Webapplicatie levert merkenbureau forse tijdwinst op
- Belangrijk bedrijfsproces geautomatiseerd
- Offerte maken kost nu tot 20x minder tijd
- Proces veel efficiënter en minder foutgevoelig gemaakt
De uitdaging
Realtime tarieven en versnellen van offerteproces
Als je een nieuwe merknaam landelijk, regionaal of wereldwijd wilt registreren, onderzoekt Knijff of de bedachte naam en/of het logo wereldwijd niet voor problemen gaat zorgen. Bijvoorbeeld als je een drankje Kola Coco wilt noemen. Vervolgens registreren zij het merk (het welbekende “trademark”) op de juiste manier. Daarnaast bewaken zij het merk door geautomatiseerd alle nieuw geregistreerde namen en beeldmerken met die van jou te vergelijken. Als er te veel overeenstemming is trekken ze aan de bel. Om wereldwijd kwalitatief hoogwaardige diensten aan te kunnen bieden, werkt Knijff samen met geselecteerde partners.
Jaarlijks worden de tarieven en gegevens van alle partners geüpdatet. Partners ontvingen voorheen per e-mail een link naar een webpagina met een lang, uitgebreid en onoverzichtelijk formulier waarin zij hun gegevens en tarieven moesten invullen. Dit formulier was voor iedereen hetzelfde. Als een partner een bepaalde dienst niet aanbood, moest hij dit veld maar leeglaten. De aangeleverde data werd vervolgens handmatig verwerkt en in een database gezet. Ook het controleren of een partner zijn data wel goed en op tijd aanlevert, gebeurde handmatig. Als dit niet het geval was, moest Knijff deze partner zelf een herinnering sturen.
Dit proces kostte ontzettend veel tijd en was ook nog eens foutgevoelig. Vandaar dat Knijff dit maar één keer per jaar kon doen. Liever zouden ze dit natuurlijk maandelijks, dagelijks of zelfs realtime kunnen wijzigen.
Buiten het feit dat Knijff dit proces makkelijker en sneller wilde maken, wilden ze ook efficiënt partners en diensten kunnen vergelijken. Dit om een goede en complete offerte uit te kunnen brengen. Binnen hun CRM-pakket viel dat niet mee. De gebruikersinterface liet te wensen over en bood te weinig functionaliteiten om dit snel en goed te kunnen doen. Een offerte opstellen voor bijvoorbeeld een registratie, betekende een agent selecteren en handmatig de tarieven en de bijbehorende opslag optellen. En dan had je de kosten voor één land berekend. Een offerte voor meerdere landen – eerder regel dan uitzondering – kostte dan ook ontzettend veel tijd. Een medewerker was soms wel ruim een uur bezig met het opstellen van een offerte.
Partners van over de hele wereld loggen in om hun tarieven te wijzigen. Deze worden dan direct verwerkt in de offertemodule. Hierdoor is het maken van offertes een stuk sneller geworden en de informatie actueler en beter.
Het proces
Werkprocessen in kaart brengen
Om bovenstaand proces efficiënter en beter te stroomlijnen, hebben we samen met Knijff gekeken hoe de werkprocessen eruit zien en wat de behoeftes waren. Hieruit bleek dat de webapplicatie aan de volgende zaken moest voldoen:
- CRM moet leidend blijven;
- makkelijk en snel inzicht krijgen in tarieven, diensten en werkregio’s van partners;
- aparte omgeving waar partners dagelijks hun tarieven kunnen updaten;
- dashboard met aanvragen en filtermogelijkheid (bijvoorbeeld filteren op land);
- geautomatiseerd aanvragen goedkeuren door het verzenden van e-mails;
- koppeling mogelijk met diverse interne systemen (o.a. CRM-pakket, urenregistratie en boekhoudpakket);
- prijscalculator;
- offertegenerator.
Er moet ook rekening worden gehouden met diensten en subdiensten van partners, de regio’s waarin zij hun diensten aanbieden en wet- en regelgeving. Zo kun je bijvoorbeeld een merk op meerdere manieren registreren, tegen verschillende kosten. Met behulp van de webapplicatie kunnen medewerkers van Knijff snel de beste optie kiezen om aan te bieden.
