Hoe we met Iv-Groep door middel van een Design Sprint een complex recruitment vraagstuk oplosten

Een Design Sprint is een agile proces waarmee je in één week complexe vraagstukken oplost. Je wordt gedwongen intensief samen te werken en een oplossing te toetsen bij de doelgroep, voordat je veel tijd en geld aan de uitvoering besteed. Dat is precies waar Iv-Groep behoefte aan had, omdat ze moeite hadden met het vinden van jonge talentvolle ingenieurs. In dit blog laat ik je zien hoe we aan de hand van een Design Sprint het recruitment probleem oplosten.

Iv-Groep is een wereldwijd opererend advies- en ingenieursbureau dat werkt aan complexe projecten over de hele wereld. Van bruggen, olie- en gasplatforms tot onderzeeërs. Een van hun bekendste projecten is de sluisdeuren van het Panamakanaal. Meerdere afdelingen en managers zijn verantwoordelijk voor recruitment. Dit maakt het extra lastig om jong talent aan te trekken, terwijl dit wel heel belangrijk is voor de continuïteit van de organisatie.

Daarom vroeg Iv-Groep ons een online recruitment strategie te ontwikkelen. Zelf hadden ze inmiddels elke mogelijke recruitment strategie en theorie uitgeprobeerd. Tijd dus voor een andere aanpak die resulteert in een oplossing passend bij de doelgroep en waarmee we alle stakeholders aan boord krijgen. We kozen voor een Design Sprint, omdat je hiermee in korte tijd complexe vraagstukken kunt oplossen.

In principe duurt een Design Sprint 5 dagen. Elke dag heeft een ander doel met als einddoel een oplossing voor een complex probleem. De eerste 3 dagen staan in het teken van het begrijpen van het probleem, een doelgroep kiezen en oplossingen bedenken en uitwerken. Tijdens de overige dagen wordt een prototype ontwikkeld en getest. In onderstaande video geef ik meer uitleg over de Design Sprint.

Vanwege tijdgebrek hielden we een Design Sprint van 3 dagen. We verzamelden mensen van HR, marketing, recruitment en evenementen van Iv-Groep. De recruitment strijd vindt online plaats. Daarom voegden we 3 digitale experts met een recruitment, technologie en design achtergrond toe aan het team. Hiermee was het team compleet. Tijd om aan de slag te gaan!Moment uit de design sprintDag 1 – Probleem beter begrijpen en doelgroep kiezen
Dag 1 draaide om het beter begrijpen van het probleem en een focus doelgroep kiezen. Samen met een aantal belangrijke stakeholders hebben we het probleem omschreven en sprint vragen opgesteld. Om meer focus aan te brengen, richtten we ons op het beantwoorden van 3 vragen.

#1 Kunnen we young professionals direct, in plaats van via recruiters, benaderen?
Young professionals vragen vaak een recruiter om hulp bij het in kaart brengen van hun carrièremogelijkheden. Iv-Groep vertrouwde dan ook uitsluitend op recruiters om nieuw talent aan te trekken.

#2 Hoe kunnen we young professionals op het juiste moment bereiken?
Young professionals wisselen niet vaak van baan. Daarom is het belangrijk ze op het juiste moment te bereiken.

#3 Hoe kunnen we young professionals overtuigen dat Iv-Groep een goede werkgever is?
De meeste studenten en young professionals weten niet wie Iv-Groep is en wat voor werkgever het is.ideeen bedenken tijdens de design sprint‘s Middags kwamen 4 young professionals langs om hun kijk op de situatie toe te lichten. Samen maakten we een persona en candidate journey. Dat was heel waardevol, omdat we tot inzichten en ideeën kwamen die we zelf niet zouden hebben bedacht.

De eerste dag was intens en energiek, een echte hersenkraker.

Dag 2 – Oplossingen bedenken
De tweede dag draaide om het bedenken van oplossingen. We begonnen de dag met het op doen van inspiratie door middel van lightning demo’s. Dit zijn korte presentaties waarin iedereen een aantal inspirerende voorbeelden laat zien. Deze inspiratie was precies wat we nodig hadden om weer opgang te komen.

Het was tijd om individueel aan de slag te gaan. Iedereen schetste mogelijke oplossingen. Om duidelijk te krijgen welke richting we op gingen, deelden we meteen daarna onze ideeën met elkaar. Er kwamen allerlei ideeën voorbij, van een online opleidingsprogramma tot een hackathon en een guerrilla-achtige recruitment campagne.schetsen van oplossingenHet zou ons ontzettend veel tijd kosten om alle ideeën een voor een te bespreken. Daarom hebben we, door individueel te stemmen, één idee gekozen waarmee we verder gingen. We kozen de recruitment campagne. Een realistisch en effectief idee waarvan we dachten dat het young professionals zou aanspreken.

