Grip op je project met de Scrum methode

Mislukte ICT-projecten, wie heeft er nooit van gehoord. Vooral (semi)overheden krijgen er – vanwege de verspilling van publiek geld – vaak van langs in de (vak)media, maar ook in de profitsector gaat er vaak veel mis. 

Vanuit mijn overwegend technische achtergrond verdiep ik me al enkele jaren in de (mis)match bij organisaties tussen hun business en de IT die de business moet ondersteunen. Mijn conclusie: veel mislukkingen vinden hun oorzaak in een verkeerde projectaanpak. Kan het ook anders? Natuurlijk! Lees maar eens hoe we projecten bij Netvlies aanpakken.

Mislukkingen

Als het gaat over mislukte ICT-projecten, richten de pijlen zich doorgaans op drie problemen:

  • overschrijding van budgetten;
  • overschrijding van deadlines; 
  • functionele totaalmislukkingen, voor zover deze te duiden zijn.

Omdat ICT-mislukkingen vaak grote (financiële) gevolgen hebben, wordt de weg naar de rechter niet geschuwd om schuldigen te kunnen aanwijzen en schades te kunnen verhalen. Maar naast de kwantificeerbare gevolgen spelen ook imagoschade en frustraties bij opdrachtgever én opdrachtnemer een belangrijke rol en dát komt de duurzame samenwerking niet ten goede!

Beproefde projectmethodes

Bij Netvlies hechten we erg aan een langdurige samenwerking met onze opdrachtgevers. We zijn er namelijk van overtuigd dat onze meerwaarde als online business partner optimaal tot uiting komt naarmate de samenwerking voortduurt. Elke volgende stap en elke vervolgopdracht in de samenwerking willen we verdienen op basis van eerder behaalde resultaten: opdrachten volbrengen binnen de gestelde budgetkaders en termijnen. Om deze resultaten te waarborgen, hanteren we twee beproefde methodes: de watervalmethode en de agile Scrum-methode. Hieronder licht ik beide methodes – en hun relatie met het bewaken van scope, planning en budget – nader toe.

Lineaire aanpak: de watervalmethode

Bij de traditionele watervalmethode leggen we de gehele scope van de website of de webapplicatie vooraf op functioneel niveau vast. Vervolgens werken we lineair toe naar het einddoel, waarbij we tot de presentatie en de goedkeuring van de vormgeving weinig contact met de opdrachtgever hebben. Dan volgt – na een eventuele correctieronde – tijdens de technische realisatie opnieuw een radiostilte van enkele weken tot maanden. We zien elkaar dan weer bij de presentatie van het eindproduct. En dat is duimen draaien: het resultaat sluit uiteraard aan bij de goedgekeurde functionele en technische ontwerpen uit het definitietraject, maar is er ook een match met de verwachtingen van de opdrachtgever?

Duidelijke functionaliteiten

De watervalmethode is uitstekend geschikt voor websites waarbij vooraf alle functionaliteiten duidelijk zijn, zoals de bedrijfswebsite van een MKB-bedrijf, met standaard tekstpagina’s, nieuwsfunctie en nieuwsarchief, agenda en contactformulier. Kleine extra wensen zijn hierbij vaak binnen een zeker scope- en budgetkader te realiseren met een goed resultaat en een tevreden klant.

Weinig flexibiliteit 

Daarnaast is de watervalmethode ideaal voor organisaties die zich niet teveel met de inhoud willen en/of kunnen bezighouden. Alles ligt immers vooraf vast en kan bovendien met een handtekening worden geborgd. Door tijdens de radiostilte exact te doen wat er is afgesproken, zit je juridisch bovendien erg goed. Vooral (semi)overheden – zeker wanneer ze gebonden zijn aan Europese regels – kunnen hierbij gebaat zijn. Deze watervalmethode biedt echter weinig ruimte aan voortschrijdend inzicht en externe krachten, zoals snel veranderende marktomstandigheden of gewijzigde wetgeving.

Gezamenlijke aanpak: de Scrum-methode

Bij Netvlies pakken we inmiddels ongeveer de helft van alle projecten op een agile (= flexibele) wijze aan. Een van de agile ontwikkelmethodes is de Scrum-methode. Scrum – afkomstig uit het rugby – vergt een nauwe samenwerking tussen de opdrachtgever en de uitvoerende specialisten van Netvlies. Vanuit de softwareontwikkeling is er voor internetbureaus een afgeleide methode ontwikkeld voor multidisciplinair scrummen, waaraan ook Netvlies haar steentje bijdraagt.

Product owner

Bij Scrum ligt de nadruk op intensieve samenwerking. Dit betekent dat een afgevaardigde van de klant (de ‘product owner’) als volwaardig projectteamlid en als spil in het ontwikkeltraject bij Netvlies op kantoor zit. We komen bij Scrum bovendien geen functionaliteiten overeen, maar spreken de tijd af waarbinnen we functionaliteiten conform de wensen en de prioriteiten van de product owner realiseren.

