mobiel;
Telers kunnen adequaat en realtime inspelen op monsters van leveringen en dat resulteert in een betere prijs;
Lamb Weston versterkt de band met haar leveranciers door hen optimaal te ontzorgen;
Het portal versterkt de langetermijnrelatie met de telers en dat sluit goed aan bij de ‘stakeholder connect’-strategie van Lamb Weston.
Het huidige Grower Portal vormt bovendien een goede basis die in de toekomst flexibel kan worden aangepast en aangevuld en meer interactie met de telers mogelijk maakt.
Doorontwikkelsprint op basis wensen telers
Inmiddels is het Grower Portal een halfjaar intensief gebruikt door de aardappeltelers die leveren aan Lamb Weston. In deze periode heeft Lamb Weston veel telers gesproken over het gebruik van de portal, en met hen de kansen in kaart gebracht die het platform in de toekomst nog beter laten aansluiten bij de wensen van de telers.
Met die wensen als basis, zijn we de eerste weken van mei een nieuwe ontwikkelsprint in gegaan, om optimalisaties door te voeren in het portaal. Deze optimalisaties zorgen voor extra draagvlak bij de telers. Ze weten dat er naar ze geluisterd wordt, en dat het platform blijft doorontwikkelen, op basis van hún wensen.