Realisatie en samenwerking op basis van Scrum
Bij Netvlies Scrummen we onze projecten. Dit betekent dat we in korte periodes, waarin we intensief samenwerken met de klant, een werkend (deel)product opleveren. De verschillende diensten, partners, regio’s en wet- en regelgeving maakt de webapplicatie complex. Daarom deelden we de realisatie, op basis van de Scrum-methodiekLeer in één uur de basis van Scrum in ons Scrum webinar, op in verschillende fasen.
Tijdens een Scrum-project is intensieve samenwerking essentieel. Daarom waren de twee partners van Knijff meerdere dagen per week bij ons op kantoor aanwezig. Vooral in het begin was dit erg prettig, omdat wij de domeinkennis van de partners nodig hadden om de webapplicatie goed aan te laten sluiten op de werkprocessen.
De Scrum-methode geeft je een heel goed en duidelijk beeld van waar je staat in het proces. Het dwingt je duidelijk te omschrijven wat je eigenlijk wilt van de applicatie, het zorgt er voor dat het hele team (waar wij ook onderdeel van uitmaken) hetzelfde over alle wensen denkt en het maakt letterlijk visueel wat er moet gebeuren en hoe de dagelijkse voortgang is. Omdat je er zo dicht bij betrokken bent, bouw je ook echt zelf mee aan het eindproduct.
Erwin Hauer, Partner bij Knijff Merkenadviseurs
De wens van Knijff is een zo dynamisch mogelijke webapplicatie. Om de dynamiek tijdens de realisatie te toetsen, stelden we onszelf de vraag: “Hoe zou deze flow werken als Knijff morgen fietsen gaat verkopen?” Zo bouwden we, vanwege het dynamische karakter, de back-end met Sonata AdminBlog: De toegevoegde waarde van Sonata Admin. Knijff kan nu, via een gepersonaliseerd dashboard, op elk gewenst moment nieuwe diensten toevoegen.
Door tijdens de realisatie veel te sparren met de medewerkers van Knijff die dagelijks offertes maken, konden we de mogelijkheden en het gebruiksgemak van de webapplicatie exact aan laten sluiten bij hun wensen.
Het resultaat
Offerteproces nu veel efficiënter en minder foutgevoelig
Voorheen moesten medewerkers van Knijff handmatig data verwerken en handmatig controleren of partners hun tarieven aanleveren. Dit proces is nu geautomatiseerd. Het tarievenformulier is gepersonaliseerd waardoor het een stuk korter is. Invullen kost minder tijd en is minder complex. Tarieven en gegevens kunnen nu realtime worden gewijzigd in plaats van 1 keer per jaar.
Daarnaast worden offertes automatisch gegenereerd op basis van data uit de webapplicatie. Knijff kan nu in vijf minuten in plaats van soms wel een uur een offerte genereren. Dat levert een flinke tijdwinst op: een offerte maken gaat nu tot 20x sneller dan voorheen!
De nieuwe webapplicatie neemt heel veel werk dat nodig was voor het beheren van de tarieven uit handen. Het opvragen van tarieven gaat nu geautomatiseerd. Verder stuurt de applicatie nu automatisch een herinnering uit, waar daarvoor handmatig partners moesten worden gemaild om hen te herinneren aan het invullen van hun tarieven. Ook het goedkeuren van tarieven is nu veel eenvoudiger en sneller te doen. Aan de gebruikerskant zit het voordeel met name in de tijd die het kost om een offerte te maken. Waar het vroeger soms een half uur tot wel meer dan een uur in beslag kon nemen, kun je nu bijna met een druk op de knop een offerte genereren. Allemaal tijdwinst die we goed kunnen gebruiken om onze klanten nóg beter te adviseren over de bescherming van hun merkenportefeuille.
Erwin Hauer, Partner bij Knijff Merkenadviseurs
De nieuwe webapplicatie neemt heel veel werk dat vroeger nodig was uit handen. Waar het maken van een offerte vroeger soms meer dan een uur in beslag kon nemen, kun je nu bijna met een druk op de knop een offerte genereren