Sprints

In samenwerking met de opdrachtgever delen we de opdracht op in losse (deel)producten, die we vervolgens in tijdvakken van twee tot drie weken (zogenaamde ‘sprints’) realiseren. Dat gebeurt multidisciplinair: de opdrachtgever kijkt letterlijk mee op het scherm van de visueel ontwerper en voorkomt zo dat ontwerpvoorstellen worden uitgewerkt die later in de prullenbak belanden. Intussen zijn de programmeurs bezig met het opzetten van de technische randvoorwaarden van de website of webapplicatie. Tijdverspilling: geen!

De kracht van de Scrum-methode zit met name in de goede match tussen business en IT: de voortdurende afstemming van de domeinkennis van de opdrachtgever met het vakmanschap van onze online experts leidt tot optimaal resultaat binnen de gestelde kaders. Onderstaande figuur geeft de realisatie van een website of webapplicatie weer. De blokken vertegenwoordigen projectonderdelen, horizontaal afgezet tegen de tijd.

scrum waterval deelopleveringen timemanagement

Waarom klanten graag met Netvlies scrummen

Het begroten van grotere webapplicaties is altijd lastig: er is vaak nog weinig zicht op business logica, er kan nog van alles veranderen in de scope en/of er zijn koppelingen te leggen met derden waarvan de technische mogelijkheden nog onduidelijk zijn of zelfs ontbreken. In zo’n geval is de opdrachtgever gebaat bij scrummen, waarbij we voor een vast bedrag een vaste inzet afspreken met een project goal die we samen gaan behalen. De product owner heeft hierbij het laatste woord ten aanzien van de besteding van deze inzet (= tijd).

Neemt de product owner in het nieuwe kantoor van Netvlies een werkplek in gebruik, dan kan de expertise vanuit de opdrachtgever optimaal worden benut. Voordeel: de lijnen zijn ultrakort en er kan snel worden geschakeld met het ontwikkelteam. Zo wordt vroegtijdig ontdekt wanneer een ontwerp niet naar wens is en/of kan snel worden getoetst of de softwarelogica klopt. Daarbij is het prima werken bij Netvlies. De product owner heeft een eigen werkplek met internetverbinding en (indien nodig) een VPN-verbinding met kantoor van de opdrachtgever, luncht en ‘tafelvoetbalt’ gezellig mee, doet mee met de vrijdagmiddagborrel,… En met ons interne opleidingsplan is iedere aspirant product owner in enkele sprints een volleerd product owner.

[webinar_scrum]

Een kwestie van vertrouwen

De meest gestelde vraag van nieuwe product owners is: hoe krijgen jullie het verkocht dat je niets belooft, behalve dat je x-tijd zult besteden aan de wensen van de opdrachtgever? Het antwoord is eenvoudig: dat is een kwestie van vertrouwen. Vertrouw er gewoon op dat Netvlies haar online expertise aanwendt om de genoemde match te maken met de business van de opdrachtgever. Netvlies is er immers minstens zo bij gebaat om een project tot een succes te maken als haar opdrachtgever. Alleen zó verdient Netvlies een langdurig partnerschap met haar opdrachtgevers. Mede hierdoor behalen we zo’n 70% van onze omzet uit bestaande opdrachtgevers. 

Scrum samengevat

  • Match tussen business en IT 
    Domeinkennis en mandaat van opdrachtgever worden versterkt door online expertise van Netvlies.
  • Korte time-to-market
    De eerste sprint levert het eerste werkbare (deel)product op.
  • Continue oplevering van bruikbare software
    Elke sprint wordt bovendien nieuwe werkende software opgeleverd.
  • De opdrachtgever bepaalt de prioritering voor het eindproduct
    Scrummaster faciliteert, bewaakt, leidt op, coacht, helpt prioriteren, maar product owner bepaalt (uiteraard in nauw overleg).
  • Veel ruimte voor voortschrijdend inzicht en veranderingen
    Door opdeling in sprints wordt de scope bewaakt, maar er kan direct worden gereageerd op veranderingen.
  • Afstemming in plaats van aannames
    Geen aannames ‘om door te kunnen met het project’, maar afstemming met de product owner voorkomt verspilling.
  • Tijd zit in het product en niet in papierwerk
    Geen (onnodig) dikke onderzoeksrapporten, functionele en technische ontwerpen met handtekening vooraf, maar een pragmatische aanpak. 

Bij Netvlies werken we met de 5B’s in Netvlies’ Scrum manifest. Voor vragen, over de Scrum-methodiek, neem contact met mij op!

Mede-oprichter Netvlies, mede-oprichter Hello Workspace Jeroen Thoolen

Jeroen helpt organisaties de balans te vinden tussen business en IT: ontwikkelen strategie en concept van bedrijfsoplossingen en implementaties ervan, zoals portalen, (social) intranetten, bedrijfssoftware.

Over Jeroen Thoolen

Bedankt!

We hebben je emailadres ontvangen, we kunnen je nog beter van dienst zijn als we je nog wat beter leren kennen.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.