Employer brand
Om ook hier focus te houden, stelden we een employer brand op. Hiermee kan Iv-Groep achterhalen of ideeën, nu en in de toekomst, wel aansluiten op de merkbelofte aan medewerkers. Het ‘Brand Thinking Canvas’ hielp ons op snelle wijze de essentie van het werkgeversmerk op te stellen.Brand thinking canvasDe uitkomsten van het Brand Thinking Canvas

Dag 3 – Oplossingen en roadmap uitwerken
De laatste dag gebruikten we om de recruitment campagne verder uit te werken en een overall recruitment roadmap te maken. Ook nu maakten we een schets van onze, nu gedetailleerde, oplossingen. We stemden op de beste onderdelen van in totaal vijf plannen. Hierdoor ontstond een sterk en concreet uitgewerkte campagne.Schets van de ideeenSchetsen van de oplossingen

De afgelopen dagen ontstonden ook ideeën en uitdagingen die niet aansloten op het hoofdonderwerp. We wilden bij het hoofdonderwerp blijven, maar waren bang dat we al deze ideeën zouden vergeten. Daarom noteerden dit in een spreadsheet. Dit was een handige manier om om te gaan met off topic discussies en bij iedereen dezelfde gedachtegang vast te houden. Op de laatste dag kenden we business values toe aan alles wat in de spreadsheet stond.

Inmiddels hadden we dus een oplossing bedacht voor het recruitment probleem van Iv-Groep. Om te voorkomen dat Iv-Groep toch weer vastloopt, hebben we ook aandacht besteed aan aanpassingen in de manier van (samen)werken. Zo hebben we een online samenwerkingstool voorgesteld, zodat het team beter kan communiceren en samenwerken. Daarnaast hebben we een online recruitment toolkit opgesteld. Dit maakt het voor medewerkers makkelijker om zelf actief young professionals te recruiten. Om te zorgen dat Iv-Groep ook hiermee aan de slag gaat, hebben we dit opgenomen in de roadmap.

Presentatie aan de stakeholders
De HR- en marketing manager hebben een presentatie gegeven aan de belangrijkste stakeholders. Tijdens de presentatie werden alle onderdelen en uitkomsten van de Design Sprint nog eens behandeld:

  • uitdaging en sprint vragen;
  • persona van een young professional;
  • candidate journey;
  • employer brand;
  • idee voor recruitment campagne;
  • en de recruitment roadmap.

De presentatie was een groot succes. Alle stakeholders stonden achter het idee en gaven dan ook groen licht om met de roadmap aan de slag te gaan.Collega Peter tijdens de design sprintCollega Peter na een geslaagde Design Sprint

Met een Design Sprint kun je dus meer dan alleen digitale vraagstukken oplossen. Het is breed inzetbaar en geschikt voor elk type organisatievraagstuk.

Iv-Groep over de Design Sprint
Netvlies heeft ons geholpen creatieve oplossingen te bedenken voor verschillende digitale vraagstukken. De design sprint bracht ons vooral nieuwe energie, enthousiasme, een frisse kijk op onze organisatie en een goede marktanalyse. Iets wat ik vooral leuk vind aan werken met Netvlies is dat ze echt luisteren naar wat we willen en niet proberen hun ideeën op te dragen. Iets wat veel bureaus in mijn ogen teveel doen. Netvlies leerde onze cultuur, manieren en methoden kennen en paste hun oplossing daarop aan. En het is ook heel leuk om met deze mensen te werken!
Femke Vlak, Hoofd Marketing en Communicatie bij Iv-Groep
Gratis Design Sprint webinar

Wil je meer weten over Design Sprints? We organiseren regelmatig een gratis webinar, waar we je in 1 uur uitleggen hoe een Design Sprint werkt. In onderstaande video leg ik uit wat je van het webinar kunt verwachten.

Sprint Master & Strateeg Mark Thijssen

Ik help organisaties om complexe digitale vraagstukken snel en effectief op te lossen en nieuwe concepten op levensvatbaarheid te toetsen. Door optimaal gebruik te maken van de gezamenlijke expertise en creativiteit komen we razendsnel tot concrete oplossingen die we het liefst direct testen onder de doelgroep.

Over Mark Thijssen

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.