Zo maak je met Scrum van jouw projecten (wél) een succes

Stel: samen met je collega’s heb je maanden aan een communicatieplan of een adviesrapport gewerkt. Bij oplevering blijkt echter dat het draagvlak voor jullie plan of advies binnen de organisatie minimaal is, dat het door de tijd achterhaald is of dat het inmiddels zo omvangrijk is geworden dat er onvoldoende budget is om het uit te voeren. Wil je zo’n teleurstelling niet nog eens meemaken? Dan moet je misschien eens kritisch nadenken over je projectaanpak. Omdat ik er van overtuigd ben dat sommige aspecten uit de Scrum-projectmethodiek je in de toekomst zeker kunnen helpen, zet ik de basisregel voor Scrummen graag voor je op een rij.

#1 Inventariseer en prioriteer je wensen

Klinkt net zo logisch als het is: beginnen met het belangrijkste projectonderdeel. Toch denken veel mensen vaak alleen aan het (zo compleet mogelijke) eindproduct. Daardoor gaat veel tijd en geld verloren aan onderdelen die ze later nooit gebruiken of oppakken, simpelweg omdat achteraf blijkt dat ze niet belangrijk zijn. Wil je dat voorkomen? Werk dan voortaan op basis van prioriteit.

Bij Scrummen maak je bijvoorbeeld een ‘backlog’: een lijst met wensen binnen het project. Geen idee is daarbij te gek. Het maken van zo’n backlog is overigens meestal niet zo’n probleem. Lastiger wordt het pas om al die wensen uit te voeren. Het is daarom van belang dat de Product Owner (lees: de eindverantwoordelijke van het project of product) aan elke wens een unieke prioriteit toekent. Daarna kun je in volgorde van prioriteit beginnen met het oppakken van de wensen, die we in Scrum-taal overigens ‘user stories’ noemen. Het aanbrengen van prioriteiten heeft twee grote voordelen: achteraf zul je nooit ontdekken dat je een cruciaal onderdeel van je eindproduct bent vergeten én je verkwist geen tijd en geld aan minder belangrijke zaken.

#2 Sprint in deelopleveringen naar de eindstreep

Werk je in één lange ruk toe naar het eindproduct, dan lijkt de deadline vaak nog mijlenver weg. Ook weet je nog niet precies hoe te beginnen. En uitstellen is makkelijk, zeker als het toch pas over een half jaar klaar hoeft te zijn! En dan heb je misschien ook nog wel moeite om gemotiveerd te blijven, want je krijgt pas na een half jaar hard werken feedback op je werk. Hoog tijd dus voor een andere aanpak: Scrum!

Bij Scrum werk je in deelopleveringen – die we ‘sprints’ noemen – toe naar het eindresultaat. Je levert hierbij in sprints – die doorgaans 2 tot 3 weken duren – steeds een deelproduct op als onderdeel van je eindproduct. Elk deelproduct kun je afzonderlijk presenteren aan je directie, je leidinggevende, je collega’s, de eindgebruikers en eventuele andere stakeholders en dat levert de nodige voordelen op (zie ook #4)!

#3 Start de dag met een Daily Scrum

Ga iedere ochtend (1 à 2 keer per week bij parttime projecten) met je teamleden in een kring staan (dus niet zitten!) en beantwoord om beurten de volgende vragen:

  1. Wat heb je sinds de vorige daily gedaan?

  2. Wat ga je tot de volgende daily doen?

  3. Tegen welke knelpunten loop je aan c.q. welke knelpunten voorzie je?

Overleg bij ScrumbordDankzij zo’n dagelijkse update weet elk teamlid exact waarmee iedereen bezig is, waar de knelpunten zitten en wie je moet hebben bij problemen. Zo kun je elkaar helpen en voorkom je dubbel werk. Mag je ook zitten bij de daily? Tja. Het mag wel, maar liever niet. Het is namelijk bewezen dat staand communiceren veel effectiever is omdat staan een veel actievere houding is dan zitten (of hangen). Discussies en gesprekken horen niet thuis in de daily, die bewaar je maar voor daarna. Hierdoor duurt een daily lekker kort: maximaal 15 minuten. Het is misschien even wennen, zo’n staande bespreking. Maar je zult al snel ontdekken dat het enorm efficiënt werkt.

#4 Houd je stakeholders betrokken, dat voorkomt verrassingen

Het werken aan deelproducten biedt – behalve overzicht en motivatie – nóg een belangrijk voordeel: je kunt regelmatig de vorderingen aan de stakeholders presenteren tijdens een ‘demo’. Hoe vaker je dit doet, hoe kleiner het risico dat het eindresultaat niet overeenkomt met hun wensen. Andere voordelen:

  • je kunt op tijd bijsturen indien de stakeholders andere verwachtingen blijken te hebben;

  • je creëert betrokkenheid en draagvlak binnen de organisatie;

  • en je kunt de feedback tijdens de volgende sprints direct verwerken (let op: zet alle aanvullende wensen wél op je backlog en ken er een unieke prioriteit aan toe!).

#5 Doorlopend evalueren maakt je sterker

Je kunt pas iets verbeteren als je weet wat je verkeerd doet. En je loopt het risico je motivatie te verliezen als niemand je vertelt wat je goed doet. Krijg je van een teamlid positieve feedback, dan zul je meer openstaan voor verbeterpunten die hij of zij aangeeft. Doorlopend evalueren (‘retrospectives’ in Scrum-taal) is dus niet alleen leerzaam, maar ook essentieel voor een goede sfeer. Belangrijke voorwaarde: zorg voor structuur!

Houd na elke sprint een retrospective en je weet exact wat je aan elkaar hebt, wat er beter kan én wat er goed gaat en vooral dat laatste is enorm goed voor de motivatie! Tot slot: neem aan het eind van elke sessie de vorige evaluatie er nog eens bij om te zien of de verbeterpunten van de vorige keer opnieuw terugkomen of dat ze inmiddels goed gaan. Veel succes!

Meer weten over Scrum?

Volg ons gratis webinar waarbij we je in 1 uur de basis van deze projectmethodiek uitleggen.

Medewerker foto
Scrum Master & BI Consultant Hugo Leijdekkers

Hugo heeft meerdere rollen, waaronder technisch project management, BI consultant en Scrum Master. Resultaatgericht, loyaal en oplossingsgericht omschrijven hem als persoon. Een van zijn drijfveren is het conceptueel uitdenken tot het realiseren van een project, dit binnen de randvoorwaarden. In zijn vrije tijd reist en sport hij graag en is Hugo altijd in voor een borrel!

Over Hugo Leijdekkers